ตลอดช่วงเวลาที่ผ่านมา ธุรกิจไฟแนนซ์ ได้ชื่อว่าเป็นธุรกิจที่ค่อนข้างที่จะมั่นคง และมีภูมิคุ้มกันในการฝ่าวิกฤติมากมาย ไม่ว่าจะเหตุภัยพิบัติทางธรรมชาติ หรือเศรษฐกิจตกต่ำ แต่กับเหตุการณ์โรคระบาดในปัจจุบันที่ทำให้ลูกค้าไฟแนนซ์หลายคนต้องกักตัวอยู่แต่ในบ้าน จนขาดรายได้ประจำ นั่นย่อมส่งผลให้เกิดโอกาสในการผิดนัดชำระ จนกระทบกับสภาพคล่องทางการเงินของไฟแนนซ์ได้ ฉะนั้นหากผู้ดำเนินธุรกิจละเลยการทำ Digital transformation กับธุรกิจไฟแนนซ์ ไม่รีบปรับองค์กรให้พร้อมรับมือ ก็อาจจะได้เจอกับผลกระทบที่รับมือยากจนทำให้ธุรกิจต้องสูญเสียรายได้

ในตลอดเวลาที่โลกหมุนไปข้างหน้านี้ เราได้มีเทคโนโลยีใหม่ ๆ มาช่วยแก้ไขปัญหามากมาย แต่ผู้บริหารท่านอาจจะคิดว่าองค์กรของตนมีระบบการทำงานที่ดี และมีเสถียรภาพ จึงไม่อยากจะปรับเปลี่ยนอะไรให้ยุ่งยาก แต่กับสถานการณ์ที่ทุกอย่างหยุดนิ่งแบบนี้ นี่ถือเป็นโอกาสดีที่จะได้เริ่มปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานในองค์กรให้เป็นดิจิตอล เพื่อที่ให้ง่ายต่อการนำข้อมูลมาวิเคราะห์ และติดตามงาน เพื่อที่จะนำมาใช้ในอนาคต

ฉะนั้นในบทความนี้ ทีมงาน K2 จะขอแบ่งปัน 5 เทคนิค Digital transformation กับธุรกิจไฟแนนซ์ เพื่อสร้างความมั่นใจให้กับการดำเนินกิจการมากขึ้น

1. ไม่มีเครื่องมือที่แก้ปัญหาทุกอย่างได้ในตัวเดียว

ด้วยความที่ธุรกิจไฟแนนซ์ ประกอบไปด้วยขั้นตอนและกระบวนการมากมาย ไม่ว่าจะเป็นขั้นตอนภายใน หรือภายนอกก็ตาม บางอย่างมีความซับซ้อนและประกอบไปด้วยรายละเอียดมากมาย ฉะนั้นจึงเป็นไปไม่ได้เลย ที่จะมีแอปพลิเคชั่น หรือแพล็ตฟอร์มอะไรที่สามารถมาช่วยปรับองค์กรเราได้แบบเบ็ดเสร็จตัวเดียว

ที่สำคัญไปกว่านั้น ในเมื่อเราต้องการจะปรับองค์กรให้มีความเป็นดิจิตอลมากขึ้นแล้ว ควรวางแผนให้รอบคอบ ไม่ใช่ว่าไปเจาะจงเอาเพียงขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่ง เพราะการทำ digital transformation ทั้งหมดนี้เป็นขั้นตอนที่ค่อนข้างกินระยะเวลานาน จึงต้องมีการแบ่งออกเป็นเฟสต่าง ๆ ตามลำดับความสำคัญของกระบวนการจึงจะช่วยให้เราเลือกเครื่องมือได้เหมาะสมที่สุด

เป็นเรื่องโชคดีของคนในยุคนี้ที่เรามีสารพัดเทคโนโลยีล้ำยุคมากมาย ไม่ว่าจะเป็น Robotic Process Automation (RPA), Digital Process Automation (DPA) ทั้งสองอย่างนี้ เมื่อทำงานร่วมกับ AI และ Machine Learning จะเกิดเป็นเครื่องมืออีกชนิดที่เรียกว่า Intelligent Automation ซึ่งเป็นการประยุกต์เอา AI มาช่วยในกระบวนการที่ต้องทำซ้ำบ่อย ๆ โดยเมื่อ AI จะมาช่วยเราวิเคราะห์และปรับปรุงในอีกขั้นตอนนึง ทำให้การปรับเปลี่ยนองค์กรมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

2. หาช่องทางในการนำ AI มาผนวกเข้ากับงานให้มากขึ้น

ขึ้นชื่อว่าไฟแนนซ์ ก็ต้องเป็นอะไรที่เกี่ยวข้องกันกับตัวเลขอย่างแน่นอน พอพูดถึงตัวเลขแล้ว สิ่งที่ตามมาคือความผิดพลาดจากตัวมนุษย์เอง การที่สมองเรารับข้อมูลมหาศาลเป็นเวลานาน นั่นย่อมส่งผลให้เกิดอาการล้า แต่กับ AI หรือคอมพิวเตอร์ที่ขับเคลื่อนด้วยกระแสไฟฟ้า หากเราสามารถตั้งโปรแกรมให้มันทำงานอย่างที่ใจเราต้องการได้ ความผิดพลาดจากการวิเคราะห์คำนวณจึงน้อยมาก

อีกหนึ่งอย่างที่มาคู่กับ AI ก็คือ Machine Learning หรือก็คือโปรแกรมช่วยวิเคราะห์ ที่จะช่วยเราย่อยข้อมูลมหาศาล ให้ออกมาอยู่ในรูปแบบที่เข้าใจง่าย ตัวอย่างการใช้งานด้านไฟแนนซ์ คือมีบริษัทแห่งหนึ่งได้นำมันมาช่วยวิเคราะห์ธุรกรรมทางการเงินของลูกค้า ว่ามีความเป็นไปได้ที่จะมีจุดประสงค์แอบแฝงในด้านฉ้อโกงหรือไม่ ทำให้เราสามารถเฝ้าระวังได้ล่วงหน้าโดยที่คนทำความผิดไม่ทันรู้ตัว

โดยสรุปแล้ว AI กับ Machine Learning เป็นเทคโนโลยีที่กำลังมาแรงในยุคนี้อย่างปฏิเสธไม่ได้ เพราะมันสามารถมาช่วยแบ่งเบาภาระงานที่จำเป็นต้องทำซ้ำ ๆ แทนที่มนุษย์ เพื่อให้เราสามารถเอาเวลาไปทำงานที่มีความซับซ้อน ไร้รูปแบบ ได้มากขึ้น ซึ่งก็จะส่งผลดีต่อองค์กรในภาพรวมในที่สุด

3. หาให้เจอ ว่าขั้นตอนอะไรควรทำให้เป็นระบบอัตโนมัติ

องค์กรหลายที่ประสบปัญหาในการวิเคราะห์ตัวเอง ไม่รู้ว่าควรจะปรับขั้นตอนการทำงานส่วนไหนให้เป็นระบบอัตโนมัติ จนบางครั้งก็ตัดสินใจผิดพลาด ส่งผลให้ลงทุนไปกับสิ่งที่สูญเปล่า และไม่ได้อะไรกลับคืนมา ฉะนั้นสิ่งที่ทำได้ คือการปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ ที่ชำนาญการด้านการปรับปรุงกระบวนการทำงาน ให้ช่วยวิเคราะห์และหาจุดที่เหมาะสมให้ ซึ่งบางทีก็อาจจะต้องมีการสละเวลาบุคลากรบางแผนกมาให้ข้อมูลเกี่ยวกับงานที่ทำ เพื่อหาขั้นตอนที่เหมาะสมให้เจอ

ทว่าในยุคโลกาภิวัฒน์อย่างในปัจจุบัน เรามีเครื่องมือที่เรียกว่า Process Extraction Tools หรือว่า Process Mining ที่หยิบเอา AI มาช่วยในการวิเคราะห์ในเวลาเดียวกันกับที่มีการทำงาน จนทำให้ได้ข้อมูลที่ค่อนข้างแม่นยำ ที่ให้เราสามารถนำเอาไปปรับใช้และระบุได้ว่าควรจะเริ่มเปลี่ยนแปลงขั้นตอนการทำงานส่วนไหนก่อน ถึงจะส่งผลกระทบในวงกว้างกับทั้งองค์กร อย่างไรก็ตามในสภาพแวดล้อมการทำงานของบ้านเรา ก็อาจมีความจำเป็นที่จะต้องวิเคราะห์ในจุดอื่นควบคู่กันไปด้วย ตามความเหมาะสม

4. วางแผนให้รอบคอบ และแบ่งช่วงการปรับเปลี่ยนให้ชัดเจน

อย่างที่ทีมงานได้กล่าวไว้ในตอนต้น ว่าการทำ Digital Transformation ให้กับองค์กร ไม่ใช่เรื่องที่จะทำกันภายในระยะเวลาอันสั้นได้สำเร็จ และในระหว่างขั้นตอนนั้นอาจจะมีการปรับแก้สิ่งที่ได้ทำลงไปอยู่เรื่อย ๆ ฉะนั้นในการปรับเปลี่ยนองค์กร ควรจะต้องมีการวางแผนออกเป็นช่วง ๆ แยกจากกันให้ชัดเจน ตามความเหมาะสม เพื่อให้ผลลัพธ์ที่ได้ออกมา ตรงกับความต้องการให้ได้มากที่สุด

สำหรับขั้นตอนการกระจายแผนออกเป็นช่วง ๆ นั้น ควรจะต้องกระทำอยู่บนพื้นฐานความเข้าใจในกระบวนการขององค์กรที่ชัดเจน ซึ่งจะต้องมีการกำหนดผลลัพธ์ที่คาดหวังของแต่ละช่วงออกมาให้วัดผลได้ เพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง สามารถวางแผนและบริหารจัดการทรัพยากร รวมถึงทีมงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ใช่ว่าเดินหน้าเต็มกำลังโดยทิ้งตัวงานหลัก จนเกิดเป็นผลกระทบในทางลบมากกว่าต่อองค์กร

5. ปรับเปลี่ยนให้รอบด้าน ไม่ใช่แค่หน้าตาที่ฉาบฉวย

เราอาจจะคิดว่า การจัดทำเว็บไซต์ หรือแอปพลิเคชั่นที่สื่อสารถึงตัวตนองค์กรขึ้นมา เป็นการเปลี่ยนแปลงสู่ยุคดิจิตอลที่ยิ่งใหญ่ แต่ความจริงแล้วมันไม่ใช่เพียงแค่นั้น ความหมายของการทำ Digital Transformation ให้กับองค์กรที่แท้จริง คือการเอาเทคโนโลยีเข้าไปช่วยให้ระบบการทำงานเดิม มีความกระชับ, รวดเร็ว และลดข้อผิดพลาดให้น้อยลง ฉะนั้นแล้ว เราจึงควรมองหาจุดที่ปรับปรุงให้รอบด้าน ไม่ใช่มองแต่เพียงด้านหน้าขององค์กรแต่อย่างเดียว

ผลสำรวจระบุว่า ขั้นตอนเบื้องหลังทางธุรกิจมากกว่า 70%-80% ยังคงพึ่งพาวัฒนกรรมองค์กรแบบเก่า ๆ อยู่ ตัวอย่างเช่น หากเราต้องการจะส่งต่อเอกสารบางอย่างออกไปให้กับทีมงาน หรือผู้ที่เกี่ยวข้องเพื่อดำเนินการอนุมัติอะไรบางอย่าง เราต้องมาคอยนั่งส่งอีเมลตัวเอกสารไป ๆ มา ๆ หลายครั้งจนกว่าจะจบขั้นตอนสุดท้าย นั่นทำให้เราสูญเสียเวลา และทรัพยากรบุคคลไปอย่างเปล่าประโยชน์ มิหนำซ้ำการติดตามงานยังทำได้ยาก มีความคลุมเครือ ไม่มีใครรู้ว่างานไปอยู่ตรงจุดไหน และมีใครที่เกี่ยวข้องกับมันบ้าง นี่จึงเป็นสาเหตุที่ว่าทำไม การปรับปรุงเบื้องหน้าอย่างเว็บไซต์ หรือแอปพลิคชั่น ไม่ใช่ทั้งหมดของการเปลี่ยนองค์กรเข้าสู่ยุคดิจิตอล

กระบวนการทำงานทั้งหมดอาจฟังดูซับซ้อน และยากที่จะทำให้สำเร็จได้ในเวลาอันสั้น แต่หากเราสามารถสร้างความเปลี่ยนแปลงให้เกิดขึ้นได้ ประโยชน์ที่จะได้รับกับองค์กรก็จะมหาศาลอย่างคาดไม่ถึง ตัวอย่างเช่น

ขจัดปัญหาคอขวดในขั้นตอนการทำงาน

เมื่อระบบต่าง ๆ มีความเป็นดิจิตอลมากขึ้น ทำให้เราสามารถติดตาม และตรวจสอบได้อย่างละเอียด ว่าสิ่งที่ฉุดรั้งขั้นตอนการทำงานดังกล่าวให้ช้าเกินมาตรฐานคืออะไร ซึ่งหากองค์กร สามารถทำการแก้ไขได้อย่างแม่นยำ ด้วยข้อมูลที่ได้มาจากการวิเคราะห์ ก็จะช่วยขจัดปัญหาคอขวดของกระบวนการดังกล่าวลงได้ ซึ่งนั่นส่งผลดีให้กับองค์กรอย่างไม่ต้องสงสัย ไม่ว่าจะช่วยในเรื่องรายได้ หรือกระทั่งภาพลักษณ์องค์กรที่ดูมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น

เพิ่มความโปร่งใสให้กับองค์กร

การเก็บข้อมูลและประวัติการทำงานไว้ในระบบดิจิตอล จะช่วยให้เราสามารถเรียกใช้สิ่งเหล่านั้นเมื่อไรก็ได้ ซึ่งให้ประโยชน์โดยตรงกับธุรกิจที่ต้องมีการตรวจสอบย้อนหลังเกิดขึ้นเป็นครั้งคราว อย่างเช่นธุรกิจไฟแนนซ์เป็นต้น เพราะเรามีประวัติการทำงานทุกอย่างพร้อมสรรพ ยิ่งไปกว่านั้นเมื่อเราปรับให้ขั้นตอนบางอย่างมีความอัตโนมัติ จะเป็นการลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากฝีมือมนุษย์ให้น้อยลง ซึ่งก็เหมือนเป็นการลดความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นกับองค์กรไปในตัว

เมื่อระบบและข้อมูลทั้งหมดออนไลน์ เราก็จะทำงานจากที่ไหนก็ได้

ต้องยอมรับว่าวิกฤติการณ์ COVID-19 เป็นตัวเร่งให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในระบบการทำงานทั่วโลกให้เข้าสู่ยุคใหม่เร็วขึ้น เพราะเมื่อทุกคนถูกกักตัวอยู่ในที่พักอาศัยของตัวเอง การทำงานจากที่บ้านจึงเป็นเรื่องที่ต้องเกิดขึ้นไปโดยอัตโนมัติ แน่นอนว่าองค์กรไหน ที่ยังเก็บข้อมูลในรูปแบบกระดาษ หรือว่าตัวพนักงานไม่ได้มีความเชี่ยวชาญในการใช้เครื่องมือที่รองรับการประชุมออนไลน์ ก็จะต้องได้รับผลกระทบกับระบบงานไปตาม ๆ กัน ฉะนั้นแล้ว การที่องค์กรพร้อมสำหรับการทำงานในรูปแบบใหม่ จึงถือเป็นข้อได้เปรียบที่ช่วยให้พนักงานทุกคนพร้อมสำหรับทุกสถานการณ์ฉุกเฉินที่จะเกิดขึ้น

Digital transformation กับธุรกิจไฟแนนซ์ เป็นกระบวนการที่องค์กรต้องลงทุนทั้งแรงกาย และแรงเงิน เพื่อสร้างให้เกิดกระบวนการทำงานใหม่ ที่จะช่วยให้บริษัทสามารถอยู่รอดในยุคที่ข้อมูลทุกอย่างอยู่ใกล้แค่เพียงปลายนิ้ว ฉะนั้นแล้วการวางแผนอย่างละเอียดรอบคอบ จึงเป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้าม รวมถึงการเลือกใช้งานเทคโนโลยีที่เหมาะสมกับระบบงาน ก็จะยิ่งช่วยให้ผลลัพธ์ที่ได้ มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

แต่หากท่านไหนยังไม่มั่นใจ หรือต้องการที่ปรึกษาในเรื่องดังกล่าว ทางทีมงาน K2 ก็พร้อมที่จะให้คำแนะนำ เพื่อให้คุณสามารถปรับเปลี่ยนองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ และก้าวนำคู่แข่งในตลาดได้อย่างภาคภูมิ

• อ่านต่อ Application ในกลุ่ม Financial

The post 5 ข้อต้องรู้พาธุรกิจไฟแนนซ์สู้ภัย COVID-19 appeared first on K2 Appstore.

นั่นจึงเป็นที่มาของ แอปพลิเคชั่นช่วยคนกลับไปทำงานหลังโควิด เซ็ตแอปพลิเคชั่น Back to Work ซึ่งประกอบไปด้วย 4 แอปพลิเคชั่นที่จะมาช่วยคุณจัดระบบการกลับเข้ามาทำงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยจะขอแนะนำ 2 แอปพลิเคชั่นในส่วน Containment ซึ่งถูกหยิบยกมาใช้งานในช่วงที่ผ่านมากันเป็นจำนวนมาก และอาจมีแนวโน้มนำกลับมาใช้อีก หากเกิดการระบาดในระลอกที่สองขึ้น

แอปพลิเคชั่นช่วยคนกลับไปทำงานหลังโควิด จาก K2

1. COVID-19 Enquiry

แอปพลิเคชั่นแบบสอบถามความพร้อมในการทำงาน รวมถึงสุขภาพของพนักงานในองค์กร โดยตัวแอปฯ จะส่งรายงานสถานะกลับมาที่ HR เพื่อนำไปประกอบการพิจารณาความพร้อมของบริษัทต่อไป

ในหน้า Dashboard ด้านบน จะประกอบไปด้วยข้อมูลเบื้องต้นมากมาย ไม่ว่าจะเป็น จำนวนแบบสอบถาม, สถานะของแบบสอบถาม รวมถึง Worklist ที่เจ้าของ Account ต้องทำ ในกรณีที่เป็นแผนก HR เพื่อสานต่อให้จบ Workflow โดยเราสามารถติดตามสถานะของแบบสอบถามที่เราได้ทำไปในทันที จากตาราง Status ด้านล่าง ทำให้ผู้ใช้รู้ได้ทันทีว่าตัวเองอยู่ในขั้นตอนไหน และจำเป็นต้องทำอะไรเพิ่มเติมบ้าง

โดยในแต่ละขั้นตอนจะมีการส่งอีเมลอัตโนมัติออกมาเพื่อแจ้งสถานะให้กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องได้ทราบ เพื่อที่จะได้จัดการในขั้นตอนของตนให้เสร็จสิ้น และออกมาเป็นผลลัพธ์ในตอนสุดท้าย ว่าพนักงานของเราพร้อมที่จะกลับเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศแล้วหรือยัง

Resource Management

ระบบบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลในองค์กร ที่จะช่วยให้เราสามารถจับคู่คนกับแผนกและฝ่ายงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดย Flow ของแอปฯ นี้จะแบ่งออกเป็นสามอย่าง นั่นก็คือ Request, Review และ Deployment

• Request
  ตัวแอปพลิเคชั่น Resource Management จะมาพร้อมกับ แบบฟอร์มการร้องของทรัพยากรบุคคล ซึ่งจะมีช่องรายละเอียดและความต้องการมากมายให้เจาะจง ซึ่งหลังจากมีการส่งฟอร์มเรียบร้อยแล้ว ตัวระบบจะทำการส่งอีเมลไปยังแผนกที่เกี่ยวข้องเพื่อดำเนินการในขั้นตอนถัดไป
  
• Review
  จบจากขั้นตอนการร้องขอแล้ว ก็จะเป็นในส่วนของการตรวจสอบคำร้องที่ได้ส่งมา ซึ่งถ้าโดยทั่วไปก็จะเป็นหน้าที่ของแผนก HR ที่จะต้องจัดหาบุคลากรที่เหมาะสมให้เข้ากับหน่วยงาน โดยในหน้า Dashboard จะมีระบบให้ทีมงานสามารถเข้าไปค้นหาบุคลากรที่เหมาะสม ซึ่งตัวแอปพลิเคชั่นจะคัดเอาตัวเลือกที่ตรงกับความต้องการมาให้โดยอัตโนมัติ โดยอ้างอิงจากข้อมูลที่ได้ทำการร้องขอเข้ามา

• Deployment
  ท้ายสุดหลังจากที่ได้มีการตรวจสอบ และจัดหาบุคลากรที่เหมาะสมได้ ก็จะต้องมีขั้นตอนของการ Deployment เกิดขึ้น โดยสามารถดำเนินการผ่านทาง K2 ได้โดยทันที ซึ่งหลังจากดำเนินการเรียบร้อยระบบจะทำการจัดส่งอีเมลไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด รวมถึงทำรายงานผลออกมาแสดงทางหน้า Dashboard นอกจากนี้ยังรองรับการ Export ข้อมูลออกมาเป็นไฟล์ Excel กรณีที่ต้องการนำไปประยุกต์ใช้อย่างอื่นอีกด้วย

ทั้งสองแอปฯ ด้านบนคือแอปพลิเคชั่นจากเซ็ต Containment ซึ่งเป็นที่นิยมในช่วงการกักตัวที่ผ่านมา อันดับถัดไปเราจะมาดูในส่วนของเซ็ตแอปพลิเคชั่น Back to Work ซึ่งน่าจะเป็นสิ่งที่กำลังเกิดขึ้นในสถานการณ์ปัจจุบัน

2. Government Guidelines

แอปพลิเคชั่นสำหรับสร้าง Guidelines ของบริษัท เพื่อให้สอดคล้องกับแนวทางการป้องกันโรคระบาดจากทางรัฐบาล โดยระบบจะช่วยจัดเก็บข้อมูลของระเบียบที่ทางบริษัทจะต้องออก และสร้าง Task ขึ้นมาให้กับพนักงานในองค์กร ซึ่งจะมีช่องให้เราสามารถกรอกลิงก์ที่อ้างอิงถึงระเบียบที่ทางรัฐบาลของแต่ละประเทศได้ประกาศออกมา ซึ่งตรงจุดนี้เราสามารถกำหนดวัน, เวลา และชื่อพนักงานผู้รับผิดชอบแต่ละ Task ขึ้นมาได้ และเมื่อ Task ได้ถูกสร้างขึ้นมาแล้ว ตัวระบบ K2 ก็จะส่งอีเมลเข้าไปหาบุคลากรที่เกี่ยวเพื่อแจ้งเตือนให้รับทราบ

หลังจากได้ทำการสร้าง Guidelines เรียบร้อยแล้ว เราสามารถติดตามสถานะได้จากที่หน้า Dashboard ของแอปพลิเคชั่น โดยจะมีสถานะของ Guidelines ทั้งหมด รวมถึงชื่อผู้รับผิดชอบแสดงออกมาให้เห็น และในบางกรณีที่เราต้องการสร้าง Guidelines อีกอันขึ้นมาที่มีลักษณะคล้ายคลึงกับอันที่มีอยู่ก่อนหน้า ตัวแอปพลิเคชั่นก็มีฟีเจอร์ในการคัดลอก Guidelines เพื่อที่จะได้ไม่ต้องเสียเวลากรอกข้อมูลใหม่ตั้งแต่ต้น

Staff Health Inquiry

Staff Health Inquiry เป็นแอปพลิเคชั่นที่ใช้ในการรวบรวมข้อมูลสุขภาพของพนักงานในองค์กร ผ่านทางแบบสอบถามที่เราสามารถเลือกได้ ว่าจะส่งหาทุกคนในบริษัท, ส่งแบบเจาะจงเป็นแผนก หรือว่าจะส่งหาพนักงานเป็นรายไป โดยระบบจะทำการส่งอีเมลแจ้งเตือนไปยังพนักงานคนนั้น เพื่อให้ตอบกลับแบบสอบถาม ซึ่งข้อดีของการเก็บข้อมูลการตอบแบบสอบถามไว้กับ K2 คือระบบจะช่วยจัดเรียงข้อมูลออกมาเป็นแผนภูมิสวยงามเป็นหมวดหมู่ ทำให้เราสามารถวิเคราะห์ความเสี่ยงด้านสุขภาพพนักงานได้ง่ายดายยิ่งขึ้น

Staff and Visitor Access

แอปพลิเคชั่นสำหรับติดตามการเข้า-ออก ออฟฟิศของพนักงานและผู้มาติดต่อ โดยหากว่าพนักงานคนไหนมีชื่อต้องเข้าออฟฟิศอยู่ใน Shift ที่สร้างไว้ในแอปพลิเคชั่นนี้ ชื่อของพนักงานคนนั้นก็จะขึ้นมาโชว์ในหน้า Check-in ทันที เพื่อที่จะได้ไม่ต้องมายืนค้นหาชื่อตัวเองในระบบอีก นอกจากนี้สำหรับองค์กรใหญ่ที่มีออฟฟิศอยู่ในต่างที่ เราสามารถสร้างสถานที่เหล่านั้นไว้ในแอป Staff and Visitor Access นี้ได้ แล้วระบบจะทำการสร้างลิงก์ขึ้นมาสำหรับสถานที่นั้นให้ทันที ซึ่งเราสามารถนำไปใช้ในแต่ละสถานที่ได้ โดยข้อมูลทั้งหมดจะยังถูกส่งเข้าที่ระบบกลางอยู่ เพื่อให้ง่ายต่อการจัดการและติดตามในภายหลัง

Task Management

เราได้อธิบายถึงระบบ Task ไปแล้วในแอปพลิเคชั่น Government Guidelines ด้านบน ซึ่งมีส่วนนั้นก็คือหน้าที่หลักของแอปพลิเคชั่น Task Management ตัวนี้ ที่จะช่วยให้เราสามารถจัดสรรงานให้กับบุคลากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยพนักงานแต่ละคนจะมีหน้า Dashboard ของแอปพลิเคชั่นนี้ไว้สำหรับเช็คว่าแต่ละวันตัวเองมี Task อะไรต้องทำบ้าง และมีเวลาในการทำงานนั้น ๆ นานเท่าไร

หลังจากที่ Task ได้ถูกส่งออกไปยังปลายทางแล้ว เราสามารถติดตามสถานะได้ภายในแอปพลิเคชั่น รวมถึงสามารถกรอกคอมเม้นต์หรือรายละเอียดเพิ่มเติมได้ตามต้องการ เพื่อให้แน่ใจว่างานที่ส่งออกไปจะไม่ถูกละเลยหรือตกหล่น

และทั้งหมดด้านบนก็คือแอปพลิเคชั่นที่ถูกสร้างขึ้นภายใต้ K2 Process Automation Platform ที่เป็นแอปพลิเคชั่นแพล็ตฟอร์มแบบ low-code ทำให้หากองค์กรต้องการแอปพลิคชั่นที่ทำงานเฉพาะเจาะจงในรูปแบบอื่น ก็สามารถกดสร้างขึ้นมาได้ด้วยตนเองเลย แบบที่ไม่จำเป็นต้องจ้าง Developer มาเขียนโค้ดให้ใหม่

โดยจุดแข็งหลักของ K2 ก็ได้แก่

1. Process and Task – สร้างและออกแบบแอปพลิเคชั่นในด้านขั้นตอนการทำงานโดยไม่ต้องเขียนโค้ด
2. Forms – สารพัดรูปแบบฟอร์มมากมาย ให้เลือกปรับใช้งานตามความเหมาะสม
3. Integration – เชื่อมข้อมูลเข้ากับระบบเดิมแบบไร้รอยต่อ ขจัดปัญหาการเรียนรู้ใหม่
4. Analytics – หน้าแสดงผลข้อมูลแบบดิจิตอลที่เอื้อต่อการวิเคราะห์
5. Case – ระบบจัดการ Case ที่ปฏิสัมพันธ์โดยตรงกับคนในองค์กร

ทั้งหมดนี้ก็ถือว่าครอบคลุมเพียงพอต่อการบริหารงานด้านข้อมูลภายในองค์กร ที่มักจะซับซ้อนยุ่งเหยิง ให้ดูง่ายและสามารถนำไปวิเคราะห์ต่อยอดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

The post เปิดทำการอย่างมีประสิทธิภาพด้วย Back to Work ชุดแอปพลิเคชั่นช่วยคนกลับไปทำงานหลังโควิด ที่ช่วยให้การกลับไปออฟฟิศเป็นเรื่องง่าย appeared first on K2 Appstore.

หากพูดถึง New Product Development หรือ เทคนิคการพัฒนาสินค้าใหม่ให้ตรงใจ ถ้าเป็นในสถานการณ์ทั่วไป จะต้องเริ่มจากแผนกมาร์เก็ตติ้ง ลงสำรวจตลาดเพื่อหาช่องทางที่สามารถสร้างรายได้ให้กับบริษัท เมื่อได้ข้อมูลดังกล่าวมาแล้ว ก็จะต้องมาปรึกษากันกับแผนกพัฒนาผลิตภัณฑ์ หรือที่เราอาจจะเรียกกันแบบติดปากว่า R&D โดยทั้งสองแผนกจะร่วมมือกันค้นหาความเป็นไปได้ที่จะผลิตสินค้าชิ้นดังกล่าวขึ้นมา ซึ่งถ้าผลออกมาดูมีความหวัง ก็จะเข้าสู่กระบวนการผลิตและทดสอบต่อไป ขั้นตอนทั้งหมดนี้ในเวลาปกติ อาจกินระยะเวลาเฉลี่ย 2-3 เดือนโดยประมาณ แต่หากเป็นในสถานการณ์ไวรัส COVID-19 นี้แล้ว มีความเป็นไปได้สูงมาก ที่ขั้นตอนทั้งหมดอาจจะกินเวลายาวนานกว่าปกติ ด้วยปัจจัยความไม่พร้อมหลายอย่าง

ในเวลาปกตินั้น อุปสรรคอย่างหนึ่งในกระบวนการพัฒนาสินค้าใหม่ ก็คือการที่เราไม่สามารถติดตามความคืบหน้าในแต่ละขั้นตอนได้ 100% บางทีเมื่อแผนกมาร์เก็ตติ้งที่เป็นคนริเริ่มโปรเจคส่งงานออกไป ทุกอย่างก็ดูจะหายเข้ากลีบเมฆ โดยไม่อาจรู้ได้ว่าตอนนี้ทุกอย่างกำลังดำเนินการไปถึงไหนแล้ว ซึ่งตรงจุดนี้เองคือส่วนที่ซอฟต์แวร์ของ K2 สามารถเข้ามาช่วยเหลือได้

สิ่งที่ K2 เข้ามาช่วยคือการทำให้ทุกขั้นตอนสามารถติดตาม หรือตั้งระยะเวลาที่กำหนดได้ และรายงานผลการทำงานในทุกขั้นตอนให้เจ้าของโปรเจกต์ทราบ รวมถึงยังสามารถออกแบบ workflow ได้อย่างอิสระ และยืดหยุ่น จึงสามารถนำมาปรับใช้งานกับสินค้าได้หลากหลายรูปแบบด้วยกัน ไม่ว่าจะเป็นเสื้อผ้า, ของใช้ในชีวิตประจำวัน รวมไปถึง “อาหาร” ตามตัวอย่างลูกค้าด้านล่าง

ตัวอย่างธุรกิจที่นำซอฟต์แวร์ K2 เข้าไปช่วยเหลือในขั้นตอนพัฒนาสินค้าใหม่

1. บริษัท A ผู้ผลิตสินค้าอุปโภคบริโภครายใหญ่ของไทย

บริษัท A เป็นบริษัทผู้ผลิตสินค้าอุปโภคบริโภครายใหญ่ ที่มีหน้าร้านเป็นของตัวเอง ทำให้ต้องคอยพัฒนาสินค้าอยู่ตลอด เพื่อตอบโจทย์ความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนไป ฉะนั้นกระบวนการ New Product Development ของพวกเขาต้องรวดเร็ว และติดตามได้ในทุกกระบวนการ

ทุกครั้งที่มีการเริ่มต้นพัฒนาสินค้าใหม่ หลังจากได้ข้อสรุปว่าจะเริ่มพัฒนาไปในทิศทางใด บริษัท A ก็จะนำข้อมูลมาเข้าระบบของ K2 จากนั้นเริ่มออกแบบ workflow ที่รวมทุกขั้นตอนที่จำเป็นเอาไว้ทั้งหมด ยิ่งในบางโปรเจ็กต์อาจจะต้องผ่าน workflow กันเป็นหลักร้อย กว่าจะสามารถจบออกมาเป็นผลิตภัณฑ์ใหม่ที่วางจำหน่ายหน้าร้านได้ แต่ถึงแม้จะมีขั้นตอนซับซ้อนมากมายแค่ไหน หากเราสามารถติดตามความคืบหน้าได้อย่างต่อเนื่องโดยที่ไม่มีข้อมูลตกหล่น ก็จะช่วยให้ระยะเวลาในการพัฒนาสินค้าใหม่ลดลง เพราะไม่ต้องคอยเสียเวลาติดตาม หรือตรวจสอบความครบถ้วนนั่นเอง

“สิ่งที่ K2 เข้ามาช่วยคือการทำให้ทุกขั้นตอนสามารถติดตาม หรือตั้งระยะเวลาที่กำหนดได้ และรายงานผลการทำงานในทุกขั้นตอนให้เจ้าของโปรเจกต์ทราบ”

ยิ่งไปกว่านั้น ด้วยความที่บริษัท A ผลิตสินค้าหลายรูปแบบ แต่ละอย่างก็มีขั้นตอนที่เฉพาะเจาะจงไม่เหมือนกัน ทำให้การออกแบบ workflow ต้องมีความยืดหยุ่นปรับเปลี่ยนได้ง่าย เพื่อทำให้ตัวสินค้าถูกพัฒนาออกมาตรงตามความต้องการ จุดนี้เองถือว่าเป็นอีกหนึ่งจุดแข็งที่ซอฟต์แวร์จาก K2 สามารถตอบโจทย์ลูกค้าได้ตรงประเด็น และครบถ้วนตามความต้องการ ช่วยให้ธุรกิจดำเนินไปได้อย่างราบรื่น

2. บริษัท Global Biotechnology

Global Biotechnology เป็นบริษัทผู้นำการผลิตและวิจัยเทคโนโลยีชีวภาพจากสหรัฐอเมริกา ที่รับเอาซอฟต์แวร์ K2 เข้าไปช่วยทำ Digital Transformation ให้กับขั้นตอน New Product Development ของบริษัทที่เต็มไปด้วยความวุ่นวายทั้งในเรื่องเอกสาร และการติดตามสถานะของกระบวนการ ยิ่งไปกว่านั้น พวกเราน่าจะรู้กันดีว่าในประเทศสหรัฐอเมริกาการพัฒนาเทคโนโลยีชีวภาพที่มีความเกี่ยวข้องกับอาหารไม่ว่าจะของคนและสัตว์ ก็ต้องผ่านกระบวนการตรวจสอบทางกฎหมายที่เข้มข้นซับซ้อน หากบริษัทยังคงยึดติดกับการทำงานแบบเดิม ๆ ผ่านรายงานแบบกระดาษ หรืออีเมลซึ่งมีโอกาสผิดพลาดสูง นั่นจะยิ่งทำให้กระบวนการ New Product Development ของบริษัทกินเวลานานออกไปอีก ทางบริษัทจึงตัดสินใจนำซอฟต์แวร์จัดการจาก K2 เข้ามาช่วยเหลือ

K2 SmartForms และ workflows คือฟีเจอร์สำคัญที่ช่วยทุ่นแรงการทำ New Product Development ของบริษัท Global Biotechnology ให้เดินไปข้างหน้าได้อย่างรวดเร็ว และด้วยเอกลักษณ์ความเป็นแพล็ตฟอร์มแบบ low-code process automation ทำให้ทางทีมงานของทางบริษัทสามารถปรับแต่งขั้นตอนและ workflow ต่าง ๆ ได้อย่างอิสระ นั่นทำให้การทำ Digital Transformation ของบริษัท Global Biotechnology ประสบความสำเร็จและยกระดับมาตรฐานการผลิตให้สูงขึ้น รวมทั้งยังเพิ่ม productivity ให้กระบวนการต่าง ๆ อีกด้วย

ในสถานการณ์ที่ต้องทำงานแข่งกับเวลาแบบนี้ การมีเครื่องมือคอยช่วยแบ่งเบาภาระการทำงาน และช่วยรันกระบวนการในโปรเจกต์ให้ผ่านไปอย่างราบรื่น อย่างเช่นกระบวนการพัฒนาสินค้าใหม่นี้ ถือว่าเป็นเรื่องที่ควรพิจารณาเป็นอย่างมาก เพราะอย่างที่ทีมงานได้เกริ่นเอาไว้ในตอนต้น ว่าใครที่สามารถพัฒนาสินค้าออกมาได้ก่อน และตรงใจผู้บริโภคได้มากที่สุด ล้วนแล้วแต่จะได้เปรียบเป็นอย่างมากในสถานการณ์ปัจจุบัน

เช่นเคยครับ ถ้าท่านผู้อ่านคนไหนสนใจอยากจะให้ K2 เข้าไปช่วยแก้ไขปัญหา หรือเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการบางอย่างในบริษัทของท่าน ก็สามารถลงชื่อรับความสนใจไว้ที่ฟอร์มด้านล่างได้เลย แล้วทีมงานจะรีบติดต่อกลับอย่างเร็วที่สุด

The post เทคนิคการพัฒนาสินค้าใหม่ให้ตรงใจ และทันสถานการณ์วิกฤติในปัจจุบัน appeared first on K2 Appstore.

1. ตัวแผนครอบคลุมบริษัทแค่เพียงบางแผนก

หากเปรียบบริษัทเป็นมนุษย์คนนึง แผนกต่าง ๆ ก็เป็นเสมือนอวัยวะสำคัญ ที่ถ้าเกิดล้มเหลวขึ้นมา ชีวิตของมนุษย์คนนั้นก็คงจบลง ฉะนั้นเวลาที่เรามีโอกาสพิจารณาแผนต่อเนื่องของคู่ค้า เราควรต้องเช็คให้ดีว่าพวกเขามีกระบวนการรับมืออย่างครบถ้วนทุกแผนก หรือหากไม่ครบก็ควรจะต้องมีเหตุผลที่เหมาะสมในการเลือกปฏิบัติเช่นนั้น ตัวอย่างเช่น ธุรกิจห้างสรรพสินค้า ในสถานการณ์ COVID-19 ที่พวกเขาไม่สามารถเปิดให้คนเข้าไปเดินแบบอิสระอย่างที่เคยทำ ก็ต้องออกมาตรการช่วยเยียวยาผู้ค้ารายย่อยที่ไปเช่าพื้นที่ เป็นการงดเว้นค่าเช่าในช่วงเวลาจำกัดไป เพื่อในวันที่ทุกอย่างกลับเป็นปกติ พวกเขาเหล่านั้นจะสามารถกลับมาขายของและดึงดูดคนให้เข้ามาเดินได้เช่นเดิม

2. บริษัทคู่ค้าขาดการปรับปรุงแผนต่อเนื่องทางธุรกิจมาเป็นเวลานาน

เพราะโลกใบนี้มีการหมุนอยู่ตลอดเวลา ทำให้ทุกอย่างไม่เคยที่จะหยุดอยู่กับที่ ดังนั้นแผนต่อเนื่องทางธุรกิจ จึงควรจะต้องมีการปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมทันเหตุการณ์ปัจจุบันอยู่เสมอ หรืออย่างน้อยก็ไม่ควรเกินระยะเวลาที่บริษัทคู่ค้าของเราได้กำหนดเอาไว้ในแผนต่อเนื่องทางธุรกิจของพวกเขา เพราะไม่อย่างนั้นแล้วบริษัทคู่ค้าของเราอาจจะกำลังมีความเสี่ยง เนื่องจากพวกเขาอาจจะตั้งรับไม่ทันกับสถานการณ์ฉุกเฉินที่อาจเกิดขึ้น จากบางอย่างที่ไม่เคยได้คาดคิด หรือวางแผนมาก่อน

3. ไม่มีการเอ่ยถึงบริการที่เกี่ยวข้องกับบริษัทของเราในตัวแผน

อย่างที่ทราบกันดีว่าแผนต่อเนื่องทางธุรกิจของบริษัทที่หนึ่ง อาจจะไม่ได้มีเพียงแค่แผนเดียว ซึ่งก็เป็นเรื่องดีที่บริษัทคู่ค้าของเรามีความรอบคอบ คิดวิธีการรับมือความเสี่ยงหลากหลายรูปแบบ แต่ความหลากหลายนั้นจะไม่มีความหมายกับบริษัทเราเลย ถ้าเขาไม่ได้เอ่ยถึงกระบวนการจัดการกับส่วนธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับบริษัทของเรา ฉะนั้น เราจึงต้องทำความเข้าใจหรือสอบถามให้แน่ชัด ว่าพวกเขามีแนวทางจัดการกับเรื่องที่เกี่ยวข้องกับบริษัทของคุณอย่างไร และมีมาตรการรับมือที่น่าพอใจหรือไม่ ก่อนหน้าที่จะตกลงปลงใจทำธุรกิจร่วมกัน

4. ไม่มีการระบุถึงระยะเวลาในการกู้คืนธุรกิจที่ยอมรับได้

การหยุดชะงักของธุรกิจ เป็นเรื่องที่ไม่มีใครอยากให้เกิดขึ้น แน่นอนว่าพวกเราเองก็ไม่อยากให้ธุรกิจของบริษัทคู่ค้าที่เรากำลังมีปฏิสัมพันธ์ด้วย ต้องประสบปัญหาจนกระทบกับบริษัทของเราเช่นกัน อย่างไรก็ตามถ้าเกิดเหตุสุดวิสัยขึ้นจริง ๆ ในฐานะคนทำธุรกิจด้วยกัน เราก็ต้องคาดหวังว่าจะมีการระบุระยะเวลาที่แน่ชัดในการกู้คืนระบบ เพื่อให้ธุรกิจกลับมาดำเนินการต่อเนื่องได้อีกครั้ง หรือถ้าตกอยู่ภายใต้สถานการณ์ที่ไม่สามารถคาดเดาได้ หรือคาดเดาได้ยาก อย่างเช่นสถานการณ์โรคระบาด COVID-19 ที่ทั่วโลกประสบอยู่ในตอนนี้ ตัวบริษัทนั้น จะต้องมีการรับมือสถานการณ์ และสร้างความเชื่อมั่นกับบริษัทที่กำลังทำธุรกิจด้วยอย่างดีที่สุด ไม่ว่าจะเป็นการชี้แจงเหตุการณ์ หรือเปิดเผยข้อมูลที่เป็นประโยชน์ก็ตาม

หลักใหญ่ใจความทั้งหมด ของการพิจารณาแผนต่อเนื่องทางธุรกิจของคู่ค้ากับทางบริษัทเรานั้น ล้วนแล้วแต่อยู่บนพื้นฐานของการหาทางรับมือความเสี่ยง ที่อาจจะเกิดขึ้นได้กับบริษัทของเรา ซึ่งก็นับเป็นอีกหนึ่งขั้นตอนการคิดแผนต่อเนื่องทางธุรกิจของบริษัทเช่นกัน ฉะนั้นการที่เราได้มีโอกาสพิจารณาแผนฯ ของบริษัทคู่ค้า จึงเป็นเรื่องที่เราอยากจะแนะนำให้ทำ และดูให้ถี่ถ้วนในทุกมิติตามที่เราได้นำเสนอไว้ด้านบน จึงจะช่วยลดความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นต่อบริษัทของเราให้เหลือน้อยที่สุด

ฟังดูเหมือนเป็นงานหนักเหมือนกัน ที่จะต้องมานั่งพิจารณาคู่ค้าของเราเป็นราย ๆ ซึ่งถ้าเกิดมีจำนวนมาก ก็น่าจะต้องเป็นขั้นตอนที่กินเวลายาวนานจนแทบไม่ได้เอาเวลาไปทำอย่างอื่นกันเลยทีเดียว แน่นอนว่า K2 เรามีตัวช่วยให้คุณเช่นเคย นั่นก็คือ ระบบจัดการคู่ค้ากับแผนต่อเนื่องทางทางธุรกิจ K2 – Vendor Management นั่นเอง

ระบบจัดการคู่ค้ากับแผนต่อเนื่องทางทางธุรกิจ – K2 Vendor Management System

ระบบจัดการคู่ค้า หรือ Vendor Management เป็นระบบที่ทาง K2 ออกแบบมาเพื่อบริหารจัดการข้อมูลเกี่ยวกับคู่ค้า เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพด้านการสื่อสารระหว่างบริษัทและคู่ค้า ให้รวดเร็วง่ายดายมากขึ้น โดยรองรับความหลากหลายของการทำงานที่แตกต่างกันออกไป รวมถึงสามารถปรับแต่งขั้นตอน, แบบฟอร์ม, การจัดซื้อจัดจ้าง และเกณฑ์การทำงานได้อย่างอิสระ โดยระบบทั้งหมดถูกออกแบบมาให้พร้อมใช้งานได้ทันที หลังการตั้งค่า

จุดเด่นของระบบ Vendor Management Portal ของ K2

• Feature ทั่วไป

• ระบบการลงทะเบียนคู่ค้า Vendor Registration

• Pre-Qualification

• Purchase Order

• Delivery Plan Order

• Goods Receipt

• Invoicing (Billing)

• Payment

• Post Evaluation

แน่นอนว่าเมื่อเราสามารถลดขั้นตอน หรือเวลาในการทำงานบางอย่างเกี่ยวกับคู่ค้าลงได้ ก็จะช่วยให้เรามีเวลาเหลือเพิ่มมากขึ้น และสามารถพิจารณาตรวจสอบแผนต่อเนื่องทางธุรกิจของคู่ค้าได้อย่างรอบครอบ และรัดกุมมากยิ่งขึ้น ซึ่งจะนำไปสู่การลดความเสี่ยงที่จะมีต่อบริษัท รวมถึงช่วยเพิ่มประสิทธิภาพแผนฯ ของบริษัทเราเองให้ดีมากยิ่งขึ้นไปอีกด้วย

อ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Vendor Management ได้ ที่นี่

หรือถ้าท่านสนใจให้ทีมงานแนะนำ ระบบจัดการคู่ค้ากับแผนต่อเนื่องทางทางธุรกิจ กรุณากรอกแบบฟอร์มด้านล่างเพื่อให้ทีมงานติดต่อกลับ

Reference:
1. https://www.zycus.com/blog/supplier-management/a-complete-guide-to-vendor-management-its-benefits-challenges-process-best-practices.html
2. https://www.purchasing-procurement-center.com/vendor-management-system.html

The post 4 สิ่งที่ควรเช็คว่ามีอยู่ในแผนต่อเนื่องทางธุรกิจของคู่ค้าคุณหรือไม่ appeared first on K2 Appstore.

แต่ในวิกฤติ ก็ยังมีโอกาสรอให้เราไขว่คว้าอยู่เช่นกัน เพราะใช่ว่าไวรัสตัวร้ายนี้ จะสร้างความปั่นป่วนให้กับทุกคนเท่ากันเสมอไป ยังมีธุรกิจบางประเภทที่ได้รับผลกระทบไม่มากเท่าไรนัก ยกตัวอย่างเช่นธุรกิจเกี่ยวกับโทรคมนาคม, บรรจุภัณฑ์ และที่ขาดไม่ได้เป็นปัจจัย 4 ของมนุษย์ นั่นคือธุรกิจด้านอาหาร ซึ่งในตอนนี้หลาย ๆ ร้านก็สามารถปรับตัวได้ไว จากร้านนั่งทานมาทำ Delivery จนมียอดขายขึ้นมาบ้าง ซึ่งนี่เองถือว่าเป็นโอกาสดีที่คุณจะได้เริ่มทำแผนต่อเนื่องทางธุรกิจ (Business Continuity Plan) เพื่อที่จะสามารถปรับเปลี่ยนกระบวนการภายในให้ธุรกิจยังคงดำเนินไปได้อย่างต่อเนื่อง ไม่หยุดชะงัก สร้างรายได้ก่อนหน้าคู่แข่ง เพราะในจังหวะที่สถานการณ์คลี่คลาย บริษัทคุณจะได้ลุกขึ้นวิ่งไปได้ก่อนใคร ในขณะที่คนอื่นเพิ่งจะประคองตัวขึ้นมา

แผนธุรกิจรับมือ COVID-19 ดังกล่าว มีแนวทางง่าย ๆ 4 ขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. จัดลำดับความสำคัญของกระบวนการและทรัพยากรทางธุรกิจ

ก่อนที่จะเริ่มการวิเคราะห์ใด ๆ เพื่อสร้างแผนธุรกิจรับมือ COVID-19 ใดๆ เราควรเริ่มจากการจัดลำดับความสำคัญของกระบวนการทางธุรกิจภายในบริษัทก่อน ไล่เรียงกันไปว่าขั้นตอนไหนมีความสำคัญที่สุด ตัวอย่างธุรกิจอาหาร สิ่งที่ควรได้รับความสำคัญก็คงจะไม่พ้น กระบวนการจัดหาวัตถุดิบและกระบวนการปรุง เพราะถ้าขาดอย่างใดอย่างหนึ่งไป ก็อาจส่งผลให้ไม่สามารถดำเนินธุรกิจต่อเนื่องไปได้ ซึ่งกระบวนการเหล่านี้ควรจะต้องได้รับการดูแลเป็นอันดับต้น ๆ และปัดเอากระบวนการที่สำคัญน้อยกว่าให้ตกไปก่อน แน่นอนว่าเมื่อกระบวนการได้รับการจัดลำดับแล้ว บรรดาทรัพยากรต่าง ๆ ก็ควรที่จะมีการจัดสรรอย่างเหมาะสมตามมาด้วย ไม่ว่าจะบุคคลหรือสิ่งของภายในร้านว่าอะไรควรมีการปรับเปลี่ยนอย่างไร

2. วิเคราะห์ผลกระทบ และประเมินความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นต่อธุรกิจ

เหตุการณ์อย่างโรคระบาด COVID-19 ถือว่าเป็นเหตุการณ์ที่เรามีเวลาวิเคราะห์สถานการณ์ และพอจะคาดเดาบางอย่างล่วงหน้าได้บ้าง เพราะไม่ใช่เหตุภัยพิบัติที่เกิดแบบฉับพลัน ซึ่งจะเห็นได้ว่าสื่อต่าง ๆ เริ่มนำเสนอข่าวตั้งแต่ช่วงเดือนมกราคม 2563 ที่ผ่านมา การวิเคราะห์สถานการณ์และผลกระทบทั้งทางตรงกับทางอ้อม จึงควรจะเริ่มทำกันตั้งแต่ตอนนั้น โดยแจกแจงระดับความเสี่ยงที่จะมีต่อธุรกิจออกมาเพื่อที่จะได้เตรียมการรับมือให้ธุรกิจดำเนินการได้อย่างต่อเนื่อง อย่างไรก็ตามในตอนนี้ (เมษายน 2563) ถือว่าเป็นจุดที่เหตุการณ์ได้เกิดขึ้นไปแล้ว ซึ่งกำลังมีแนวโน้มที่จะรุนแรงขึ้น ฉะนั้นแนวทางการวิเคราะห์อาจเปลี่ยนเป็นระยะเวลาในการฟื้นคืนสภาพกลับเป็นปกติ เพื่อจะสามารถนำไปจัดทำแผนธุรกิจรับมือ COVID-19

3. สร้างแนวทางการรับมือที่ปฏิบัติได้จริง

หลังจากได้มีการเตรียมข้อมูลจากการวิเคราะห์และจัดลำดับกันไปเรียบร้อยแล้ว ก็ได้เวลาจัดทำแผนการรับมือเมื่อเกิดเหตุการณ์ดังกล่าวขึ้น โดยอาจจะเขียนเป็นข้อกำหนด หรือแนวทางการแก้ไขปัญหาในเรื่องต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น จากเหตุการณ์ในปัจจุบัน เมื่อมีโรคระบาดร้ายแรงเกิดขึ้น และติดต่อกันได้ง่าย แนวทางการรับมือของบริษัทก็คืออนุญาติให้พนักงานทุกคน สามารถทำงานจากที่บ้านได้ เปลี่ยนการประชุมแบบเห็นหน้าไปเป็น Video Conference หรือจะเป็นการปรับเวลาเข้างานให้เหลื่อมกันเพื่อลดการรวมตัวกันของคนหมู่มาก ทั้งหมดนี้เป็นแนวทางการรับมือที่สามารถทำได้จริง (ซึ่งพิสูจน์แล้วจากสถานการณ์ปัจจุบัน) ซึ่งเมื่อได้แผนต่อเนื่องทางธุรกิจ หรือแนวทางการรับมือเรียบร้อยแล้ว ก็ควรที่จะต้องมีการประกาศออกไปให้ทุกคนในองค์กรเข้าใจตรงกัน และพร้อมจะทำตามเมื่อประกาศใช้

ตัวอย่าง แผนธุรกิจรับมือ COVID-19 ของแต่ละบริษัทและสตาร์ทอัปภายใต้วิกฤติ COVID-19

Apple

• ปรับรูปแบบการจัดงาน WDC ให้เป็นแบบออนไลน์ทั้งหมด
• ขยายเวลาการทดลองใช้งานแอปพลิเคชั่น Final Cut Pro X และ Logic Pro X เป็น 90 วัน เพื่อดึงดูดคนให้มาทดลองใช้

FINNOMENA

• ออกมาตรการป้องกันการแพร่ระบาดของโรคภายในบริษัท โดยให้พนักงานที่พบว่าตัวเองมีความเสี่ยงไปตรวจทันที ซึ่งบริษัทจะเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายให้ทั้งหมด
• เปิดนโยบายให้ทุกคนบริษัทหลีกเลี่ยงการเดินทางในช่วง Peak Hour

การบินไทย

• ประกาศให้พนักงานหยุดงาน 2 เดือน และปรับลดเงินเดือนลงตั้งแต่ 10-50%
• เปิดขายเมนูอาหารกล่อง Delivery จากครัวการบินไทย

AIS

• เตรียมความพร้อมด้านเทคโนโลยี เพื่อที่จะให้พนักงานในส่วนที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานบริการลูกค้าสามารถ Work From Home ได้
• เปิดแพ็กเกจใหม่ Working From Home สำหรับ AIS 5G, 4G และ Fibre พร้อมฟรีไลเซนส์ Office 365 – E1

4. ทดสอบและปรับปรุงแผนการหรือแนวทาง ให้เข้ากับสถานการณ์อย่างสม่ำเสมอ

เมื่อได้มีการประกาศแนวทางการปฏิบัติให้กับพนักงานทุกคนได้ทราบ ควรจะต้องมีการทดสอบ และซักซ้อมแผนกันอยู่เป็นประจำ เพื่อทำให้ทุกคนคุ้นเคยกับเครื่องมือหรือวิธีการที่จะนำมาใช้ และเป็นการพิสูจน์แผนการว่าสามารถใช้ได้จริงไปในตัว อย่างการประชุมทางไกลที่เกิดขึ้นระหว่างการทำงานจากที่บ้าน ก็ถือว่าเป็นเรื่องที่ต้องซักซ้อม เพราะในเหตุการณ์จริง อาจจะเกิดเหตุติดขัดที่เป็นอุปสรรคต่าง ๆ ขึ้นได้ ไม่ว่าจะมาจากปัจจัยภายนอกหรือภายในก็ตาม โดยผลการทดสอบทั้งหมดจะต้องถูกนำมาทบทวน เพื่อนำไปปรับปรุงให้แผนที่ถูกคิดขึ้นมามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

อย่างไรก็ตามแม้แผนการจะถูกคิดค้นมาดีเพียงใด ในสถานการณ์จริงก็ล้วนแล้วแต่มีเหตุไม่คาดฝันเกิดขึ้นได้เสมอ ฉะนั้นการที่องค์กรของคุณ มีเครื่องมือที่พร้อมสำหรับการปรับตัว จึงเป็นเรื่องดีที่จะช่วยให้การปฏิบัติทำได้ง่ายขึ้น

สำหรับธุรกิจอาหารและสาธารณูปโภคที่ยังเจอปัญหาการจัดการคำสั่งซื้อ บางทีลูกค้าสั่งของแล้วเกิดตกหล่น หรือว่าขั้นตอนการโอนถ่ายงานของแต่ละแผนกมีช่องโหว่ ทำให้เสียโอกาสสร้างรายได้ ทาง K2 มี Solution ที่จะช่วยคุณแบ่งเบาปัญหาในเรื่องเหล่านี้มาแนะนำ มันมีชื่อว่า Direct Order Management

Direct Order Management เป็นระบบจัดการคำสั่งซื้อที่มัดรวมเอาความสามารถหลายอย่างเข้าไว้ด้วยกันภายใต้แอปพลิเคชั่นเดียว ช่วยให้เราสามารถจัดการและติดตามคำสั่งซื้อตั้งแต่ต้นทาง สู่ปลายทางได้แบบครบถ้วนสมบูรณ์แบบ ไม่ว่าคุณจะมีหน้าร้านกี่สาขา เป็นแบบออนไลน์ หรือออฟไลน์ก็ตาม

ซึ่ง Solution จากทาง K2 มาพร้อมกับระบบตั้งค่าเบื้องต้นที่พร้อมเริ่มใช้งานกับธุรกิจของคุณได้ทันที ทำให้องค์กรสามารถดำเนินกิจการได้อย่างต่อเนื่อง และปรับโปรโมชั่นให้เข้ากับสถานการณ์ได้ทุกเมื่อ จากสถิติการสั่งซื้อของลูกค้าที่ถูกติดตามไว้ในระบบตลอด

ความสามารถบางส่วนของ K2 – Direct Order Management

• ระบบติดตามคำสั่งซื้อที่ครอบคลุมตั้งแต่ต้นทางจนถึงปลายทาง
• ระบบฐานข้อมูลลูกค้าและประวัติการสั่ง
• ระบบเก็บสถิติการสร้างคำสั่งซื้อของพนักงานในบริษัท

ทั้งหมดด้านบนเป็นเพียงตัวอย่างฟีเจอร์ที่น่าสนใจของ K2 – Direct Order Management ถ้าท่านสนใจอยากได้ข้อมูลเพิ่มเติม หรืออยากให้ทีมงาน K2 ช่วยออกแบบ Solution ที่เหมาะสมกับธุรกิจให้ สามารถลงชื่อที่ฟอร์มด้านล่างไว้ แล้วทีมงานจะรีบติดต่อกลับทันที

ที่มา

• ‘การบินไทย’ ประกาศให้พนักงานหยุด 2 เดือน ลดเงินเดือน 10-50%
• DESIGN IN THE TIME OF COVID-19
• AIS ส่งความห่วงใย ให้คนทำงานจากที่บ้าน ได้ง่าย ๆ

บทความที่เกี่ยวข้อง

The post สร้างแผนต่อเนื่องทางธุรกิจฉบับเร่งรัด รับมือ COVID-19 appeared first on K2 Appstore.

ทว่าการจะออกนโยบายแบบนั้น คุณต้องมั่นใจในระดับหนึ่ง ว่าระบบงานและทีมของคุณพร้อมแล้วสำหรับการทำงานที่บ้าน

ตัวอย่างบริษัทชั้นนำที่มีนโยบายให้พนักงานทำงานที่บ้าน

บริษัท โทเทิ่ล แอ็คเซส คอมมูนิเคชั่น จำกัด (มหาชน) (DTAC) – พนักงานทุกสายงานแบ่งทีมเป็น 2 กลุ่มเพื่อสลับกันทำงานจากบ้าน เริ่มตั้งแต่วันที่ 18 มี.ค. 63 โดยขึ้นไฟล์งานบนระบบคลาวด์รูปแบบ SharePoint หรือ Microsoft Teams เพื่อให้เข้าถึงได้ทุกที่ สำหรับเครือข่ายข้อมูลขององค์กรมีการเข้ารหัส VPN เพื่อให้เข้าถึงข้อมูลจากภายนอกบริษัทได้อย่างปลอดภัย

บริษัทหลักทรัพย์จัดการกองทุน จิตตะ เวลธ์ จำกัด (Jitta) – การจัดการในบริษัทเพื่อให้ทำงานได้ราบรื่น จะจัดตารางกำหนดเวลาประชุมที่ชัดเจน จัดเป้าหมายการทำงานในแต่ละวัน และพนักงานต้องติดต่อได้เสมอหรือมีบุคคลสำรองให้ติดต่อแทน ทั้งนี้ Jitta แนะนำว่าสำหรับบริษัทที่ไม่พร้อมลงระบบใหม่ การใช้แอปพลิเคชันทั่วไป เช่น Line, Facebook สามารถแก้ปัญหาเฉพาะหน้าในการทำงานก่อนได้

บริษัท แอสเสท เวิรด์ คอร์ป จำกัด (มหาชน) – ให้พนักงานทำงานจากบ้านตั้งแต่วันที่ 10 มี.ค. 63 เป็นเวลา 1 สัปดาห์ และจะขยายเวลาทำงานจากบ้านต่อเนื่องหากสถานการณ์ไม่ดีขึ้น พร้อมให้พนักงานงดจัดประชุมสัมมนา และงดเดินทางต่างประเทศ

วันนี้ทางทีมงาน K2 จึงมีคำแนะนำดี ๆ มาช่วยคุณสำรวจบริษัทตัวเอง ว่าพร้อมรับการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวหรือยัง และควรปรับตัวอย่างไร เพื่อไม่ให้ธุรกิจของคุณต้องหยุดชะงักลงกลางคัน

ทำงานที่บ้าน ทบทวนกันอีกสักครั้งก่อนเริ่มให้พนักงานทำงาน

1. พนักงานเข้าใจหน้าที่ความรับผิดชอบของตัวเองดีแล้วหรือยัง?

ทำงานที่บ้าน ไม่ใช่การลาพักร้อน เพราะฉะนั้นทุกคนต้องพร้อมสแตนด์บายรับการติดต่อในเวลางานอยู่เสมอ ไม่ว่าจะเป็นทางโทรศัพท์หรือ Video Conference และเข้างานทำหน้าที่ของตัวเองเสมือนยังนั่งอยู่ที่ออฟฟิศ ซึ่งจุดนี้ไม่ใช่แค่เพียงหัวหน้างานต้องทำความเข้าใจกับทีมงานเท่านั้น แต่ตัวพนักงานเองต้องทำความเข้าใจกับบุคคลที่บ้านเช่นบุพการี หรือญาติ ๆ ด้วย ว่าการที่พวกเขากลับมานั่งอยู่บ้านไม่ได้หมายความว่าจะมีเวลาว่างไปทำอย่างอื่นเหมือนวันลาพักร้อนแต่อย่างใด ทุกคนยังคงมีหน้าที่และบทบาทของฟันเฟืองในการขับเคลื่อนบริษัทไปข้างหน้าอยู่เหมือนเดิม

2. พนักงานทุกคนมีอุปกรณ์พร้อมสำหรับการทำงานที่บ้านหรือเปล่า?

อย่าคาดหวังว่าการทำงานที่บ้านของทุกคนในบริษัทจะมีอุปกรณ์พร้อมสรรพสำหรับการ Work From Home อยู่ตลอด บริษัทต้องมีหน้าที่สนับสนุนให้เกิดความพร้อมดังกล่าวขึ้น ฉะนั้นพนักงานทุกคนควรมีสิทธิ์ที่จะสามารถยืมทรัพย์สินบริษัทกลับไปใช้งานที่บ้านได้ชั่วคราว โดยอาจจะต้องมีการทำเรื่องเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อยืนยันว่าสิ่งของเหล่านั้นจะกลับมาในสภาพเดิมหลังสถานการณ์การระบาดกลับเข้าสู่ภาวะปกติ

อย่างไรก็ตามสำหรับในบางหน้าที่ หรืออุปกรณ์บางอย่างที่ไม่สามารถนำกลับบ้านได้ ทางบริษัทอาจจะต้องพิจารณาจัดทำนโยบายในการสลับกันเข้ามาทำงานตามความเหมาะสม และไปสนับสนุนพนักงานกลุ่มนั้นในส่วนของอุปกรณ์ป้องกันระหว่างเดินทางแทน

3. บริษัทของคุณปลดล็อคเข้าสู่ยุค Paperless ได้หรือไม่?

หนึ่งในเรื่องน่าเบื่อของชาวออฟฟิศคือการต้องส่งเอกสารกระดาษประกอบการขออนุมัติในหัวข้อต่าง ๆ ซึ่งนี่ถือเป็นอุปสรรคชิ้นใหญ่ที่ขวางไม่ให้ทุกคนสามารถทำงานจากนอกออฟฟิศ มิหนำซ้ำในยุคที่โทรศัพท์มือถือของคนส่วนใหญ่มีกล้องมากกว่าเลนส์เดียว การต้องเดินไปปริ๊นท์ใบคำขอออกมาเซ็นดูจะเป็นเรื่องที่ขัดต่อกระแสโลกอย่างบอกไม่ถูก ดังนั้นนี่จึงเป็นโอกาสดีที่คุณจะปลดล็อคบริษัทของคุณเข้าสู่ยุคไร้กระดาษ และทำทุกอย่างผ่านระบบดิจิตอล

อย่างไรก็ตามหลายคนอาจจะมีความกังวลเกิดขึ้น ในกรณีที่ต้องนำข้อมูลสำคัญของบริษัทแนบใส่ในอีเมลจากผู้ให้บริการภายนอกซึ่งเป็นระบบเปิด และเสี่ยงต่อการถูกดักโจรกรรมได้หากไม่ระวังให้ดี จะดีกว่าหรือไม่หากทุกอย่างสามารถทำผ่านเว็บแอปพลิเคชั่นของบริษัทเอง?

K2 App Wizard ตอบโจทย์การ ทำงานที่บ้าน ได้อย่างไร?

K2 App Wizard ช่วยคุณสร้างระบบตอบรับคำขอออนไลน์

K2 ซอฟต์แวร์สร้างระบบ Automation ที่ช่วยลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นในบริษัทออก พร้อมเพิ่มประสิทธิภาพให้ระบบงานภายใน ขอนำเสนอฟีเจอร์ App Wizard ที่ช่วยให้คุณสามารถออกแบบขั้นตอนการตอบคำขอได้อย่างง่ายดาย, ยืดหยุ่น ปลดล็อคทุกงานเอกสารภายในให้ทำได้จากภายนอก ภายในไม่กี่อึดใจผ่านการสร้างด้วย Wizard

App Wizard เป็น feature ที่สามารถให้ผู้ใช้งานที่ไม่ได้เป็นนักพัฒนา ไม่ต้องทราบภาษาโปรแกรมมิ่ง ก็สามารถสร้าง application ง่าย ๆ แปลงจากแบบฟอร์มกระดาษ ขึ้นมาใช้งานผ่านทั้ง web และ mobile ได้ รองรับทั้งการสร้าง งานที่ต้องการอนุมัติ, แบบสอบถาม และ แบบฟอร์มข้อมูลทั่วไปได้

นอกจาก paperless จะส่วนส่งเสริมการทำงานที่บ้านแล้ว ข้อดีอื่นๆในการแปลงเอกสารทางธุรกิจเป็น paperless นั้นมีประโยชน์อื่นอีกหลายประการ ได้แก่

• ทำให้กระบวนการทำงานชัดเจนมากขึ้น เพราะขั้นตอนทุกอย่างอยู่ในระบบ เห็นผลลัพธ์ได้อย่างชัดเจนเมื่อต้องการวิเคราะห์ข้อมูล
• ทำงานได้รวดเร็วและต่อเนื่องมากขึ้น เพราะข้อมูลสามารถถูกนำไปใช้ต่อได้ทันที
• เพิ่มความปลอดภัยแก่ข้อมูลมากขึ้น ข้อมูลที่ไม่ได้เก็บโดยกระดาษมีโอกาสสูญหายน้อยลง และนอกจากนี้เรายังกำหนดสิทธ์การเข้าถึงเอกสารได้ ทำให้ความลับไม่รั่วไหล
• เอกสารถูกจัดการได้อย่างเป็นระเบียบมากขึ้น ง่ายต่อการค้นหาและอ้างอิง
• สามารถติดตามกระบวนการทำงานในองค์กรได้อย่างชัดเจนมากยิ่งขึ้น ตรวจสอบได้ว่างานติดอยู่ขั้นตอนไหนอยู่กับใคร ทำให้มองภาพรวมได้ชัดเจน

3 ขั้นตอนง่ายๆในการสร้าง app โดย K2 App Wizard

1. เลือกฟิลด์ข้อมูลที่ต้องการใช้
2. เลือก workflow pattern ที่เหมาะสมกับการทำงานของคุณเพียงลากวาง
3. K2 จะทำการสร้าง app ให้คุณใช้งาน

ตัวอย่างหน้าจอการใช้งาน K2 App Wizard ตามรูปด้านล่าง

และหากผู้อ่านท่านใดที่มี K2 ใช้อยู่แล้ว สามารถเข้าไปติดตามวิธีการสร้างและใช้งาน App Wizard โดย Subscribe YouTube Channel ด้านล่างได้เลยครับ

สำหรับท่านใดที่สนใจ หรือดูวิดีโอด้านบนแล้วต้องการได้รับคำแนะนำเพิ่มเติมและปรึกษาทีมงาน K2 เพื่อทำ Transform เตรียมความพร้อมสำหรับการทำงานที่บ้าน ก็สามารถลงชื่อสำหรับติดต่อได้เลยครับ ทางทีมงานจะติดต่อกลับอย่างเร็วที่สุดหลังจากได้รับข้อความจากท่าน

Source: ส่องมาตรการ “work from home” หลายบริษัทในไทย

Link ที่เป็นประโยชน์: กรมควบคุมโรค , Covid Traker , TechSauce , Trello, เคล็ดลับการทำงานที่บ้านให้ได้งาน

The post เตรียมบริษัทให้พร้อมกับการทำงานที่บ้าน ภายใต้สถานการณ์ COVID-19 appeared first on K2 Appstore.