วันนี้ K2 ได้รับเกียรติจาก คุณแอ้ว อริสา สอนสุภี ซึ่งนอกจากคุณแอ้วเป็นเลขานุการฝ่ายดิจิตัล หัวหน้าสนับสนุนฝ่ายนโยบายแล้ว คุณแอ้วยังมีบทบาทในฐานะ ผู้ประสานงานโครงการ digital transformation ของมหาวิทยาลัยขอนแก่น ซึ่งจะร่วมแชร์ประสบการณ์และมุมมองในการทำ digital transformation ของหน่วยงาน จะเป็นอย่างไรบ้างนั้น สามารถอ่านและติดตามจากบทความด้านล่างได้เลยครับ

K2 : ตอนนี้ทางมหาวิทยาลัยได้ทำโครงการเกี่ยวกับ digital transformation อะไรบ้างครับ

คุณแอ้ว อริสา สอนสุภี : โดยหน้าที่หลัก แอ้วเป็น project manager ค่ะ อย่างที่ผ่านไปล่าสุดคือ เป็นผู้จัดงานโครงการ digital 2020 ของมหาวิทยาลัยของแก่น ซึ่งจัดมาเป็นปีที่ 2 แล้ว เนื่องจากโดยส่วนตัวเชื่อว่า มหาวิทยาลัยขอนแก่นเป็นมหาวิทยาลัยรายแรกของไทยที่มีฝ่ายดิจิตัลเป็นที่ชัดเจน เรามีทีมผู้เชี่ยวชาญเฉพาะซึ่งมีเป้าหมายในการพัฒนาระบบอย่างเข้มข้น ซึ่งงานนี้มีจุดประสงค์ คือประชาสัมพันธ์ให้ผู้ใช้และหน่วยงานต่างๆในมหาวิทยาลัยได้รู้ว่า เรามีระบบอะไรบ้าง พร้อมทั้งสร้างแรงจูงใจทำให้ผู้คนมาใช้ระบบ นี่ก็เป็นที่มาที่ไปทำให้เกิดงาน digital transformation 2020 เป็นงานที่อัพเดทให้หน่วยงานและบุคลากรทราบว่าเรามีอะไรบ้างในมหาวิทยาลัยขอนแก่นในแง่ของ digital ค่ะ

คุณแอ้ว อริสา สอนสุภี : ส่วนอีกโครงการหนึ่ง แอ้วก็เป็นผู้ประสานงานโครงการ digital transformation โดยดูแลรับผิดชอบเรื่อง digital workflow ค่ะ ประสานงานทั้งส่วนของผู้ใช้ หน่วยงาน sponsors แล้วก็ทีมพัฒนาค่ะ

K2 : คิดว่ามี challenge อะไรในการทำ digital workflow บ้างครับ

คุณแอ้ว อริสา สอนสุภี : อาจจะเป็นเรื่องของการสื่อสารพูดคุยประสานงาน คือเราเป็นตัวกลางที่จะแปลภาษาระหว่างโปรแกรมเมอร์กับเจ้าหน้าที่ ตั้งแต่การเก็บ user requirement ในมหาวิทยาลัยขอนแก่นจะมีหน่วยงานต่างๆ มีเจ้าหน้าที่ทำเกี่ยวกับด้านนี้โดยตรงแต่ละหน่วยงาน คือแต่ละระบบก็จะมีความเฉพาะของมันก็แตกต่างกัน ไม่ว่าจะเป็นระบบเอกสาร การจัดเก็บเอกสาร ระบบเดินทางไปราชการ อย่างเช่น เจ้าหน้าที่การเงินบัญชี เขาก็จะอยู่กับเอกสาร ตัวเลข การสื่อสารออกมาที่จะทำให้โปรแกรมเมอร์เข้าใจก็อาจจะเป็นเรื่องยาก เราก็ทำหน้าที่เป็นตัวกลางเป็นตัวเชื่อมให้เขาเข้าใจ เพื่อที่จะสามารถพัฒนาระบบออกมาได้ตรงกับการใช้งานของผู้ใช้งาน

คุณแอ้ว อริสา สอนสุภี : แล้วก็นอกจากแอ้วเป็นทำงานเป็นผู้ประสานงานแล้ว ด้วยความที่เราก็ทำงานในส่วนของเลขา เราก็ได้เป็นผู้ใช้ระบบด้วยค่ะ

K2 : ในฐานะของผู้ใช้ เราคิดว่าผู้ใช้ได้รับประโยชน์จากจุดนี้อย่างไรบ้างครับ

คุณแอ้ว อริสา สอนสุภี : คือแอ้วมองว่า ได้ประโยชน์หลายอย่างนะคะ อย่างประโยชน์โดยตรง ได้แก่ เราสามารถเข้าถึงระบบได้ทุกที่ทุกเวลา ไม่ว่าจะเป็นอยู่หน้าจอคอมพิวเตอร์ หรือทางโทรศัพท์ ตัวอย่างที่เห็นได้ชัด อย่างงานของแอ้วคืองานเลขา สมมติว่าเราประชุมอยู่แล้วมีเรื่องด่วนเข้ามา ถ้าแบบตามเดิม เราต้องรอให้ประชุมจบ ถึงจะไปทำเอกสารเดินทางได้ แต่ว่าพอย้ายระบบเอกสารเข้ามาเป็น digital เราสามารถทำระหว่างประชุมได้เลย พวกคำขออะไรพวกนี้อะค่ะ

K2 : แล้วอันนี้มีความคาดหวังว่าระบบนี้จะมีประโยชน์กับผู้ใช้คนอื่นอยากไรบ้างครับ

คุณแอ้ว อริสา สอนสุภี : แอ้วมองว่าน่าจะคล้ายๆกันนะคะ โดยเฉพาะในแง่ของความ flexible หรือความสะดวกสบายของผู้ใช้งาน ก็คือ ระบบสามารถ support การทำงานได้ทุกสถานที่และทุกเวลา ความคล่องตัวของระบบที่ไม่ต้องเรียนรู้เยอะ ไม่ต้องเปิดคู่มือการใช้ หรือว่าต้องเข้าคอร์สเรียนรู้ ต้องอ่านคู่มือเพื่อทำความเข้าใจ โดยผู้ใช้สามารถเข้าใจได้ง่าย เข้าไปก็ใช้ได้เลยไม่ต้องเรียนรู้เยอะค่ะ

ในฐานะของ K2 ต้องขอบคุณคุณแอ้วเป็นอย่างสูงที่สละเวลามาร่วมแชร์มุมมองและประสบการณณ์ของ business user ในแง่ทั้งผู้ประสานงานและผู้ใช้ ที่ทำงานโดยตรงกับการเปลี่ยนองค์กรไปสู่ดิจิตัล ณ โอกาสนี้ด้วยนะครับ

สำหรับท่านที่ต้องการศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำ Digital Transformation ในมหาวิทยาลัยขอนแก่น สามารถติดตามไปอ่านได้ตามเนื้อหาด้านล่างเลยครับ

• Digital transformation ของมหาวิทยาลัยขอนแก่น โดย ท่านรองอธิการบดีฝ่ายดิจิตอล ผศ.ดร. เด่นพงษ์ สุดภักดี
• แนวคิดดีๆ จาก ดร. กิตต์ เธียรธโนปจัย ผอ. สำนักเทคโนโลยีดิจิตัล ม.ขอนแก่น
• มุมมองภาพรวมโครงการ digital transformation ของมหาวิทยาลัยขอนแก่น จากท่านอาจารย์ ดร.พิพัธน์ เรืองแสง

หากท่านผู้อ่านสนใจเปลี่ยนธุรกิจหรือองค์กรสู่ digital ในเบื้องต้นท่านสามารถเลือกชม application จาก partner ของเราที่มีมากมายได้ที่นี่

หรือถ้าต้องการให้ทีมงานติดต่อกลับ ก็สามารถกรอกแบบฟอร์มได้ตามด้านล่างเลยครับ

บทความที่เกี่ยวข้อง

• Digital transformation ของมหาวิทยาลัยขอนแก่น
• แนวคิดดีๆ จาก ดร. กิตต์ เธียรธโนปจัย ผอ. สำนักเทคโนโลยีดิจิตัล ม.ขอนแก่น

The post แลกเปลี่ยนมุมมองกับ ผู้ประสานงานโครงการ digital transformation ของมหาวิทยาลัยขอนแก่น appeared first on K2 Appstore.

K2 : ขออนุญาตถามครับ ผมเห็นว่าที่นี่ใช้คำว่า สำนักงานดิจิตัลเลย มีความเป็นมาเป็นอย่างไรครับ

ดร. กิตต์ เธียรธโนปจัย : เราเริ่มต้นจากศูนย์คอมพิวเตอร์ ตั้งมาได้ 30-40 ปี แล้วครับ ตอนนั้นเราเล็งเห็นว่าเทคโนโลยีมีความสำคัญจึงให้ความสำคัญกับเทคโนโลยีค่อนข้างมาก สมัยนั้น เราทำงานกันในเชิงที่มีเป้าหมายที่ว่าจะเอาเทคโนโลยีมาช่วย support การเรียนการสอน ภารกิจช่วงแรกๆก็จะเป็นการให้บริการใช้คอมพิวเตอร์

เมื่อเวลาต่อมาอินเตอร์เน็ทเริ่มบูมมากขึ้น ศูนย์คอมพิวเตอร์จึงเปลี่ยนชื่อมาเป็นหน่วยสารสนเทศ เพื่อดูแลเรื่อง back office ภายในมหาวิทยาลัย และตั้งชื่อว่าคณะเทคโนโลยีสารสนเทศ

ในปัจจุบันได้เห็นว่าเทคโนโลยีเริ่มมีบทบาทสำคัญในการใช้ชีวิต ระบบดิจิตัลถือเป็นส่วนหนึ่งของชีวิต จึงเปลี่ยนชื่อมาเป็น สำนักเทคโนโลยีดิจิตัล ม.ขอนแก่น ครับ คือ นอกเหนือจากการทำงานแล้วเนี่ย เราก็สามารถเอาดิจิตัลมาใช้ในชีวิตประจำวันอื่นๆด้วย ภารกิจเราก็เป็นเรื่องดูแลว่าจะนำเทคโนโลยีมาใช้กับผู้ใช้อย่างไรโดยที่ผู้ใช้มีความสะดวกสบาย ไม่เจอปัญหา เช่น ใช้อีเมล์ก็ไม่มี spam รบกวน หรือว่าการดูแลรักษา password ให้ดีพอ มีความปลอดภัยสูง ซึ่งทุกอย่างนั้นเกี่ยวข้องทั้งในงานและชีวิตทั่วไป

K2 : ก็เท่ากับว่าไม่ได้มองแค่ operation อย่างเดียวแต่มองไม่ถึงชีวิตประจำวันด้วย

ดร. กิตต์ เธียรธโนปจัย : ใช่ครับ IT เป็นเรื่องใกล้ตัว และมหาวิทยาลัยเองก็มีคนอาศัยในมหาวิทยาลัย ใช้ชีวิตในมหาวิทยาลัยเยอะ ไม่ว่าจะเป็นบุคลากรภายในหรือภายนอก เราก็อยากให้คนที่เข้ามาใช้งานระบบ IT ของมหาวิทยาลัย ใช้งานอย่างมีความสุข

K2 : ทางมหาวิทยาลัยมีการจัดการอย่างไรกับเหตุการณ์ COVID-19 บ้างครับ

ดร. กิตต์ เธียรธโนปจัย : คือ ความโชคดีของเราคืออธิการบดีของเราเป็นหมอ ดังนั้นเราก็เลยมีการเตรียมตัววางแผนกันพอสมควร ไม่ว่าจะเป็น การวางแผนด้านการเรียนการสอน ระยะเวลาที่โควิดจะอยู่กับเรา โดยกะไว้ตั้งแต่ตอนนั้นว่าสักปีครึ่งถึงสองปี เพราะฉะนั้นก็เลยมีการวาง roadmap ในการจัดการยาวถึง 2 ปี ดังนั้นเทคโนโลยีก็จะมาช่วยเยอะ

และเป็นที่โชคดีว่าโควิดมาเป็นช่วงที่มหาวิทยาลัยกำลังจะปิดเทอม ตัวเลคเช่อร์จึงจะจบหมดแล้ว ก็จะมีประเด็นแค่เรื่องสอบ ทุกคนจึงช่วยกันหา solution ทั้งอาจารย์เองก็หาเองด้วย IT ก็ช่วยกันหา ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของ vdo conference โดยมีการนัดแนะกันระหว่างอาจารย์และนักศึกษาเกี่ยวกับการเรียนออนไลน์ โดยบางอาจารย์ได้ใช้ Zoom ในการเรียนการสอน เราก็ไปจัดหา account ให้ หรือบางอาจารย์จะใช้ Google หรือ Office365 ซึ่งมี function video conference ในตัว ก็เป็นสิ่งที่เรามีอยู่แล้ว

โชคดีต่อมา คือ ทางมหาวิทยาลัยขอนแก่นมีระบบ LMS (Learning management system) ซึ่งเราใช้มาเป็น 10 ปี ตั้งแต่ปี 48 อย่างน้อยที่สุดคือเราก็มี content อยู่ อาจารย์จึงเชื่อมต่อกับนักศึกษาได้ โดยแค่ login เข้าไปก็มี outline ของคลาสและ meterial ต่างๆ ทำให้รู้ว่านักศึกษาต้องเรียนรู้อะไรในรายวิชานั้นๆบ้าง ทำให้การจัดการด้านการศึกษาง่ายขึ้น ดังนั้นต่อไปจึงพยายามปรับส่วนนี้ให้ดียิ่งขึ้น

โดยทั้งในช่วงโควิด ทางสำนักดิจิตัล อาจารย์ และฝ่ายนวัตกรรมการศึกษาก้อมาประชุม แลกเปลี่ยน pain point ของแต่ละ tool ชนิดต่างๆ เพื่อหาข้อสรุปว่าเราจะต้องปรับปรุงทางไหน และ tool ไหนเหมาะที่จะเลือกใช้ที่สุดในแต่ละคลาส

โชคดีที่เรามีการเตรียมพร้อมด้านเทคโนโลยีมาพอสมควร นักศึกษาและอาจารย์เรามีอีเมล์ส่วนตัวที่ทางมหาวิทยาลัยจัดให้ ทำให้การเชื่อมต่อและการระบุตัวตนการติดตามไม่ยาก ทำให้ช่วงโควิดไม่ได้ยากมาก หรือโกลาหลมากนัก โดยถ้าเปรียบเทียบกับเคสโรงเรียนสาธิตขอนแก่น ซึ่งตัวนักเรียนไม่ได้มีอีเมล์ หรือ identity ที่เป็นออนไลน์ อาจารย์ก็จะ map ค่อนข้างยาก

อีกอันที่เรากำลังพยายามจะทำคือ เรื่องเอกสาร โดยเฉพาะมหาวิทยาลัยนั้นใช้การเดินเอกสารค่อนข้างเยอะ พอโควิดระบาด ก็ไม่มีใครที่อยากจะรับเอกสาร แล้วสำนักงานก็ถูกปิด เราเลยอยากให้งานส่วนนี้ย้ายไปเป็น flow โดย K2 ก็เป็น tool ที่ช่วยย้ายงานพวกนี้ไปสู่ดิจิตัล เรามีการอบรมการทำ workflow กับผู้ใช้ เอกสารที่อยู่ใน flow นั้นเราก็ใช้ตามมาตรฐาน โดยเป็น format PDF และมีการ sign ในแต่ละขั้นตอนด้วย digital signature

เรามองว่าโควิดน่าจะอยู่กับเราอีกยาว ดังนั้นจึงมีความเป็นไปได้ว่าการเรียนในห้องเรียนอาจจะไม่มี นักศึกษาต้องทำการเรียนผ่าน vdo conference แต่อาจจะจำเป็นต้องมามหาวิทยาลัยในรายวิชาที่เป็น LAB แต่ก็ต้องมีความจำเป็นในการทำ Social distancing

เรามีการสำรวจหอพัก เพราะว่าถ้าเรียนออนไลน์ก็ต้องใช้ internet ที่มีประสิทธิภาพ ก็สำรวจกัน หอไหนเก่า ก็ทำการเปลี่ยนเป็น Fiber ตามห้อง เพื่ออำนวยความสะดวกให้นักศึกษาในการเรียนแบบ remote ที่จะเกิดขึ้น

อีกอย่างหนึ่งคือ นักศึกษาของเรา 90% มาจากอีสาน และมีส่วนหนึ่งที่ยากจน เราพบว่า นักศึกษาบางส่วนไม่สามารถซื้ออุปกรณ์มาใช้ได้ในช่วงนี้ จึงมีโครงการให้นักศึกษายืมใช้ โดยวางระยะเวลาของโครงการนี้ประมาณ 3 ปี เพื่อนักศึกษาจะได้มีอุปกรณ์และไม่กังวลกับค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้น ดังนั้นโควิดคร่าวๆ และการจัดการของมหาวิทยาลัยก็จะเป็นเช่นนี้ครับ

K2 : ขอย้อนกลับมาเรื่อง digital workflow ที่จะเกิดขึ้นที่ว่าจะแปลง paper เป็น ดิจิตัล ทั้งหมด ในฐานะที่อาจารย์เป็นผู้ดูแล infrastucture วางแผนเรื่องการ scale อย่างไรบ้าง

ดร. กิตต์ เธียรธโนปจัย : เรามี data center อยู่ มี computing server พอสมควร ซึ่งวางแผนไว้ให้เพียงพอกับการขยาย เพราะฉะนั้นสำนักดิจิตัลจะมี VM อยู่แล้ว คณะส่วนงานไม่ต้องจัดหา ถ้าหน่วยงานต้องการ resource ก็สามารถมาขอกับสำนักได้ ตอนแรกได้วาง VM ไว้ 5 ตัว แต่ต่อมาเราได้มั่นใจว่าเราจะใช้เทคโนโลยีของ K2 แล้วแน่ๆ จึงวางแผนให้มี high dedicated server เพื่อรองรับ user จำนวนมากที่จะเกิดขึ้นในเร็วๆนี้

K2 : ฝากขอคำแนะนำจากอาจารย์ให้น้องๆ ที่จะมาสาย infrastructure สักหน่อยครับ

ดร. กิตต์ เธียรธโนปจัย : ที่จริงผมเป็นสาย admin มาก่อน จบวิศวคอม แต่ว่างานที่ทำเยอะคือดูแลเครือข่ายและ server สมัยนี้เทคโนโลยีมีการเปลี่ยนตลอดเวลา เราจึงควรอัพเดทความรู้เสมอ อย่างในช่วงนี้ก็มีเรื่องของ container เข้ามาช่วย ทำให้การแบ่ง resource ในการพัฒนาหรือวางระบบ infrastructure เป็นไปได้ง่าย รวมทั้งในเรื่องของ automate tool ทั้งหลาย ก็จะช่วยในด้านของ scale และ deployment มากขึ้น นอกจากนี้แล้วเรื่องการสื่อสารระหว่างทีมก็สำคัญ ไม่ได้จำเพาะเจาะจงว่าคนนี้ทำงาน function นี้จะอยู่กับตัวเองตลอด ต้องมีการพูดคุยก่อนทำงาน cross function กับคนอื่นที่เกี่ยวข้องด้วย เช่น hardware ก็ต้องมาพูดคุยกับคนทำ software และโดยทั่วไปบริษัทหลายแห่งก็ต้องมีการประสานงานกันเช่นนี้ จึงฝากไว้ด้วยครับ

The post แนวคิดดีๆ จาก ดร. กิตต์ เธียรธโนปจัย ผอ. สำนักเทคโนโลยีดิจิตัล ม.ขอนแก่น appeared first on K2 Appstore.