ไม่ว่าคุณจะเป็นนักธุรกิจที่มุ่งหวังสู่ความสำเร็จ หรือผู้บริหารในองค์กรที่กำลังมองหาวิธีการปรับปรุงระบบการทำงานของตนเอง บทสัมภาษณ์นี้จะนำพาให้คุณได้พบกับแนวทางใหม่ๆ วิธีคิดที่แปรเปลี่ยนทุกปัญหาให้เป็นโอกาส พร้อมด้วยการใช้เทคโนโลยีและการสร้างความสัมพันธ์ที่มีคุณค่ากับลูกค้า และซัพพลายเออร์

ต้นน้ำถึงปลายน้ำ | Upstream to Downstream Supply Chain

ในการดำเนินการของซัพพลายเชน เริ่มต้นจากต้นน้ำที่บริษัทของเราอยู่ตรงกลาง การขายสินค้าหรือต่อให้บริการแก่ลูกค้านั้น แม้จะเป็นคนผลิตหรืออยู่ในภาคส่วนใด ก็ตาม คุณต้องมี input เข้ามา ซึ่งผู้ดูแล input สำหรับบริษัทก็จะเป็นฝ่าย Procurement Supply Chain

พื้นฐานของ Procurement คือ Supply Management นั่นคือการหาสิ่งของเข้าบริษัท โดยเราจะแบ่งการทำงานออกเป็น 3 ส่วนหลัก:

1. Upstream Supply Chain: จัดซื้อสินค้าหรือบริการจากผู้จัดจำหน่าย (Supplier) เข้ามา ไม่ว่าจะเป็นวัตถุดิบ อุปกรณ์หรือบริการต่างๆ
2. Internal Supply Chain: การบริหารจัดการซัพพลายเชนภายในองค์กร ซึ่งรวมถึงกระบวนการการผลิต การจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory Management) และการประสานงานภายในแผนกต่างๆ
3. Downstream Supply Chain: การดำเนินงานที่เกี่ยวข้องกับการนำสินค้าหรือบริการไปสู่ลูกค้า ซึ่งรวมถึงการบริหารจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า (Customer Relationship Management) เพื่อให้สามารถตอบสนองต่อความต้องการของตลาดได้อย่างทันท่วงที

สิ่งที่สำคัญคือการทำให้ระบบ Streamline และ Synchronized กันระหว่างการดำเนินการทั้งสามส่วนนี้ หากขาดการใช้เทคโนโลยีและแนวคิดการทำ Digitalization จะทำให้การทำงานของเราดูยุ่งเหยิงและตามไม่ทันกับความต้องการของลูกค้า นอกจากนี้ยังต้องโฟกัสที่ Downstream การจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM) เราต้องใช้เทคโนโลยีและ Platform ที่เหมาะสมในการบริหารจัดการเพื่อให้เวลาของเรามีคุณค่ามากขึ้น

พลิกโฉมการจัดซื้อจัดจ้าง | Procurement Transformation

การจัดซื้อจัดจ้างสามารถแบ่งออกเป็นสามระดับหลักที่แตกต่างกัน โดยแต่ละระดับนี้มีบทบาทและความสำคัญที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพโดยรวมขององค์กร ดังนี้:

1. Transactional Procurement: การจัดซื้อในระดับนี้มักเน้นการซื้อสินค้าพื้นฐานหรือบริการที่มีความต้องการเพียงชั่วคราว ซึ่งมักไม่มีคุณค่าเพิ่มมากนัก การดำเนินงานในลักษณะนี้มักจะเป็นกระบวนการที่เกิดขึ้นตามปกติ โดยที่จะมุ่งเน้นไปที่การซื้อในราคาต่ำที่สุด ซึ่งอาจส่งให้เกิดปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการจัดการสินค้า เช่น การมีสินค้าคงคลังเกินความจำเป็นและสร้างต้นทุนที่ไม่คุ้มค่าให้กับบริษัท
2. Tactical Procurement: การจัดซื้อในระดับนี้จะเริ่มมีการทำงานร่วมกับแผนกอื่น ๆ ภายในองค์กรมากขึ้น การดำเนินงานจะเริ่มส่งสัญญาณถึงการพัฒนา แต่ทว่า การทำงานร่วมกันยังไม่เกิดขึ้นอย่างแท้จริงในระบบที่มีความสอดคล้องกัน บ่อยครั้งพบว่าต่างแผนกทำงานแยกกัน ส่งผลให้เกิดความไม่เป็นกระบวนการที่มีประสิทธิภาพเต็มที่
3. Supply Management (Strategic): ในระดับนี้ บริษัทจำเป็นต้องมีการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพและชัดเจน โดยการบูรณาการกระบวนการระหว่างแผนกให้เป็นหนึ่งเดียวกัน การสร้างค่าเพิ่ม (Value) จากกลยุทธ์การจัดซื้อและการจัดการซัพพลายเชนนั้นจะต้องมาอยู่ภายใต้การประสานงานที่ดีภายในองค์กร เพื่อให้เกิดความสามารถในการแข่งขันในตลาด

สิ่งสำคัญคือการพัฒนาทักษะและความรู้ของบุคลากรภายในองค์กร เพื่อให้พวกเขาสามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในตลาดซัพพลาย รวมถึงการสร้างการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพภายในองค์กร สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้องค์กรสามารถเข้าใจและจับตามองโอกาสใหม่ ๆ ที่เกิดขึ้นในตลาดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

หากองค์กรสามารถทำการพลิกโฉมในกระบวนการ Procurement ได้สำเร็จ จะเป็นการเปิดประตูสู่โอกาสใหม่ ๆ ในการสร้างความเติบโตและความยั่งยืนในธุรกิจต่อไป.

กลยุทธ์การแข่งขันที่จับต้องได้ | Competitive Advantage

การมีประสิทธิภาพในการแข่งขันไม่เพียงแต่หมายถึงการชนะคู่แข่งในตลาด แต่ยังหมายถึงการสร้างมูลค่าเพิ่มที่สามารถตรวจสอบได้ ดังนั้น เราสามารถดำเนินการในกลยุทธ์ด้านต่าง ๆ ได้ดังนี้:

1. Reduce Cost (ลดต้นทุน): การลดต้นทุนที่ไม่จำเป็นสามารถส่งผลให้บริษัทมีกำไรที่สูงขึ้น ต้นทุนที่ลดลงนอกจากจะช่วยให้ผลกำไรเพิ่มขึ้นแล้ว ยังช่วยให้บริษัทสามารถตั้งราคาแข่งขันในตลาดได้ดียิ่งขึ้น เป็นการสร้างความได้เปรียบที่สำคัญ
2. Ensure continuity of production (สร้างความต่อเนื่องในการผลิต): การวางแผนอย่างรอบคอบล่วงหน้าเพื่อลดความเสี่ยงจากการหยุดงานหรือการขาดแคลนวัตถุดิบ เป็นเรื่องจำเป็นในการรักษาความสามารถในการตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้า การติดต่อสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพกับซัพพลายเออร์ก็จะช่วยลดความเสี่ยงในการหยุดการผลิต
3. Response quickly to market change (ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของตลาดอย่างรวดเร็ว): ความสามารถในการปรับตัวและเรียนรู้จากการเปลี่ยนแปลงของตลาดอย่างรวดเร็ว คือกุญแจสำคัญที่ทำให้บริษัทสามารถดำเนินธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ การติดตามแนวโน้มของตลาดและการเข้าใจพฤติกรรมของลูกค้า จะช่วยให้บริษัทสามารถตอบสนองได้ทันท่วงที
4. Innovation (นวัตกรรม): การเปิดใจรับเทคโนโลยีใหม่ ๆ และการสะสมประสบการณ์ผ่านการเข้าร่วมการจัดแสดงสินค้าหรืองานสัมมนาต่าง ๆ จะทำให้บริษัทมีความสามารถในการนำเสนอนวัตกรรมที่ทันสมัยและตอบสนองต่อความต้องการของตลาดได้ดียิ่งขึ้น
5. Improve Quality (ปรับปรุงคุณภาพ): การพัฒนาคุณภาพของสินค้าและบริการอย่างต่อเนื่องเป็นสิ่งที่ไม่อาจมองข้ามได้ การสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าและการรักษาระดับคุณภาพสูงจะต้องเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการผลิตและการให้บริการ

เราต้องตั้งคำถามกับตัวเองว่า เราจะเลือกทำงานแบบ “Wait and See” หรือ “Seek and Find” โดยที่คำตอบนี้จะมีผลกระทบต่อแนวทางการดำเนินธุรกิจในอนาคต การรอคอยโอกาสที่เข้ามาเป็นอาจทำให้พลาดโอกาส ในขณะที่การมุ่งมั่นในการหาโอกาสด้วยตัวเองจะนำมาซึ่งการพัฒนาและการเติบโตในธุรกิจได้อย่างแท้จริง

การเพิ่มคุณค่าของงานจัดซื้อจัดหา | Creating Value in Procurement

ในทุกอุตสาหกรรมและทุกบริษัท ล้วนมีเป้าหมายร่วมกัน คือ การสร้าง กำไรมากขึ้น, การเติบโตของตลาด (Market Growth), การเติบโตของกำไร (Profit Growth) และ การเติบโตของธุรกิจ (Business Growth) เป้าหมายเหล่านี้คือหัวใจสำคัญที่นำทางการดำเนินงานของเรา และคำถามที่เราต้องตอบคือ “เราจะไปถึงเป้าหมายเหล่านี้ได้อย่างไร?”

เพื่อให้การทำงานของเรานำไปสู่วิธีการสร้างคุณค่าในระบบจัดซื้อจัดหานั้น เราต้องเริ่มจากการพิจารณาส่วนต่าง ๆ ดังนี้:

1. Organization Performance: ประสิทธิภาพขององค์กรเริ่มต้นจากการปฏิบัติงานที่มีคุณภาพในทุกระดับ เราต้องทำให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนมีความรู้ ความสามารถ และทักษะที่จำเป็นในการปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะส่งผลให้ทั้งองค์กรก้าวเดินไปในทิศทางที่ถูกต้องและเป็นขั้นตอน
2. Business Sustainability: การสร้างความยั่งยืนในธุรกิจไม่เพียงแต่หมายถึงการหารายได้ แต่ยังรวมถึงการจัดการทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ การใช้เงินลงทุนเพื่อการพัฒนาและการจัดการซัพพลายเชนในระยะยาว เพื่อที่ธุรกิจจะได้เติบโตอย่างต่อเนื่องในอนาคต
3. Operational Performance: การเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน เช่น การลดระยะเวลาในการนำผลิตภัณฑ์ออกสู่ตลาด (Time to Market) เป็นสิ่งที่มีความสำคัญ บริษัทที่สามารถหมุนเวียนผลิตภัณฑ์ใหม่ ๆ สู่ตลาดได้อย่างรวดเร็ว มักจะมีโอกาสประสบความสำเร็จได้มากกว่า
4. Transactional Procurement: นี้คือขั้นตอนการจัดการงานทางธุรกรรม เช่น การออกใบแจ้งหนี้ (Invoice), การจัดการใบขอซื้อ (Purchase Requests) จนกระทั่งการตรวจรับของและการจ่ายเงิน การมีขั้นตอนที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพในด้านนี้จะลดข้อผิดพลาดและเพิ่มความรวดเร็วในกระบวนการ
5. Strategic Procurement: ในฐานะของ “Chief of Procurement Officer” คุณต้องมองการทำงานในเชิงกลยุทธ์ ซึ่งหมายถึงการวางแผนและการพัฒนาระบบเพื่อให้ตลอดกระบวนการจัดซื้อจัดหามีความสอดคล้องกัน การมีวิสัยทัศน์ที่จะก้าวไปข้างหน้าและมีความรับผิดชอบมากขึ้น จะทำให้การทำงานมีความสดใสขึ้นและเต็มไปด้วยโอกาสใหม่ ๆ

หากเราสามารถทำ Strategic Sourcing และจัดการ Category Management ให้มีประสิทธิภาพ โดยการจัดแบ่งประเภทงานออกเป็นสองกลุ่มก็จะช่วยให้เราสามารถแยกแยะและจัดการได้อย่างเป็นระบบยิ่งขึ้น

หากท่านผู้อ่านสนใจเปลี่ยนธุรกิจหรือองค์กรสู่ digital ในเบื้องต้นท่านสามารถเลือกชม application จาก partner ของเราที่มีมากมายได้ที่นี

ชมสัมมนาฉบับเต็มได้ที่

#DigitalTransformation #SupplyChainManagement #SmartProcurement #PaperlessTransformation #Nintex #K2 #NintexK2 #Automation #Cloud

The post พลิกโฉมองค์กรของคุณด้วย Smart Supply Chain appeared first on K2 Appstore.

ทรูมันนี่ วอลเล็ท (True Money Wallet) แอปพลิเคชันที่รองรับการชำระเงินผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์และบริการทางการเงินอันหลากหลาย ให้บริการโดย Ascend Money Group บริษัทฟินเทคชั้นนำของไทยและภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ แอปพลิเคชันนี้ได้ช่วยปลดล็อกให้ผู้คนหลายล้านชีวิตสามารถเข้าถึงบริการทางการเงินได้อย่างสะดวกสบาย ด้วยเหตุนี้จึงทำให้จำนวนผู้ใช้บริการของทรูมันนี่ วอลเล็ทมีการเติบโตอย่างรวดเร็ว สามารถก้าวกระโดดเป็น 20 ล้านคนในระยะเวลาอันสั้น การเติบโตอย่างรวดเร็วนี้ทำให้ทีมงานหลังบ้านต้องเผชิญกับการทำงานที่ต้องแข่งกับเวลา บทความนี้จะพาคุณมาร่วมศึกษาจาก Success Story ในการรับมือกับสถานการณ์จากประสบการณ์จริงของหนึ่งในผู้บริหารจากทรูมันนี่ วอลเล็ท รวมถึงได้ทำความรู้จักกับ Nintex RPA เครื่องมือ Automation ว่าเข้ามามีบทบาทสำคัญในการช่วยยกระดับคุณภาพชีวิตของทีมงานทุกคนได้อย่างไร

อะไรคือตัวจุดประกายในการเริ่มทำ Digital Transformation

คุณสิริพร สวัสดิ์อำนวยโชค ผู้บริหารจากฝ่าย Operations Back Office ได้กล่าวถึงจุดเริ่มต้นที่เกิดจากการเล็งเห็นว่าปริมาณและความเร่งด่วนของงานส่งผลกระทบต่อทีมงานหลังบ้านของตนเองอย่างไร ได้เปรียบเทียบกระบวนการทำงานเหล่านี้กับการ “ไถนา” เพื่อแสดงให้เห็นถึงความหนักหน่วงที่ทีมงาน Operation ทุกคนต้องเผชิญในแต่ละวัน หนึ่งในงานที่ถูกหยิบยกขึ้นมาเล่า คือ “การกระทบยอด” หรือก็คือการตรวจสอบความถูกต้องของรายการธุรกรรมจาก Bank Statement เป็นงานที่มีปริมาณมาก ต้องทำซ้ำทุกวัน อีกทั้งยังมีปัจจัยที่กดดันจากทางลูกค้าที่ต้องการความถูกต้องและรวดเร็วในการสรุปผล แต่ปัญหาที่พบคือ Bank Statement จะส่งเข้ามาในช่วงกลางคืน ซึ่งเป็นช่วงนอกเวลาทำการ

ด้วยความใส่ใจในคุณภาพชีวิตของทีมงาน ไม่อยากให้ทีมงานต้องทำงานล่วงเวลา จึงได้ตัดสินใจนำการทำ Robotic Process Automation เข้ามาช่วย โดยได้ออกแบบให้ Robot มาช่วยตรวจสอบความถูกต้องและเมื่อทำงานเสร็จสิ้นก็จะทำการสรุปผลส่งแจ้งเตือนไปยังโทรศัพท์มือถือของทีมงานทันที ทีมงานก็สามารถตื่นเช้ามาดูผลสรุปและดำเนินงานส่วนอื่นต่อได้เลย

ทางผู้บริหารได้ย้ำว่า “ไม่มีการปลดพนักงานออก” เนื่องจากปริมาณงานมาก และยังมีหลายส่วนที่ยังต้องการความรู้จาก “คน” มาช่วยสร้างสรรค์ Process Automation อยู่ เพราะฉะนั้นการผสมผสานการทำงานระหว่างคนกับหุ่นยนต์จึงเป็นหัวใจสำคัญของการทำ Transformation

ทำไมถึงเลือก Nintex RPA มาช่วยแก้ปัญหา

ในขั้นตอนของการเลือกเครื่องมือมาทำ Process Automation ได้ตั้งโจทย์หลักคือ Users ทุกคนต้องสามารถสร้าง RPA เองได้ จึงเป็นที่มาว่าทำไมถึงต้องให้ “Back Office Users” ผู้ใช้งานจริงเข้ามามีส่วนร่วมในการเลือกเครื่องมือด้วยตัวเอง ในระหว่างการนำเสนอ Demo จากทาง Partner หรือ Vendor ทางผู้บริหารจะสังเกตทีมงานว่าเข้าใจในเครื่องมือที่นำเสนอหรือไม่ เนื่องจากการคัดเลือกเครื่องมือจะเน้นเครื่องมือที่ทุกคนดูเข้าใจง่าย ,ตามทัน และสามารถเรียนรู้ได้ง่าย เพราะการที่ทีมงานสามารถเข้าใจและใช้งานเครื่องมือได้จริงคือหัวใจสำคัญ นี่จึงเป็นเหตุผลที่เลือก Nintex RPA ซึ่งมีความ User-Friendly ใช้งานง่าย ถึงแม้ว่าทีมงานทุกคนจะเป็น Back Office Operation ที่ไม่มีความรู้ด้าน IT ก็สามารถที่จะสร้าง Bots RPA ขึ้นมาได้ด้วยตัวเอง และยังมีแหล่ง Resource เข้าถึงง่าย รองรับการเรียนรู้ด้วยตนเองของทีมงานอีกด้วย การให้ทีมงานมีบทบาทในขั้นตอนนี้ จะช่วยสร้างความมั่นใจว่าพวกเขาจะสามารถใช้เครื่องมือได้อย่างมีประสิทธิภาพในระยะยาวอีกด้วย

“เผา RPA” – ตัวอย่างประสิทธิภาพของ Nintex RPA

True Money Wallet เคยประสบปัญหาระบบล่ม มีการ ON/OFF ระบบสลับไปมานานกว่าครึ่งวัน ในขณะเดียวกันนี้ก็ยังคงมีรายการ Transactions จากลูกค้าเข้ามาอย่างต่อเนื่อง เกิดการร้องเรียนและเดือดร้อนเป็นอย่างมาก เมื่อระบบกลับมาใช้งานได้ปกติ ทีมงานก็ยังต้องจัดการปรับยอดเงินที่หายไปในช่วงที่ระบบล่มให้ถูกต้อง ซึ่งหากจะปรับข้อมูลยอดเงินด้วยวิธี “Manual Adjustments” ทีละรายการ ก็ย่อมเป็นเรื่องยุ่งยากและใช้เวลานาน อาจจะทำให้ไม่สามารถจัดการกับปริมาณ Transaction ที่มหาศาลนี้ได้ทันเวลา สุดท้ายจึงตัดสินใจแก้ปัญหาเฉพาะหน้าด้วยการให้ “Super User” ทำการเผา RPA หรือสร้างระบบ RPA Process ในการทำปรับยอดเงินของทุกรายการที่มีปัญหาขึ้นมาใหม่ ถึงแม้ว่าจะเป็นสถานการณ์ที่เร่งด่วนและกดดัน แต่ด้วยความง่ายของเครื่องมือและความสามารถของทีมงาน สุดท้ายใช้เวลาเพียง 2 ชั่วโมงในการสร้าง RPA ใหม่และสามารถแก้ปัญหาธุรกรรมทั้งหมดได้สำเร็จ

การสื่อสารและการทำงานร่วมกัน

แนวคิดในการทำ Transformation เพื่อแปลงการทำงานภายในให้เป็นระบบ Automated ให้มากที่สุด เพื่อที่จะช่วยลดภาระงานซ้ำของทีมงาน ลดความผิดพลาดในขั้นตอนการทำงาน เพื่อให้พนักงานได้โฟกัสกับงานสำคัญที่มีคุณค่า ใช้เวลาสร้างสรรค์ในการวางแผน กลยุทธ์ ทางผู้บริหารจึงพยายามทำให้แน่ใจว่าทีมงานทุกคนไม่เพียงแค่เข้าใจเป้าหมาย แต่ยังมี Passion ร่วมกันในการทำ Transformation ให้ประสบความสำเร็จด้วย

ก้าวถัดไปในการขยาย Process Automation

เป้าหมายในระยะยาวคือการ Rollout การใช้งาน RPA ให้ครอบคลุมทั่วทั้งองค์กร ทั้งในประเทศไทยและประเทศอื่นๆในภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ การขยายการใช้งาน RPA อย่างครอบคลุมจะช่วยผลักดันการเติบโตและความสำเร็จขององค์กร

บทสรุปส่งท้าย

ความสำเร็จในการนำ RPA มาใช้ไม่เพียงแค่เกี่ยวข้องกับการเลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสม แต่ยังรวมถึงการสนับสนุนการเรียนรู้และการพัฒนาทีมงานให้สามารถใช้เทคโนโลยีเหล่านี้ได้อย่างเต็มศักยภาพ การขยายการใช้งาน RPA ไปยังหน่วยงานอื่นๆนี้ก็เป็นก้าวสำคัญในการเสริมสร้างความแข็งแกร่งให้กับองค์กรและเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันในตลาดอย่างยั่งยืน หากคุณสนใจที่จะเห็นเพิ่มเติมเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ Nintex RPA ของเรา สามารถดูต่อได้ ที่นี่

ชมบทสัมภาษณ์ฉบับเต็มได้ที่

#Nintex #NintexRPA #NintexSolutions #automationmindset #businessprocessimprovement #businessprocessautomation #techtalk #techtalks #digitaltransformation #rpatools #rpa #rpapodcast #automationsolutions #digitalization #usecases #rpasuccessstory

The post มุมมองการทำ Automation เพื่อยกระดับคุณภาพชีวิตของพนักงาน appeared first on K2 Appstore.