และ ผลสำรวจหลังการระบาดของโรค COVID-19 ยังพบอีกว่า 92% ของผู้นำในองค์กรลงความเห็นตรงกันว่า มีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะเปลี่ยนผ่านธุรกิจสู่ระบบดิจิตอล และเพิ่มกระบวนการ automate เพื่อความยั่งยืนในระยะยาว แต่อย่างไรก็ตามการเปลี่ยนผ่านนั้นก็ไม่ง่าย ไม่ว่าจะเป็นงบประมาณ หรือความซับซ้อนของกระบวนการทำงาน

ผลกระทบขององค์กร จาก ผลสำรวจหลังการระบาดของโรค COVID-19

พบว่า เกิดผลกระทบโดยตรงกับธุรกิจต่างๆ มีเพียง 7% จากองค์กรทั้งหมดเท่านั้นที่พร้อมรับมือกับการทำงานท่ามกลางภาวะโรคระบาดนี้ นอกจากนี้แล้ว

• 80% ขององค์กรทั้งหมด พบปัญหาใหม่ที่เกิดจากการทำงานในช่วงการระบาดนี้
• 60% ขององค์กรทั้งหมด จำเป็นต้องพัฒนากระบวนการใหม่ในการทำงานอย่างเร่งด่วน
• 59% ขององค์กรทั้งหมด พบความท้าทายในการการปฏิบัติการในภาวะที่ต้องให้พนักงานทำงานจากบ้าน

ความเห็นของพนักงานในระดับผู้บริหารและระดับปฏิบัติการต่อการทำงานในช่วงการระบาดของโรค

จากการเก็บตัวออย่างโดยแบ่งพนักงานออกเป็น 2 ระดับ คือ ระดับปฏิบัติการ และหัวหน้างาน ทำให้เห็นมุมมองความต้องการของพนักงานที่มีต่อแผนรับมือในการทำงานช่วงการระบาดของโรคที่มีต่อองค์กร เช่น ระบบ tracking ผู้มาติดต่อและพนักงาน หรือ ระบบความปลอดภัยขององค์กร

การเตรียมองค์กรเข้าสู่กระบวนการ Automation

มากกว่าครึ่งขององค์กร มีความต้องการที่จะเปลี่ยนผ่านกระบวนการทำงานสู่ระบบ Automation ภายใน 12 เดือนข้างหน้า

ผลสำรวจหลังการระบาดของ COVID-19 กับแรงขับเคลื่อนสู่ระบบ Automation แบ่งตามภูมิภาค

• มีเพียง 1 ใน 10 จากองค์กรทั้งหมดอยู่ในช่วงเริ่มต้นที่จะนำระบบ Automation มาใช้ในธุรกิจ
• สหรัฐอเมริกามีความตื่นตัวกับการขับเคลื่อนองค์กรสู่ระบบ Automation มากกว่าภูมิภาคยุโรป
• ในองค์กรใหญ่ๆ (พนักงานมากกว่า 1,000 คนขึ้นไป) ต่างเห็นความจำเป็นในการเพิ่มระบบ Automation เข้าสู่กระบวนการมากกว่าองค์กรขนาดกลาง

เชื่อกันว่า ระบบ Automation เป็นกลไกสำคัญในการเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า

36% ขององค์กรทั้งหมดกำลังเผชิญปัญหาด้านความพึงพอใจจากลูกค้า โดยใน 92% จากทั้งหมดพบว่ามีความต่อเนื่องมาจากกระบวนการทำงานขององค์กร และการขับเคลื่อนธุรกิจไปสู่ดิจิตอลจะช่วยให้ธุรกิจสามารถตอบโจทย์ลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น

ระบบ Automation กับงานด้านกระบวนการทางธุรกิจดูเหมือนจะเป็นเรื่องที่เป็นไปไม่ได้ในอดีต แต่จากการโรคระบาด COVID-19 ทำให้หลายองค์กรทั่วโลกเล็งเห็นถึงความสำคัญของระบบ Automation มากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งมีส่วนช่วยผลักดันองค์กรสู่ความสำเร็จในระยะยาว

รายการผลสำรวจของ The Harris Poll เรื่อง Accelerating Automation: How Businesses are Adapting to a Post COVID-19 World นี้ ช่วยให้เห็นความสำคัญ และมุมมองของธุรกิจที่มีต่อระบบ Automation หลังเกิดโรคระบาด

ต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม และเข้าถึง graphic และบทวิเคราะห์ฉบับสมบูรณ์ กรุณา กรอกแบบฟอร์มด้านล่างเพื่ออ่าน Survey ฉบับสมบูรณ์ได้ฟรีที่นี่

การวิจัยเก็บข้อมูลและวิเคราะห์ข้อมูลนี้จัดทำโดย The Harris Poll ระหว่างวันที่ 22 พค. – 30 พค. 2020 โดยข้อมูลมาจากกลุ่มผู้บริหาร (VP, SVP และ C-Level) จากองค์กรที่มีพนักงานมากกว่า 250 คนและมีบทบาทในการตัดสินใจทิศทางของธุรกิจ

Harris Poll เป็นหนึ่งในองค์กรที่เชี่ยวชาญในการทำ Poll อย่างนาวนานในสหรัฐอเมริกาตั้งแต่ปี 1963 โดยเป็นส่วนหนึ่งในการขับเคลื่อนการแสดงความคิดเห็น และทิศทางของประชาชนที่มีต่อสังคม นอกจากนี้ยังมีส่วนที่บริการให้ข้อมูลเชิงลึกกับบริษัทลูกค้า ที่ชื่อว่า Harris Insights & Analytics เพื่อช่วยในการตัดสินใจทิศทางขององค์กร

บทความที่เกี่ยวข้องกับ COVID-19

• 5 ข้อต้องรู้พาธุรกิจไฟแนนซ์สู้ภัย COVID-19
• เปิดทำการอย่างมีประสิทธิภาพด้วย Back to Work ชุดแอปพลิเคชั่นช่วยคนกลับไปทำงานหลังโควิด ที่ช่วยให้การกลับไปออฟฟิศเป็นเรื่องง่าย

The post ผลสำรวจหลังการระบาดของโรค COVID-19 พบว่า 92% ขององค์กรชั้นนำตัดสินใจนำระบบ Automate มาพัฒนาองค์กร appeared first on K2 Appstore.

อย่างที่เราทราบกันดีในสถานการณ์ปัจจุบันว่า COVID-19 มีผลกระทบต่อวิถีการทำงานเป็นอย่างมาก ไม่ว่าจะเป็น การทำงานที่ไม่ต้องเข้าออฟฟิศ หรือ การเปลี่ยนผ่านงานเอกสารสู่ดิจิตอล ซึ่งแต่เดิมนั้นหลายธุรกิจก็พยายามที่จะปรับเปลี่ยนเข้าสู่ดิจิตอลอย่างค่อยเป็นค่อยไป แต่เมื่อมีการแพร่ระบาดของ COVID-19 และวิกฤตนี้มีทีท่าว่าจะกินเวลานาน ทั้งธุรกิจและคนทำงานจึงจำเป็นต้องปรับตัวเองเข้าสู่วิธี new normal เพื่อรับมือกับเหตุการณ์ไม่คาดฝัน เช่น การ lock down หรือการลด cost แต่ยังคงรักษาประสิทธิภาพการทำงานไว้เช่นเดิม

สิ่งสำคัญที่สุดที่ทุกธุรกิจควรตระหนักหลังจากผ่านสถานการณ์ COVID-19 คือ เราจะสร้างธุรกิจให้ทำงานตามปกติในยามวิกฤตได้อย่างไร

เพราะ COVID-19 อาจจะไม่ใช่วิกฤตสุดท้ายที่จะเกิดขึ้น อาจจะมีปัจจัยอื่นที่จะทำให้เกิดเหตุการณ์ lock down เช่นนี้อีก ดังนั้น การสร้างแผนธุรกิจใหม่เพื่อรองรับวิกฤตได้อย่างรวดเร็วจากปัจจัยที่คาดไม่ถึงจึงจำเป็นที่จะต้องเกิดขึ้น ซึ่งสิ่งที่จะเกิดขึ้นตามมาคือ new normal ทางธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็น ความต้องการใหม่ๆที่เพิ่มขึ้นจากตัวงาน หรือ การอำนวยความสะดวกให้พนักงานทำงานจากที่ไหนก็ได้

เราได้ทำแบบสอบถามหลังวันที่ 20 มีนาคม ซึ่งผู้คนเริ่มทำงานจากบ้านเป็นส่วนใหญ่ พบว่าพนักงาน 2 ใน 3 ขององค์กรมีปัญหาเกี่ยวกับกระบวนการทำงานจากการทำงานอยู่บ้าน

ปัญหาที่ได้รับผลกระทบได้แก่ การเจรจาทางธุรกิจที่ต้องอาศัยการพบปะพูดคุย เช่น Direct sales ได้รับผลกระทบเป็นอย่างมาก การปิดยอดทำได้ล่าช้ากว่าปกติ จึงทำให้เกิดคอขวดของกระบวนการทำงาน และท้ายสุดปัญหาลุกลามไปสู่การเก็บเงินลูกค้า กระทบไปถึง revenue ของบริษัท

ในช่วงสถานการณ์ COVID-19 เราพบว่า มีบริษัท Financial หลายแห่งเข้ามาขอความช่วยเหลือจากเรา พวกเขามีปัญหาเกี่ยวกับกระบวนการทำงาน ซึ่งแต่เดิมนั้นได้มีการพึ่งพางานเอกสารปริมาณมากและอาศัยแรงงานคนในการตรวจทานเอกสารเหล่านั้น และเนื่องจากทุกคนต้องทำงานอยู่บ้าน การเดินทางของเอกสารเป็นไปได้ช้ากว่าปกติ ทำให้ไม่สามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพเหมือนเดิมและมีผลกระทบต่อกำไรของบริษัท แรงขับเคลื่อนทางธุรกิจสู่ระบบ Automation จึงมีความจำเป็นกับความอยู่รอดของบริษัท

เราได้ทำการสำรวจการทำงาน ปริมาณงานที่พึ่งพากระดาษและเอกสาร ก่อนการระบาดของ COVID-19 ดังรูปด้านล่าง พบว่า ก่อนมีการระบาดของโรค กว่า 76% ของคนในองค์กรมีความเกี่ยวข้องกับเอกสารในแต่ละกระบวนการทำงาน

ที่น่าตกใจไปกว่านั้น บางคนมีส่วนร่วมแค่ไม่กี่ operation ในกระบวนการ แต่ก็ถือว่าอยู่ใน 76% นี้ด้วย ดังนั้นเมื่อเกิดวิกฤตที่แต่ละคนไม่ได้อยู่ในสถานที่ทำงาน งานจึงชะงักเป็นระยะ เพราะเกิดคอขวดกับกระบวนการที่ต้องอาศัยคนเหล่านี้ทำงานเกิดขึ้น ซึ่งหากว่าบริษัทต้องมีกระบวนการเป็นร้อยเป็นพันกระบวนการ นั่นก็ถือว่าเป็นปัญหาระดับใหญ่ที่ต้องเร่งแก้ไขในระยะยาว

19% – 40% มีการทำงานโดยพึ่งพากระบวนการทางดิจิตอล เช่น excel หรือ email ที่แยกออกไปต่างหาก ทำให้บางครั้งเกิดความไม่โปร่งใส และมองภาพรวมได้ยาก

นอกจากนั้นจากการสำรวจพบว่าหลังการระบาดของ COVID-19 ธุรกิจต่างต้องการที่จะให้ความสำคัญกับการลดต้นทุนมากขึ้น โดยเพิ่มขึ้นจากเดิม 6% ไปเป็น 13%

ลูกค้าของบริษัท Forrester ส่วนใหญ่นั้น 50% จากทั้งหมดต้องการให้เราช่วยพัฒนากระบวนการทำงาน และอีก 50% ต้องการความช่วยเหลือเพื่อผลักธุรกิจไปสู่ new normal

แต่ถึงอย่างไรก็ตาม เราก็ไม่ควรมองว่าการลดต้นทุนสำคัญที่สุด แต่ควรคิดว่า การพัฒนาระบบ automation เป็นกระบวนการพัฒนาการทำงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพมากขึ้น เป็นการลงทุนเพื่อพัฒนา new normal ที่ยั่งยืนของธุรกิจ ดังนั้นระยะแรกในการเปลี่ยนระบบเป็น automation อาจจะมีต้นทุนอยู่บ้าง แต่ในระยะยาวย่อมมีส่วนลดต้นทุน และเพิ่มความพึงพอใจกับลูกค้ามากขึ้นอย่างแน่นอน

การทำระบบ automation สิ่งที่ยากที่สุดคือการ set up กระบวนการ เราจะต้องคำนึงถึงเทคโนโลยีที่จะสามารถมาช่วยทำเรื่องนี้ให้เป็นเรื่องที่ง่าย ไม่ยุ่งยาก และไม่ใช้ระยะเวลายาวเกินไปในการสร้างระบบ ซึ่ง K2 สามารถช่วยธุรกิจได้ โดยพนักงานอาจจะต้องเรียนรู้ tool และสร้างความเข้าใจกับ platform ก่อนจะเริ่มทำงาน

คำถาม : แล้วเราจะเริ่ม re-engineer กระบวนการทำงานได้อย่างไร

ตอบ : วิธีการที่ไวที่สุดในการสร้าง tool คือ นำผู้เกี่ยวข้องทั้งหมดในกระบวนการมาสร้าง process ใหม่ร่วมกันผ่าน tool ที่ไม่ต้องพึ่งพาการโค้ดมาก และสามารถสร้าง prototype ได้อย่างรวดเร็ว โดย K2 นั้นสามารถเอื้อต่อการทำงานเช่นนี้ได้ รวมทั้งยังเป็นเครื่องมือที่สามารถให้ผู้ใช้สามารถ config workflow และ requirement ได้อย่างง่ายๆ โดยไม่ต้องพึ่งพาฝ่าย IT

การพิจารณาเลือก tool สำหรับพัฒนาระบบ automate ที่มีความพร้อมในแง่ของความยืดหยุ่นและปรับเปลี่ยนโดยไม่ใช้เวลานานก็เป็นเรื่องที่ต้องคำนึงถึง ในการทำงานแบบ Agile เราทราบดีว่ากระบวนการทำงานที่ดีต้องมีการ re-engineering ปรับปรุง เปลี่ยนแปลง อย่างสม่ำเสมอ ดังนั้นหาก tool ที่เลือก ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงหรือตอบโจทย์ได้อย่างรวดเร็ว tool นั้นอาจจะกลายเป็นอุปสรรคต่ออนาคตของธุรกิจก็เป็นได้

ลองใช้โอกาสจากสถานการณ์การระบาดของ COVID-19 เป็น แรงขับเคลื่อนทางธุรกิจสู่ระบบ Automation โดยพิจารณาว่า กระบวนการทำงานในปัจจุบันนั้นเอื้อต่อวิถี new normal หรือไม่ การทำงานจากบ้านที่ผ่านมามีอุปสรรคที่ทำให้งานไม่ราบรื่น หรือกระบวนการทำงานเกิดคอขวดจากงานเอกสารหรืองานที่พึ่งพาแรงงานคนในการตรวจสอบมากเกินไปหรือไม่ ถ้าคำตอบส่วนมากคือ ใช่ นี่เป็นเวลาอันดีที่เราจะปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานบางอย่างของธุรกิจให้เป็น automate เพราะเราไม่อาจรู้ว่าวิกฤตครั้งหน้าคืออะไร แล้วจะเกิดขึ้นเมื่อไร การเตรียมความพร้อมให้กับธุรกิจจึงเป็นเรื่องที่สำคัญหากต้องการความอยู่รอดในสมัยนี้

ระบบ Automate ของ K2 ที่ใครๆก็ทำได้

จุดเด่นของ application K2 คือ interface ที่ใช้สร้าง application แบบ drag-and-drop ทำให้ผู้ใช้ใช้งานง่าย และสร้าง application ได้ไวกว่าการสร้าง application แบบดั้งเดิมถึง 78% นอกจากนี้ K2 ยังมี fearture ที่พัฒนาอยู่เรื่อยๆ ไม่ว่าจะเป็นการ integrate ข้อมูลกับระบบต่างๆ เพื่อให้ application สามารถเป็นศูนย์กลางข้อมูลและการแสดงผล หรือจะเป็นการสร้าง template ที่ใช้บ่อยๆ แล้วสามารถนำไปเรียกใช้ได้กับกระบวนการอื่น ทำให้ user ไม่ต้องเสียเวลาเริ่มต้นใหม่ทุกครั้งเมื่อมีการเปลี่ยนหรือเพิ่มกระบวนการทำงาน ทำให้ประหยัดเวลา ลดค่าใช้จ่าย และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

K2 มี Visual workflow engine เป็นตัวช่วยในการเชื่อมต่อ flow การทำงานระหว่าง ผู้ใช้ ฟอร์ม และ เส้นทางการทำงานต่างๆ สามารถทำการเพิ่ม ดัดแปลง หรือสร้างเงื่อนไขต่างๆได้อย่างสะดวก โดยไม่ต้องเขียนโค้ดให้ยุ่งยาก ทำให้ flow การทำงานของกระบวนการต่างๆในธุรกิจไหลลื่นไปได้ด้วยดี สามารถปรับแต่งให้เหมาะกับธุรกิจได้หลากหลาย แม้กระทั่งองค์กรที่มีกระบวนการที่ไม่เหมือนใครก็สามารถปรับแต่งให้เข้ากับธุรกิจนั้นได้

นอกจากนี้ยังมี K2 SmartObjects เครื่องมือในการช่วย integrate framework ต่างๆ เพื่อต่อข้อมูลเข้าสู่ระบบ ดังรูปด้านบน ซึ่งการต่อกับระบบ thrid-party เหล่านี้ ทำให้ application ของคุณสามารถอ้างอิงข้อมูล และเชื่อมโยงกันได้อย่าง real time โดยเริ่มต้นการเชื่อมต่อเพียงไม่กี่คลิก และทำเพียงครั้งเดียว จากนั้น user ก็ไม่ต้องทำการ config ค่าให้ปวดหัวอีกเลย

ผู้สร้าง application ไม่จำเป็นต้องเรียนรู้เรื่องโค้ด โดยสามารถ design user interface ได้อย่างง่ายดาย รวมถึง application มีการแสดงผลรายงานที่ง่ายต่อการทำความเข้าใจ

หากไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นวางระบบอย่างไร สิ่งที่สำคัญที่ธุรกิจควรจะเริ่มต้น คือ ควร list ปัญหาและอุปสรรคทั้งหมดของกระบวนการที่องค์กรได้ประสบอยู่ เรียงลำดับความสำคัญว่าปัญหาไหนควรได้รับการแก้ไขมากที่สุด และปัญหาไหนมีความซับซ้อน จากนั้นทำการให้คะแนนแต่ละหัวข้อ เพื่อที่จะเลือกว่าควรเริ่มต้นจากจุดไหน

ตัวอย่างด้านล่าง เป็นบริษัทที่ได้รับผลกระทบจาก COVID-19 โดยใช้เวลาเพียง 7 วันหลังจากทราบความต้องการที่แน่นอนวันที่ 1 เมษา จากนั้นสร้าง prototype application สร้าง demo จากนั้น testing และเก็บ feedback แก้บั๊ก และใช้งานจริงภายในวันที่ 7 เมษา

ซึ่งทีมงาน K2 พร้อมที่จะให้คำปรึกษาหรือแนะนำตัวอย่าง application ของทาง vendor ที่เหมาะกับองค์กรของท่าน ซึ่ง K2 มี application ที่ช่วยในเรื่องของการทำงานแบบ work remote และ การจัดการ task อย่างมีประสิทธิภาพต่างๆมากมาย

อย่าลืมสิ่งสำคัญว่า การที่ธุรกิจจะประสบความสำเร็จนั้น ไม่ได้ขึ้นอยู่กับ developer หรือโปรแกรมเมอร์ที่เขียนระบบขึ้นมา แต่ขึ้นอยู่กับความเป็นทีมเวิร์คของคนในทีม ทุกคนมีบทบาทที่จะช่วยพัฒนาและขับเคลื่อนธุรกิจขององค์กรให้ไปข้างหน้า ดังนั้นการรับฟังไอเดีย หรือปัญหา รวมทั้งวิธีการแก้ไขปัญหาจากบุคคลหน้างานเหล่านี้ล้วนเป็นเรื่องที่สำคัญ ระบบจึงควรพัฒนาจากความเห็นของบุคลากรเพื่อระบบ automate ที่สร้างจึงจะประสบความสำเร็จอย่างแท้จริง

ท้ายนี้ขอทิ้งท้ายด้วยคำพูดของ Bill Gates ผู้ก่อตั้ง Microsoft ที่กล่าวถึงระบบ Automate ว่า จงอย่าลืมให้ความสำคัญกับกระบวนการมากกว่าเทคโนโลยี เพราะถึงธุรกิจจะมีเทคโนโลยีที่ดี แต่กระบวนการทำงานยุ่งยากและขาดประสิทธิภาพ เทคโนโลยีก็ไม่สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพได้

หากคุณพร้อมที่จะปรับเปลี่ยนกระบวนการ หรืออยากรับคำปรึกษา กรุณากรอกแบบฟอร์มด้านล่าง ทีมงานจะติดต่อกลับให้เร็วที่สุด

The post COVID-19 กับ แรงขับเคลื่อนทางธุรกิจสู่ระบบ Automation appeared first on K2 Appstore.

นั่นจึงเป็นที่มาของ แอปพลิเคชั่นช่วยคนกลับไปทำงานหลังโควิด เซ็ตแอปพลิเคชั่น Back to Work ซึ่งประกอบไปด้วย 4 แอปพลิเคชั่นที่จะมาช่วยคุณจัดระบบการกลับเข้ามาทำงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยจะขอแนะนำ 2 แอปพลิเคชั่นในส่วน Containment ซึ่งถูกหยิบยกมาใช้งานในช่วงที่ผ่านมากันเป็นจำนวนมาก และอาจมีแนวโน้มนำกลับมาใช้อีก หากเกิดการระบาดในระลอกที่สองขึ้น

แอปพลิเคชั่นช่วยคนกลับไปทำงานหลังโควิด จาก K2

1. COVID-19 Enquiry

แอปพลิเคชั่นแบบสอบถามความพร้อมในการทำงาน รวมถึงสุขภาพของพนักงานในองค์กร โดยตัวแอปฯ จะส่งรายงานสถานะกลับมาที่ HR เพื่อนำไปประกอบการพิจารณาความพร้อมของบริษัทต่อไป

ในหน้า Dashboard ด้านบน จะประกอบไปด้วยข้อมูลเบื้องต้นมากมาย ไม่ว่าจะเป็น จำนวนแบบสอบถาม, สถานะของแบบสอบถาม รวมถึง Worklist ที่เจ้าของ Account ต้องทำ ในกรณีที่เป็นแผนก HR เพื่อสานต่อให้จบ Workflow โดยเราสามารถติดตามสถานะของแบบสอบถามที่เราได้ทำไปในทันที จากตาราง Status ด้านล่าง ทำให้ผู้ใช้รู้ได้ทันทีว่าตัวเองอยู่ในขั้นตอนไหน และจำเป็นต้องทำอะไรเพิ่มเติมบ้าง

โดยในแต่ละขั้นตอนจะมีการส่งอีเมลอัตโนมัติออกมาเพื่อแจ้งสถานะให้กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องได้ทราบ เพื่อที่จะได้จัดการในขั้นตอนของตนให้เสร็จสิ้น และออกมาเป็นผลลัพธ์ในตอนสุดท้าย ว่าพนักงานของเราพร้อมที่จะกลับเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศแล้วหรือยัง

Resource Management

ระบบบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลในองค์กร ที่จะช่วยให้เราสามารถจับคู่คนกับแผนกและฝ่ายงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดย Flow ของแอปฯ นี้จะแบ่งออกเป็นสามอย่าง นั่นก็คือ Request, Review และ Deployment

• Request
  ตัวแอปพลิเคชั่น Resource Management จะมาพร้อมกับ แบบฟอร์มการร้องของทรัพยากรบุคคล ซึ่งจะมีช่องรายละเอียดและความต้องการมากมายให้เจาะจง ซึ่งหลังจากมีการส่งฟอร์มเรียบร้อยแล้ว ตัวระบบจะทำการส่งอีเมลไปยังแผนกที่เกี่ยวข้องเพื่อดำเนินการในขั้นตอนถัดไป
  
• Review
  จบจากขั้นตอนการร้องขอแล้ว ก็จะเป็นในส่วนของการตรวจสอบคำร้องที่ได้ส่งมา ซึ่งถ้าโดยทั่วไปก็จะเป็นหน้าที่ของแผนก HR ที่จะต้องจัดหาบุคลากรที่เหมาะสมให้เข้ากับหน่วยงาน โดยในหน้า Dashboard จะมีระบบให้ทีมงานสามารถเข้าไปค้นหาบุคลากรที่เหมาะสม ซึ่งตัวแอปพลิเคชั่นจะคัดเอาตัวเลือกที่ตรงกับความต้องการมาให้โดยอัตโนมัติ โดยอ้างอิงจากข้อมูลที่ได้ทำการร้องขอเข้ามา

• Deployment
  ท้ายสุดหลังจากที่ได้มีการตรวจสอบ และจัดหาบุคลากรที่เหมาะสมได้ ก็จะต้องมีขั้นตอนของการ Deployment เกิดขึ้น โดยสามารถดำเนินการผ่านทาง K2 ได้โดยทันที ซึ่งหลังจากดำเนินการเรียบร้อยระบบจะทำการจัดส่งอีเมลไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด รวมถึงทำรายงานผลออกมาแสดงทางหน้า Dashboard นอกจากนี้ยังรองรับการ Export ข้อมูลออกมาเป็นไฟล์ Excel กรณีที่ต้องการนำไปประยุกต์ใช้อย่างอื่นอีกด้วย

ทั้งสองแอปฯ ด้านบนคือแอปพลิเคชั่นจากเซ็ต Containment ซึ่งเป็นที่นิยมในช่วงการกักตัวที่ผ่านมา อันดับถัดไปเราจะมาดูในส่วนของเซ็ตแอปพลิเคชั่น Back to Work ซึ่งน่าจะเป็นสิ่งที่กำลังเกิดขึ้นในสถานการณ์ปัจจุบัน

2. Government Guidelines

แอปพลิเคชั่นสำหรับสร้าง Guidelines ของบริษัท เพื่อให้สอดคล้องกับแนวทางการป้องกันโรคระบาดจากทางรัฐบาล โดยระบบจะช่วยจัดเก็บข้อมูลของระเบียบที่ทางบริษัทจะต้องออก และสร้าง Task ขึ้นมาให้กับพนักงานในองค์กร ซึ่งจะมีช่องให้เราสามารถกรอกลิงก์ที่อ้างอิงถึงระเบียบที่ทางรัฐบาลของแต่ละประเทศได้ประกาศออกมา ซึ่งตรงจุดนี้เราสามารถกำหนดวัน, เวลา และชื่อพนักงานผู้รับผิดชอบแต่ละ Task ขึ้นมาได้ และเมื่อ Task ได้ถูกสร้างขึ้นมาแล้ว ตัวระบบ K2 ก็จะส่งอีเมลเข้าไปหาบุคลากรที่เกี่ยวเพื่อแจ้งเตือนให้รับทราบ

หลังจากได้ทำการสร้าง Guidelines เรียบร้อยแล้ว เราสามารถติดตามสถานะได้จากที่หน้า Dashboard ของแอปพลิเคชั่น โดยจะมีสถานะของ Guidelines ทั้งหมด รวมถึงชื่อผู้รับผิดชอบแสดงออกมาให้เห็น และในบางกรณีที่เราต้องการสร้าง Guidelines อีกอันขึ้นมาที่มีลักษณะคล้ายคลึงกับอันที่มีอยู่ก่อนหน้า ตัวแอปพลิเคชั่นก็มีฟีเจอร์ในการคัดลอก Guidelines เพื่อที่จะได้ไม่ต้องเสียเวลากรอกข้อมูลใหม่ตั้งแต่ต้น

Staff Health Inquiry

Staff Health Inquiry เป็นแอปพลิเคชั่นที่ใช้ในการรวบรวมข้อมูลสุขภาพของพนักงานในองค์กร ผ่านทางแบบสอบถามที่เราสามารถเลือกได้ ว่าจะส่งหาทุกคนในบริษัท, ส่งแบบเจาะจงเป็นแผนก หรือว่าจะส่งหาพนักงานเป็นรายไป โดยระบบจะทำการส่งอีเมลแจ้งเตือนไปยังพนักงานคนนั้น เพื่อให้ตอบกลับแบบสอบถาม ซึ่งข้อดีของการเก็บข้อมูลการตอบแบบสอบถามไว้กับ K2 คือระบบจะช่วยจัดเรียงข้อมูลออกมาเป็นแผนภูมิสวยงามเป็นหมวดหมู่ ทำให้เราสามารถวิเคราะห์ความเสี่ยงด้านสุขภาพพนักงานได้ง่ายดายยิ่งขึ้น

Staff and Visitor Access

แอปพลิเคชั่นสำหรับติดตามการเข้า-ออก ออฟฟิศของพนักงานและผู้มาติดต่อ โดยหากว่าพนักงานคนไหนมีชื่อต้องเข้าออฟฟิศอยู่ใน Shift ที่สร้างไว้ในแอปพลิเคชั่นนี้ ชื่อของพนักงานคนนั้นก็จะขึ้นมาโชว์ในหน้า Check-in ทันที เพื่อที่จะได้ไม่ต้องมายืนค้นหาชื่อตัวเองในระบบอีก นอกจากนี้สำหรับองค์กรใหญ่ที่มีออฟฟิศอยู่ในต่างที่ เราสามารถสร้างสถานที่เหล่านั้นไว้ในแอป Staff and Visitor Access นี้ได้ แล้วระบบจะทำการสร้างลิงก์ขึ้นมาสำหรับสถานที่นั้นให้ทันที ซึ่งเราสามารถนำไปใช้ในแต่ละสถานที่ได้ โดยข้อมูลทั้งหมดจะยังถูกส่งเข้าที่ระบบกลางอยู่ เพื่อให้ง่ายต่อการจัดการและติดตามในภายหลัง

Task Management

เราได้อธิบายถึงระบบ Task ไปแล้วในแอปพลิเคชั่น Government Guidelines ด้านบน ซึ่งมีส่วนนั้นก็คือหน้าที่หลักของแอปพลิเคชั่น Task Management ตัวนี้ ที่จะช่วยให้เราสามารถจัดสรรงานให้กับบุคลากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยพนักงานแต่ละคนจะมีหน้า Dashboard ของแอปพลิเคชั่นนี้ไว้สำหรับเช็คว่าแต่ละวันตัวเองมี Task อะไรต้องทำบ้าง และมีเวลาในการทำงานนั้น ๆ นานเท่าไร

หลังจากที่ Task ได้ถูกส่งออกไปยังปลายทางแล้ว เราสามารถติดตามสถานะได้ภายในแอปพลิเคชั่น รวมถึงสามารถกรอกคอมเม้นต์หรือรายละเอียดเพิ่มเติมได้ตามต้องการ เพื่อให้แน่ใจว่างานที่ส่งออกไปจะไม่ถูกละเลยหรือตกหล่น

และทั้งหมดด้านบนก็คือแอปพลิเคชั่นที่ถูกสร้างขึ้นภายใต้ K2 Process Automation Platform ที่เป็นแอปพลิเคชั่นแพล็ตฟอร์มแบบ low-code ทำให้หากองค์กรต้องการแอปพลิคชั่นที่ทำงานเฉพาะเจาะจงในรูปแบบอื่น ก็สามารถกดสร้างขึ้นมาได้ด้วยตนเองเลย แบบที่ไม่จำเป็นต้องจ้าง Developer มาเขียนโค้ดให้ใหม่

โดยจุดแข็งหลักของ K2 ก็ได้แก่

1. Process and Task – สร้างและออกแบบแอปพลิเคชั่นในด้านขั้นตอนการทำงานโดยไม่ต้องเขียนโค้ด
2. Forms – สารพัดรูปแบบฟอร์มมากมาย ให้เลือกปรับใช้งานตามความเหมาะสม
3. Integration – เชื่อมข้อมูลเข้ากับระบบเดิมแบบไร้รอยต่อ ขจัดปัญหาการเรียนรู้ใหม่
4. Analytics – หน้าแสดงผลข้อมูลแบบดิจิตอลที่เอื้อต่อการวิเคราะห์
5. Case – ระบบจัดการ Case ที่ปฏิสัมพันธ์โดยตรงกับคนในองค์กร

ทั้งหมดนี้ก็ถือว่าครอบคลุมเพียงพอต่อการบริหารงานด้านข้อมูลภายในองค์กร ที่มักจะซับซ้อนยุ่งเหยิง ให้ดูง่ายและสามารถนำไปวิเคราะห์ต่อยอดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

The post เปิดทำการอย่างมีประสิทธิภาพด้วย Back to Work ชุดแอปพลิเคชั่นช่วยคนกลับไปทำงานหลังโควิด ที่ช่วยให้การกลับไปออฟฟิศเป็นเรื่องง่าย appeared first on K2 Appstore.

ทว่าการจะออกนโยบายแบบนั้น คุณต้องมั่นใจในระดับหนึ่ง ว่าระบบงานและทีมของคุณพร้อมแล้วสำหรับการทำงานที่บ้าน

ตัวอย่างบริษัทชั้นนำที่มีนโยบายให้พนักงานทำงานที่บ้าน

บริษัท โทเทิ่ล แอ็คเซส คอมมูนิเคชั่น จำกัด (มหาชน) (DTAC) – พนักงานทุกสายงานแบ่งทีมเป็น 2 กลุ่มเพื่อสลับกันทำงานจากบ้าน เริ่มตั้งแต่วันที่ 18 มี.ค. 63 โดยขึ้นไฟล์งานบนระบบคลาวด์รูปแบบ SharePoint หรือ Microsoft Teams เพื่อให้เข้าถึงได้ทุกที่ สำหรับเครือข่ายข้อมูลขององค์กรมีการเข้ารหัส VPN เพื่อให้เข้าถึงข้อมูลจากภายนอกบริษัทได้อย่างปลอดภัย

บริษัทหลักทรัพย์จัดการกองทุน จิตตะ เวลธ์ จำกัด (Jitta) – การจัดการในบริษัทเพื่อให้ทำงานได้ราบรื่น จะจัดตารางกำหนดเวลาประชุมที่ชัดเจน จัดเป้าหมายการทำงานในแต่ละวัน และพนักงานต้องติดต่อได้เสมอหรือมีบุคคลสำรองให้ติดต่อแทน ทั้งนี้ Jitta แนะนำว่าสำหรับบริษัทที่ไม่พร้อมลงระบบใหม่ การใช้แอปพลิเคชันทั่วไป เช่น Line, Facebook สามารถแก้ปัญหาเฉพาะหน้าในการทำงานก่อนได้

บริษัท แอสเสท เวิรด์ คอร์ป จำกัด (มหาชน) – ให้พนักงานทำงานจากบ้านตั้งแต่วันที่ 10 มี.ค. 63 เป็นเวลา 1 สัปดาห์ และจะขยายเวลาทำงานจากบ้านต่อเนื่องหากสถานการณ์ไม่ดีขึ้น พร้อมให้พนักงานงดจัดประชุมสัมมนา และงดเดินทางต่างประเทศ

วันนี้ทางทีมงาน K2 จึงมีคำแนะนำดี ๆ มาช่วยคุณสำรวจบริษัทตัวเอง ว่าพร้อมรับการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวหรือยัง และควรปรับตัวอย่างไร เพื่อไม่ให้ธุรกิจของคุณต้องหยุดชะงักลงกลางคัน

ทำงานที่บ้าน ทบทวนกันอีกสักครั้งก่อนเริ่มให้พนักงานทำงาน

1. พนักงานเข้าใจหน้าที่ความรับผิดชอบของตัวเองดีแล้วหรือยัง?

ทำงานที่บ้าน ไม่ใช่การลาพักร้อน เพราะฉะนั้นทุกคนต้องพร้อมสแตนด์บายรับการติดต่อในเวลางานอยู่เสมอ ไม่ว่าจะเป็นทางโทรศัพท์หรือ Video Conference และเข้างานทำหน้าที่ของตัวเองเสมือนยังนั่งอยู่ที่ออฟฟิศ ซึ่งจุดนี้ไม่ใช่แค่เพียงหัวหน้างานต้องทำความเข้าใจกับทีมงานเท่านั้น แต่ตัวพนักงานเองต้องทำความเข้าใจกับบุคคลที่บ้านเช่นบุพการี หรือญาติ ๆ ด้วย ว่าการที่พวกเขากลับมานั่งอยู่บ้านไม่ได้หมายความว่าจะมีเวลาว่างไปทำอย่างอื่นเหมือนวันลาพักร้อนแต่อย่างใด ทุกคนยังคงมีหน้าที่และบทบาทของฟันเฟืองในการขับเคลื่อนบริษัทไปข้างหน้าอยู่เหมือนเดิม

2. พนักงานทุกคนมีอุปกรณ์พร้อมสำหรับการทำงานที่บ้านหรือเปล่า?

อย่าคาดหวังว่าการทำงานที่บ้านของทุกคนในบริษัทจะมีอุปกรณ์พร้อมสรรพสำหรับการ Work From Home อยู่ตลอด บริษัทต้องมีหน้าที่สนับสนุนให้เกิดความพร้อมดังกล่าวขึ้น ฉะนั้นพนักงานทุกคนควรมีสิทธิ์ที่จะสามารถยืมทรัพย์สินบริษัทกลับไปใช้งานที่บ้านได้ชั่วคราว โดยอาจจะต้องมีการทำเรื่องเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อยืนยันว่าสิ่งของเหล่านั้นจะกลับมาในสภาพเดิมหลังสถานการณ์การระบาดกลับเข้าสู่ภาวะปกติ

อย่างไรก็ตามสำหรับในบางหน้าที่ หรืออุปกรณ์บางอย่างที่ไม่สามารถนำกลับบ้านได้ ทางบริษัทอาจจะต้องพิจารณาจัดทำนโยบายในการสลับกันเข้ามาทำงานตามความเหมาะสม และไปสนับสนุนพนักงานกลุ่มนั้นในส่วนของอุปกรณ์ป้องกันระหว่างเดินทางแทน

3. บริษัทของคุณปลดล็อคเข้าสู่ยุค Paperless ได้หรือไม่?

หนึ่งในเรื่องน่าเบื่อของชาวออฟฟิศคือการต้องส่งเอกสารกระดาษประกอบการขออนุมัติในหัวข้อต่าง ๆ ซึ่งนี่ถือเป็นอุปสรรคชิ้นใหญ่ที่ขวางไม่ให้ทุกคนสามารถทำงานจากนอกออฟฟิศ มิหนำซ้ำในยุคที่โทรศัพท์มือถือของคนส่วนใหญ่มีกล้องมากกว่าเลนส์เดียว การต้องเดินไปปริ๊นท์ใบคำขอออกมาเซ็นดูจะเป็นเรื่องที่ขัดต่อกระแสโลกอย่างบอกไม่ถูก ดังนั้นนี่จึงเป็นโอกาสดีที่คุณจะปลดล็อคบริษัทของคุณเข้าสู่ยุคไร้กระดาษ และทำทุกอย่างผ่านระบบดิจิตอล

อย่างไรก็ตามหลายคนอาจจะมีความกังวลเกิดขึ้น ในกรณีที่ต้องนำข้อมูลสำคัญของบริษัทแนบใส่ในอีเมลจากผู้ให้บริการภายนอกซึ่งเป็นระบบเปิด และเสี่ยงต่อการถูกดักโจรกรรมได้หากไม่ระวังให้ดี จะดีกว่าหรือไม่หากทุกอย่างสามารถทำผ่านเว็บแอปพลิเคชั่นของบริษัทเอง?

K2 App Wizard ตอบโจทย์การ ทำงานที่บ้าน ได้อย่างไร?

K2 App Wizard ช่วยคุณสร้างระบบตอบรับคำขอออนไลน์

K2 ซอฟต์แวร์สร้างระบบ Automation ที่ช่วยลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นในบริษัทออก พร้อมเพิ่มประสิทธิภาพให้ระบบงานภายใน ขอนำเสนอฟีเจอร์ App Wizard ที่ช่วยให้คุณสามารถออกแบบขั้นตอนการตอบคำขอได้อย่างง่ายดาย, ยืดหยุ่น ปลดล็อคทุกงานเอกสารภายในให้ทำได้จากภายนอก ภายในไม่กี่อึดใจผ่านการสร้างด้วย Wizard

App Wizard เป็น feature ที่สามารถให้ผู้ใช้งานที่ไม่ได้เป็นนักพัฒนา ไม่ต้องทราบภาษาโปรแกรมมิ่ง ก็สามารถสร้าง application ง่าย ๆ แปลงจากแบบฟอร์มกระดาษ ขึ้นมาใช้งานผ่านทั้ง web และ mobile ได้ รองรับทั้งการสร้าง งานที่ต้องการอนุมัติ, แบบสอบถาม และ แบบฟอร์มข้อมูลทั่วไปได้

นอกจาก paperless จะส่วนส่งเสริมการทำงานที่บ้านแล้ว ข้อดีอื่นๆในการแปลงเอกสารทางธุรกิจเป็น paperless นั้นมีประโยชน์อื่นอีกหลายประการ ได้แก่

• ทำให้กระบวนการทำงานชัดเจนมากขึ้น เพราะขั้นตอนทุกอย่างอยู่ในระบบ เห็นผลลัพธ์ได้อย่างชัดเจนเมื่อต้องการวิเคราะห์ข้อมูล
• ทำงานได้รวดเร็วและต่อเนื่องมากขึ้น เพราะข้อมูลสามารถถูกนำไปใช้ต่อได้ทันที
• เพิ่มความปลอดภัยแก่ข้อมูลมากขึ้น ข้อมูลที่ไม่ได้เก็บโดยกระดาษมีโอกาสสูญหายน้อยลง และนอกจากนี้เรายังกำหนดสิทธ์การเข้าถึงเอกสารได้ ทำให้ความลับไม่รั่วไหล
• เอกสารถูกจัดการได้อย่างเป็นระเบียบมากขึ้น ง่ายต่อการค้นหาและอ้างอิง
• สามารถติดตามกระบวนการทำงานในองค์กรได้อย่างชัดเจนมากยิ่งขึ้น ตรวจสอบได้ว่างานติดอยู่ขั้นตอนไหนอยู่กับใคร ทำให้มองภาพรวมได้ชัดเจน

3 ขั้นตอนง่ายๆในการสร้าง app โดย K2 App Wizard

1. เลือกฟิลด์ข้อมูลที่ต้องการใช้
2. เลือก workflow pattern ที่เหมาะสมกับการทำงานของคุณเพียงลากวาง
3. K2 จะทำการสร้าง app ให้คุณใช้งาน

ตัวอย่างหน้าจอการใช้งาน K2 App Wizard ตามรูปด้านล่าง

และหากผู้อ่านท่านใดที่มี K2 ใช้อยู่แล้ว สามารถเข้าไปติดตามวิธีการสร้างและใช้งาน App Wizard โดย Subscribe YouTube Channel ด้านล่างได้เลยครับ

สำหรับท่านใดที่สนใจ หรือดูวิดีโอด้านบนแล้วต้องการได้รับคำแนะนำเพิ่มเติมและปรึกษาทีมงาน K2 เพื่อทำ Transform เตรียมความพร้อมสำหรับการทำงานที่บ้าน ก็สามารถลงชื่อสำหรับติดต่อได้เลยครับ ทางทีมงานจะติดต่อกลับอย่างเร็วที่สุดหลังจากได้รับข้อความจากท่าน

Source: ส่องมาตรการ “work from home” หลายบริษัทในไทย

Link ที่เป็นประโยชน์: กรมควบคุมโรค , Covid Traker , TechSauce , Trello, เคล็ดลับการทำงานที่บ้านให้ได้งาน

The post เตรียมบริษัทให้พร้อมกับการทำงานที่บ้าน ภายใต้สถานการณ์ COVID-19 appeared first on K2 Appstore.