ไม่ว่าคุณจะเป็นนักธุรกิจที่มุ่งหวังสู่ความสำเร็จ หรือผู้บริหารในองค์กรที่กำลังมองหาวิธีการปรับปรุงระบบการทำงานของตนเอง บทสัมภาษณ์นี้จะนำพาให้คุณได้พบกับแนวทางใหม่ๆ วิธีคิดที่แปรเปลี่ยนทุกปัญหาให้เป็นโอกาส พร้อมด้วยการใช้เทคโนโลยีและการสร้างความสัมพันธ์ที่มีคุณค่ากับลูกค้า และซัพพลายเออร์

ต้นน้ำถึงปลายน้ำ | Upstream to Downstream Supply Chain

ในการดำเนินการของซัพพลายเชน เริ่มต้นจากต้นน้ำที่บริษัทของเราอยู่ตรงกลาง การขายสินค้าหรือต่อให้บริการแก่ลูกค้านั้น แม้จะเป็นคนผลิตหรืออยู่ในภาคส่วนใด ก็ตาม คุณต้องมี input เข้ามา ซึ่งผู้ดูแล input สำหรับบริษัทก็จะเป็นฝ่าย Procurement Supply Chain

พื้นฐานของ Procurement คือ Supply Management นั่นคือการหาสิ่งของเข้าบริษัท โดยเราจะแบ่งการทำงานออกเป็น 3 ส่วนหลัก:

1. Upstream Supply Chain: จัดซื้อสินค้าหรือบริการจากผู้จัดจำหน่าย (Supplier) เข้ามา ไม่ว่าจะเป็นวัตถุดิบ อุปกรณ์หรือบริการต่างๆ
2. Internal Supply Chain: การบริหารจัดการซัพพลายเชนภายในองค์กร ซึ่งรวมถึงกระบวนการการผลิต การจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory Management) และการประสานงานภายในแผนกต่างๆ
3. Downstream Supply Chain: การดำเนินงานที่เกี่ยวข้องกับการนำสินค้าหรือบริการไปสู่ลูกค้า ซึ่งรวมถึงการบริหารจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า (Customer Relationship Management) เพื่อให้สามารถตอบสนองต่อความต้องการของตลาดได้อย่างทันท่วงที

สิ่งที่สำคัญคือการทำให้ระบบ Streamline และ Synchronized กันระหว่างการดำเนินการทั้งสามส่วนนี้ หากขาดการใช้เทคโนโลยีและแนวคิดการทำ Digitalization จะทำให้การทำงานของเราดูยุ่งเหยิงและตามไม่ทันกับความต้องการของลูกค้า นอกจากนี้ยังต้องโฟกัสที่ Downstream การจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM) เราต้องใช้เทคโนโลยีและ Platform ที่เหมาะสมในการบริหารจัดการเพื่อให้เวลาของเรามีคุณค่ามากขึ้น

พลิกโฉมการจัดซื้อจัดจ้าง | Procurement Transformation

การจัดซื้อจัดจ้างสามารถแบ่งออกเป็นสามระดับหลักที่แตกต่างกัน โดยแต่ละระดับนี้มีบทบาทและความสำคัญที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพโดยรวมขององค์กร ดังนี้:

1. Transactional Procurement: การจัดซื้อในระดับนี้มักเน้นการซื้อสินค้าพื้นฐานหรือบริการที่มีความต้องการเพียงชั่วคราว ซึ่งมักไม่มีคุณค่าเพิ่มมากนัก การดำเนินงานในลักษณะนี้มักจะเป็นกระบวนการที่เกิดขึ้นตามปกติ โดยที่จะมุ่งเน้นไปที่การซื้อในราคาต่ำที่สุด ซึ่งอาจส่งให้เกิดปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการจัดการสินค้า เช่น การมีสินค้าคงคลังเกินความจำเป็นและสร้างต้นทุนที่ไม่คุ้มค่าให้กับบริษัท
2. Tactical Procurement: การจัดซื้อในระดับนี้จะเริ่มมีการทำงานร่วมกับแผนกอื่น ๆ ภายในองค์กรมากขึ้น การดำเนินงานจะเริ่มส่งสัญญาณถึงการพัฒนา แต่ทว่า การทำงานร่วมกันยังไม่เกิดขึ้นอย่างแท้จริงในระบบที่มีความสอดคล้องกัน บ่อยครั้งพบว่าต่างแผนกทำงานแยกกัน ส่งผลให้เกิดความไม่เป็นกระบวนการที่มีประสิทธิภาพเต็มที่
3. Supply Management (Strategic): ในระดับนี้ บริษัทจำเป็นต้องมีการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพและชัดเจน โดยการบูรณาการกระบวนการระหว่างแผนกให้เป็นหนึ่งเดียวกัน การสร้างค่าเพิ่ม (Value) จากกลยุทธ์การจัดซื้อและการจัดการซัพพลายเชนนั้นจะต้องมาอยู่ภายใต้การประสานงานที่ดีภายในองค์กร เพื่อให้เกิดความสามารถในการแข่งขันในตลาด

สิ่งสำคัญคือการพัฒนาทักษะและความรู้ของบุคลากรภายในองค์กร เพื่อให้พวกเขาสามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในตลาดซัพพลาย รวมถึงการสร้างการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพภายในองค์กร สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้องค์กรสามารถเข้าใจและจับตามองโอกาสใหม่ ๆ ที่เกิดขึ้นในตลาดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

หากองค์กรสามารถทำการพลิกโฉมในกระบวนการ Procurement ได้สำเร็จ จะเป็นการเปิดประตูสู่โอกาสใหม่ ๆ ในการสร้างความเติบโตและความยั่งยืนในธุรกิจต่อไป.

กลยุทธ์การแข่งขันที่จับต้องได้ | Competitive Advantage

การมีประสิทธิภาพในการแข่งขันไม่เพียงแต่หมายถึงการชนะคู่แข่งในตลาด แต่ยังหมายถึงการสร้างมูลค่าเพิ่มที่สามารถตรวจสอบได้ ดังนั้น เราสามารถดำเนินการในกลยุทธ์ด้านต่าง ๆ ได้ดังนี้:

1. Reduce Cost (ลดต้นทุน): การลดต้นทุนที่ไม่จำเป็นสามารถส่งผลให้บริษัทมีกำไรที่สูงขึ้น ต้นทุนที่ลดลงนอกจากจะช่วยให้ผลกำไรเพิ่มขึ้นแล้ว ยังช่วยให้บริษัทสามารถตั้งราคาแข่งขันในตลาดได้ดียิ่งขึ้น เป็นการสร้างความได้เปรียบที่สำคัญ
2. Ensure continuity of production (สร้างความต่อเนื่องในการผลิต): การวางแผนอย่างรอบคอบล่วงหน้าเพื่อลดความเสี่ยงจากการหยุดงานหรือการขาดแคลนวัตถุดิบ เป็นเรื่องจำเป็นในการรักษาความสามารถในการตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้า การติดต่อสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพกับซัพพลายเออร์ก็จะช่วยลดความเสี่ยงในการหยุดการผลิต
3. Response quickly to market change (ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของตลาดอย่างรวดเร็ว): ความสามารถในการปรับตัวและเรียนรู้จากการเปลี่ยนแปลงของตลาดอย่างรวดเร็ว คือกุญแจสำคัญที่ทำให้บริษัทสามารถดำเนินธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ การติดตามแนวโน้มของตลาดและการเข้าใจพฤติกรรมของลูกค้า จะช่วยให้บริษัทสามารถตอบสนองได้ทันท่วงที
4. Innovation (นวัตกรรม): การเปิดใจรับเทคโนโลยีใหม่ ๆ และการสะสมประสบการณ์ผ่านการเข้าร่วมการจัดแสดงสินค้าหรืองานสัมมนาต่าง ๆ จะทำให้บริษัทมีความสามารถในการนำเสนอนวัตกรรมที่ทันสมัยและตอบสนองต่อความต้องการของตลาดได้ดียิ่งขึ้น
5. Improve Quality (ปรับปรุงคุณภาพ): การพัฒนาคุณภาพของสินค้าและบริการอย่างต่อเนื่องเป็นสิ่งที่ไม่อาจมองข้ามได้ การสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าและการรักษาระดับคุณภาพสูงจะต้องเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการผลิตและการให้บริการ

เราต้องตั้งคำถามกับตัวเองว่า เราจะเลือกทำงานแบบ “Wait and See” หรือ “Seek and Find” โดยที่คำตอบนี้จะมีผลกระทบต่อแนวทางการดำเนินธุรกิจในอนาคต การรอคอยโอกาสที่เข้ามาเป็นอาจทำให้พลาดโอกาส ในขณะที่การมุ่งมั่นในการหาโอกาสด้วยตัวเองจะนำมาซึ่งการพัฒนาและการเติบโตในธุรกิจได้อย่างแท้จริง

การเพิ่มคุณค่าของงานจัดซื้อจัดหา | Creating Value in Procurement

ในทุกอุตสาหกรรมและทุกบริษัท ล้วนมีเป้าหมายร่วมกัน คือ การสร้าง กำไรมากขึ้น, การเติบโตของตลาด (Market Growth), การเติบโตของกำไร (Profit Growth) และ การเติบโตของธุรกิจ (Business Growth) เป้าหมายเหล่านี้คือหัวใจสำคัญที่นำทางการดำเนินงานของเรา และคำถามที่เราต้องตอบคือ “เราจะไปถึงเป้าหมายเหล่านี้ได้อย่างไร?”

เพื่อให้การทำงานของเรานำไปสู่วิธีการสร้างคุณค่าในระบบจัดซื้อจัดหานั้น เราต้องเริ่มจากการพิจารณาส่วนต่าง ๆ ดังนี้:

1. Organization Performance: ประสิทธิภาพขององค์กรเริ่มต้นจากการปฏิบัติงานที่มีคุณภาพในทุกระดับ เราต้องทำให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนมีความรู้ ความสามารถ และทักษะที่จำเป็นในการปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะส่งผลให้ทั้งองค์กรก้าวเดินไปในทิศทางที่ถูกต้องและเป็นขั้นตอน
2. Business Sustainability: การสร้างความยั่งยืนในธุรกิจไม่เพียงแต่หมายถึงการหารายได้ แต่ยังรวมถึงการจัดการทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ การใช้เงินลงทุนเพื่อการพัฒนาและการจัดการซัพพลายเชนในระยะยาว เพื่อที่ธุรกิจจะได้เติบโตอย่างต่อเนื่องในอนาคต
3. Operational Performance: การเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน เช่น การลดระยะเวลาในการนำผลิตภัณฑ์ออกสู่ตลาด (Time to Market) เป็นสิ่งที่มีความสำคัญ บริษัทที่สามารถหมุนเวียนผลิตภัณฑ์ใหม่ ๆ สู่ตลาดได้อย่างรวดเร็ว มักจะมีโอกาสประสบความสำเร็จได้มากกว่า
4. Transactional Procurement: นี้คือขั้นตอนการจัดการงานทางธุรกรรม เช่น การออกใบแจ้งหนี้ (Invoice), การจัดการใบขอซื้อ (Purchase Requests) จนกระทั่งการตรวจรับของและการจ่ายเงิน การมีขั้นตอนที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพในด้านนี้จะลดข้อผิดพลาดและเพิ่มความรวดเร็วในกระบวนการ
5. Strategic Procurement: ในฐานะของ “Chief of Procurement Officer” คุณต้องมองการทำงานในเชิงกลยุทธ์ ซึ่งหมายถึงการวางแผนและการพัฒนาระบบเพื่อให้ตลอดกระบวนการจัดซื้อจัดหามีความสอดคล้องกัน การมีวิสัยทัศน์ที่จะก้าวไปข้างหน้าและมีความรับผิดชอบมากขึ้น จะทำให้การทำงานมีความสดใสขึ้นและเต็มไปด้วยโอกาสใหม่ ๆ

หากเราสามารถทำ Strategic Sourcing และจัดการ Category Management ให้มีประสิทธิภาพ โดยการจัดแบ่งประเภทงานออกเป็นสองกลุ่มก็จะช่วยให้เราสามารถแยกแยะและจัดการได้อย่างเป็นระบบยิ่งขึ้น

หากท่านผู้อ่านสนใจเปลี่ยนธุรกิจหรือองค์กรสู่ digital ในเบื้องต้นท่านสามารถเลือกชม application จาก partner ของเราที่มีมากมายได้ที่นี

ชมสัมมนาฉบับเต็มได้ที่

#DigitalTransformation #SupplyChainManagement #SmartProcurement #PaperlessTransformation #Nintex #K2 #NintexK2 #Automation #Cloud

The post พลิกโฉมองค์กรของคุณด้วย Smart Supply Chain appeared first on K2 Appstore.

ส.ขอนแก่น หนึ่งในผู้ผลิตอาหารชั้นนำของประเทศไทย มีชื่อเสียงด้านผลิตภัณฑ์อาหารคุณภาพที่ได้รับความไว้วางใจมายาวนาน ด้วยการเติบโตของธุรกิจในยุคดิจิทัล จึงทำให้ส.ขอนแก่นต้องเผชิญกับความท้าทายในการจัดการระบบและกระบวนการทำงานที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น ซึ่งกลายเป็นโจทย์สำคัญที่องค์กรต้องแก้ไขเพื่อรองรับการดำเนินธุรกิจอย่างต่อเนื่อง ในบทความนี้ เราจะพาคุณไปร่วมศึกษาเรื่องราวของการทำ Digital Transformation ด้วย Nintex K2 Workflow จากทางส.ขอนแก่น ผ่านประสบการณ์จริงจากผู้บริหารที่นำทีมฝ่าฟันปัญหา ช่วยยกระดับการทำงาน ลดความซับซ้อน และผลักดันให้องค์กรสามารถสร้างระบบที่รวดเร็วและคล่องตัว เพื่อพร้อมรับทุกความเปลี่ยนแปลงในอนาคต

จุดเริ่มต้น Paperless Transformation ของส.ขอนแก่น

ในวันที่ 4 มกราคม 2018 ถือเป็นวันแรกของการทำงานของผู้บริหารใหม่ที่บริษัทส.ขอนแก่น ซึ่งต้องเผชิญหน้ากับปัญหาที่สะสมมายาวนาน โครงสร้างพื้นฐานทางเทคโนโลยีที่ไม่พร้อมใช้งานกลายเป็นตัวกระตุ้นสำคัญในการเริ่มต้นเปลี่ยนแปลงองค์กรนี้

“ทุกอย่างดูยุ่งวุ่นวาย ส่วนงานไอทีก็ล่มแทบทุกวัน ระบบ ERP หยุดชะงัก โทรศัพท์และอินเทอร์เน็ตไม่เสถียร ในขณะที่ลูกค้ารายใหญ่อย่าง 7-11 ก็เดือดร้อน โทรมาร้องเรียนไม่หยุด“ คุณนนท์-วรพจน์ กิจสินธพชัย CIO ของ ส.ขอนแก่น ได้เล่าถึงปัญหาที่ทีมงานต้องประสบในขณะนั้น ซึ่งทำให้ชัดเจนว่าธุรกิจจะรอดได้ควรปรับกระบวนการทำงานให้เป็นบน Cloud ซึ่งในเวลานั้นยังถูกมองว่าเป็นเรื่องใหม่ที่เสี่ยงและไม่ปลอดภัย แต่ด้วยสถานการณ์ที่บีบคั้นนี้ คุณนนท์จึงตัดสินใจผลักดันจุดยืนของตัวเอง ใช้เวลาทบทวนทั้งปัญหาและโอกาสที่อยู่ตรงหน้า การเปลี่ยนแปลงองค์กรครั้งนี้ไม่ใช่แค่การนำเทคโนโลยีเข้ามา แต่เป็นการปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมและวิธีคิดของคนในองค์กรอีกด้วย

กลยุทธ์ Digital Transformation จรวดสู่ความสำเร็จ

การเปรียบเทียบกระบวนการ Digital Transformation กับจรวด เป็นกลยุทธ์สำคัญที่ช่วยสร้างความเข้าใจในทีมงาน:

1. ระบบต้องเสถียร: เลือกใช้ระบบที่ปลอดภัยและมั่นคง เช่น การย้ายไปใช้ Cloud เพื่อลด Downtime และปัญหาโครงสร้างพื้นฐานแบบเดิม
2. สร้างคุณค่าในงานของคน: การนำ Automation และ Integration เข้ามาเพื่อกำจัดงานที่ซ้ำซ้อน ให้พนักงานมีเวลาโฟกัสกับงานที่สำคัญและสร้างสรรค์มากขึ้น
3. ข้อมูลคือขุมทรัพย์: การเปลี่ยนข้อมูลเป็นความรู้ เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจที่แม่นยำและเพิ่มศักยภาพให้ธุรกิจ

คนคือหัวใจสำคัญในการทำ Digital Transformation

คุณนนท์เชื่อว่าการเลือกคนที่ใช่เป็นจุดเริ่มต้นของความสำเร็จในการสร้างองค์กรที่มีประสิทธิภาพ ทีมงานจำเป็นจะต้องมีทั้ง Passion และ Grit (ความอดทน) เพื่อให้สามารถพัฒนาตนเองและองค์กรให้ดียิ่งขึ้น สิ่งที่ขาดไม่ได้คือ Mindset และความพร้อมที่จะเผชิญกับความท้าทายที่เกิดขึ้นในโลกที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว และยังได้กล่าวถึงหลักพุทธศาสนา “อิทธิบาท 4” ในการคัดเลือกคนเข้าทีม ประกอบด้วย

1. ฉันทะ (Passion) – ความรักในงานที่ทำ: คนที่มีความหลงใหลในสิ่งที่ทำมักจะสร้างผลงานที่มีคุณภาพและมุ่งมั่นในการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
2. วิริยะ (Grit) – ความพยายามและความอดทน: ความสามารถในการเอาชนะอุปสรรคและแก้ปัญหาร่วมกัน จะทำให้ทีมมีความสามัคคี แข็งแกร่งมากขึ้น
3. จิตตะ (Mindset) – การใส่ใจในสิ่งที่ทำ: ความมุ่งมั่นในการทำงาน และการรับผิดชอบต่อผลลัพธ์ของส่วนรวม
4. วิมังสา (Critical Thinking) – การวิเคราะห์และตรวจสอบการทำงาน: ความสามารถในการคิด อย่างมีวิจารณญาณและ ประเมินสถานการณ์อย่างรอบคอบจะช่วยให้ทีมตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ทำไมถึงต้องเป็น Nintex K2?

การเลือกใช้ Nintex K2 มาเป็นเครื่องมือช่วยในการทำ Paperless Transformation เพราะ K2 สามารถตอบโจทย์ความต้องการทั้งในระยะสั้นและระยะยาว ตามเกณฑ์ที่สำคัญ 3 ข้อ:

1. Technology : ดูความเหมาะสมกับยุทธศาสตร์ระยะยาว ว่าเครื่องมือนี้สามารถลด Pain และเพิ่ม Gain ให้กับทีมงานหรือไม่ พร้อมทั้งพิจารณาความสามารถของการ Integrate กับระบบ ERP ที่มีอยู่ขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2. ทีมงาน: ต้องเป็นเครื่องมือที่ใช้งานง่าย ยืดหยุ่น เวลาที่ใช้ในการพัฒนาต้องเร็ว โดย Nintex K2 เป็นเครื่องมือที่สามารถใช้วิธี Drag-and-Drop ในส่วนนี้ช่วยลดความซับซ้อนและเพิ่มความเร็วในการพัฒนาระบบได้ ส่งผลให้การตอบสนองแก้ปัญหาให้กับทาง Business ได้ทันการ
3. การสนับสนุนจาก Partner: ต้องมีทีมงาน Partner ที่เข้าใจ มีความยืดหยุ่น และช่วย Support ทุกๆปัญหาที่เกิดขึ้นโดยทีมงานจาก K2 Nintex มีบทบาทสำคัญในการช่วยวางกลยุทธ์และสนับสนุนโครงการให้ประสบความสำเร็จ ช่วยให้ทีมสามารถเคลื่อนตัวไปข้างหน้าโดยไม่ติดขัด

บทส่งท้าย

ผลลัพธ์แห่งความสำเร็จในการเลือกใช้ Nintex K2

ผลลัพธ์แห่งความสำเร็จในการเลือกใช้ Nintex K2 แสดงให้เห็นถึงการเปลี่ยนแปลงที่แท้จริงในองค์กร ทั้งจากเทคโนโลยีและพนักงาน ด้วยกลยุทธ์ที่ถูกต้องและเครื่องมือที่เหมาะสม ส.ขอนแก่นสามารถก้าวข้ามจากการทำงานเอกสารที่วุ่นวายสู่ระบบ Workflow Automation ที่มีประสิทธิภาพ

หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Nintex K2 และโซลูชันอื่นๆ ของเรา รวมถึงการปรับใช้เทคโนโลยีเพื่อลดความซับซ้อนและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน สามารถติดต่อเราได้ ที่นี่ เพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติมหรือติดตามข่าวสารล่าสุด เพื่อตอบโจทย์การเปลี่ยนแปลงดิจิทัลในอุตสาหกรรมอาหารและเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องอย่างต่อเนื่อง

ชมบทสัมภาษณ์ฉบับเต็มได้ที่

https://www.youtube.com/watch?v=MdLw2aJJQH4&list=PLkrC-7I0zglkRKlDf20LCnpdjm1kCBj2x

#DigitalTransformation #PaperlessTransformation #Nintex #K2 #NintexK2 #Automation #Cloud

The post ก้าวย่างของส.ขอนแก่นในยุค Digital Transformation appeared first on K2 Appstore.

ทรูมันนี่ วอลเล็ท (True Money Wallet) แอปพลิเคชันที่รองรับการชำระเงินผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์และบริการทางการเงินอันหลากหลาย ให้บริการโดย Ascend Money Group บริษัทฟินเทคชั้นนำของไทยและภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ แอปพลิเคชันนี้ได้ช่วยปลดล็อกให้ผู้คนหลายล้านชีวิตสามารถเข้าถึงบริการทางการเงินได้อย่างสะดวกสบาย ด้วยเหตุนี้จึงทำให้จำนวนผู้ใช้บริการของทรูมันนี่ วอลเล็ทมีการเติบโตอย่างรวดเร็ว สามารถก้าวกระโดดเป็น 20 ล้านคนในระยะเวลาอันสั้น การเติบโตอย่างรวดเร็วนี้ทำให้ทีมงานหลังบ้านต้องเผชิญกับการทำงานที่ต้องแข่งกับเวลา บทความนี้จะพาคุณมาร่วมศึกษาจาก Success Story ในการรับมือกับสถานการณ์จากประสบการณ์จริงของหนึ่งในผู้บริหารจากทรูมันนี่ วอลเล็ท รวมถึงได้ทำความรู้จักกับ Nintex RPA เครื่องมือ Automation ว่าเข้ามามีบทบาทสำคัญในการช่วยยกระดับคุณภาพชีวิตของทีมงานทุกคนได้อย่างไร

อะไรคือตัวจุดประกายในการเริ่มทำ Digital Transformation

คุณสิริพร สวัสดิ์อำนวยโชค ผู้บริหารจากฝ่าย Operations Back Office ได้กล่าวถึงจุดเริ่มต้นที่เกิดจากการเล็งเห็นว่าปริมาณและความเร่งด่วนของงานส่งผลกระทบต่อทีมงานหลังบ้านของตนเองอย่างไร ได้เปรียบเทียบกระบวนการทำงานเหล่านี้กับการ “ไถนา” เพื่อแสดงให้เห็นถึงความหนักหน่วงที่ทีมงาน Operation ทุกคนต้องเผชิญในแต่ละวัน หนึ่งในงานที่ถูกหยิบยกขึ้นมาเล่า คือ “การกระทบยอด” หรือก็คือการตรวจสอบความถูกต้องของรายการธุรกรรมจาก Bank Statement เป็นงานที่มีปริมาณมาก ต้องทำซ้ำทุกวัน อีกทั้งยังมีปัจจัยที่กดดันจากทางลูกค้าที่ต้องการความถูกต้องและรวดเร็วในการสรุปผล แต่ปัญหาที่พบคือ Bank Statement จะส่งเข้ามาในช่วงกลางคืน ซึ่งเป็นช่วงนอกเวลาทำการ

ด้วยความใส่ใจในคุณภาพชีวิตของทีมงาน ไม่อยากให้ทีมงานต้องทำงานล่วงเวลา จึงได้ตัดสินใจนำการทำ Robotic Process Automation เข้ามาช่วย โดยได้ออกแบบให้ Robot มาช่วยตรวจสอบความถูกต้องและเมื่อทำงานเสร็จสิ้นก็จะทำการสรุปผลส่งแจ้งเตือนไปยังโทรศัพท์มือถือของทีมงานทันที ทีมงานก็สามารถตื่นเช้ามาดูผลสรุปและดำเนินงานส่วนอื่นต่อได้เลย

ทางผู้บริหารได้ย้ำว่า “ไม่มีการปลดพนักงานออก” เนื่องจากปริมาณงานมาก และยังมีหลายส่วนที่ยังต้องการความรู้จาก “คน” มาช่วยสร้างสรรค์ Process Automation อยู่ เพราะฉะนั้นการผสมผสานการทำงานระหว่างคนกับหุ่นยนต์จึงเป็นหัวใจสำคัญของการทำ Transformation

ทำไมถึงเลือก Nintex RPA มาช่วยแก้ปัญหา

ในขั้นตอนของการเลือกเครื่องมือมาทำ Process Automation ได้ตั้งโจทย์หลักคือ Users ทุกคนต้องสามารถสร้าง RPA เองได้ จึงเป็นที่มาว่าทำไมถึงต้องให้ “Back Office Users” ผู้ใช้งานจริงเข้ามามีส่วนร่วมในการเลือกเครื่องมือด้วยตัวเอง ในระหว่างการนำเสนอ Demo จากทาง Partner หรือ Vendor ทางผู้บริหารจะสังเกตทีมงานว่าเข้าใจในเครื่องมือที่นำเสนอหรือไม่ เนื่องจากการคัดเลือกเครื่องมือจะเน้นเครื่องมือที่ทุกคนดูเข้าใจง่าย ,ตามทัน และสามารถเรียนรู้ได้ง่าย เพราะการที่ทีมงานสามารถเข้าใจและใช้งานเครื่องมือได้จริงคือหัวใจสำคัญ นี่จึงเป็นเหตุผลที่เลือก Nintex RPA ซึ่งมีความ User-Friendly ใช้งานง่าย ถึงแม้ว่าทีมงานทุกคนจะเป็น Back Office Operation ที่ไม่มีความรู้ด้าน IT ก็สามารถที่จะสร้าง Bots RPA ขึ้นมาได้ด้วยตัวเอง และยังมีแหล่ง Resource เข้าถึงง่าย รองรับการเรียนรู้ด้วยตนเองของทีมงานอีกด้วย การให้ทีมงานมีบทบาทในขั้นตอนนี้ จะช่วยสร้างความมั่นใจว่าพวกเขาจะสามารถใช้เครื่องมือได้อย่างมีประสิทธิภาพในระยะยาวอีกด้วย

“เผา RPA” – ตัวอย่างประสิทธิภาพของ Nintex RPA

True Money Wallet เคยประสบปัญหาระบบล่ม มีการ ON/OFF ระบบสลับไปมานานกว่าครึ่งวัน ในขณะเดียวกันนี้ก็ยังคงมีรายการ Transactions จากลูกค้าเข้ามาอย่างต่อเนื่อง เกิดการร้องเรียนและเดือดร้อนเป็นอย่างมาก เมื่อระบบกลับมาใช้งานได้ปกติ ทีมงานก็ยังต้องจัดการปรับยอดเงินที่หายไปในช่วงที่ระบบล่มให้ถูกต้อง ซึ่งหากจะปรับข้อมูลยอดเงินด้วยวิธี “Manual Adjustments” ทีละรายการ ก็ย่อมเป็นเรื่องยุ่งยากและใช้เวลานาน อาจจะทำให้ไม่สามารถจัดการกับปริมาณ Transaction ที่มหาศาลนี้ได้ทันเวลา สุดท้ายจึงตัดสินใจแก้ปัญหาเฉพาะหน้าด้วยการให้ “Super User” ทำการเผา RPA หรือสร้างระบบ RPA Process ในการทำปรับยอดเงินของทุกรายการที่มีปัญหาขึ้นมาใหม่ ถึงแม้ว่าจะเป็นสถานการณ์ที่เร่งด่วนและกดดัน แต่ด้วยความง่ายของเครื่องมือและความสามารถของทีมงาน สุดท้ายใช้เวลาเพียง 2 ชั่วโมงในการสร้าง RPA ใหม่และสามารถแก้ปัญหาธุรกรรมทั้งหมดได้สำเร็จ

การสื่อสารและการทำงานร่วมกัน

แนวคิดในการทำ Transformation เพื่อแปลงการทำงานภายในให้เป็นระบบ Automated ให้มากที่สุด เพื่อที่จะช่วยลดภาระงานซ้ำของทีมงาน ลดความผิดพลาดในขั้นตอนการทำงาน เพื่อให้พนักงานได้โฟกัสกับงานสำคัญที่มีคุณค่า ใช้เวลาสร้างสรรค์ในการวางแผน กลยุทธ์ ทางผู้บริหารจึงพยายามทำให้แน่ใจว่าทีมงานทุกคนไม่เพียงแค่เข้าใจเป้าหมาย แต่ยังมี Passion ร่วมกันในการทำ Transformation ให้ประสบความสำเร็จด้วย

ก้าวถัดไปในการขยาย Process Automation

เป้าหมายในระยะยาวคือการ Rollout การใช้งาน RPA ให้ครอบคลุมทั่วทั้งองค์กร ทั้งในประเทศไทยและประเทศอื่นๆในภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ การขยายการใช้งาน RPA อย่างครอบคลุมจะช่วยผลักดันการเติบโตและความสำเร็จขององค์กร

บทสรุปส่งท้าย

ความสำเร็จในการนำ RPA มาใช้ไม่เพียงแค่เกี่ยวข้องกับการเลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสม แต่ยังรวมถึงการสนับสนุนการเรียนรู้และการพัฒนาทีมงานให้สามารถใช้เทคโนโลยีเหล่านี้ได้อย่างเต็มศักยภาพ การขยายการใช้งาน RPA ไปยังหน่วยงานอื่นๆนี้ก็เป็นก้าวสำคัญในการเสริมสร้างความแข็งแกร่งให้กับองค์กรและเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันในตลาดอย่างยั่งยืน หากคุณสนใจที่จะเห็นเพิ่มเติมเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ Nintex RPA ของเรา สามารถดูต่อได้ ที่นี่

ชมบทสัมภาษณ์ฉบับเต็มได้ที่

#Nintex #NintexRPA #NintexSolutions #automationmindset #businessprocessimprovement #businessprocessautomation #techtalk #techtalks #digitaltransformation #rpatools #rpa #rpapodcast #automationsolutions #digitalization #usecases #rpasuccessstory

The post มุมมองการทำ Automation เพื่อยกระดับคุณภาพชีวิตของพนักงาน appeared first on K2 Appstore.

สิ่งที่ทุกคนจะได้จากงานสัมนานี้

• รู้จัก RPA DPA และ AIBased Automation ที่จะช่วยธุรกิจดำเนินไปได้อย่างคล่องตัว
• การเปลี่ยนขั้นตอนหรือกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพเพื่อเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าและพนักงานในองค์กร

ในระยะเวลา 6 เดือนที่ผ่านมา เราจะเห็นได้ว่ากระแส digital transformation ได้เติมโตอย่างไม่น่าเชื่อ นับตั้งแต่ iPhone รุ่นแรกได้ออกมาเมื่อมี 2009 ก็ได้มี application มือถือออกมาเพื่อรองรับความสะดวกสบายต่างๆมากมาย

หลังจากนั้น ดิจิตัลก็เริ่มเข้ามามีอิทธิพลในแง่เศรษฐศาสตร์ เทคโนโลยีเข้ามามีส่วนในการใช้ชีวิตของมนุษย์มากขึ้นเรื่อยๆ ทำให้ทั้งคนและองค์กรมีการปรับเปลี่ยนการทำงานและการใช้ชีวิตประจำวัน

ต่อมา เมื่อเกิดการระบาดของโรค COVID-19 พนักงานต้องมีการทำงานจากบ้านเพื่อหลีกเลี่ยงการแพร่ระบาดของโรค องค์กรจึงมีความจำเป็นการต้องสร้าง platform เพื่อง่ายต่อการสื่อสารและกาทำงานเกิดขึ้น

คำถามต่อมาคือ เราจะแน่ใจได้อย่างไรว่า การทำงานนอกสถานที่ และการนำเครื่องมือ Automation ต่างๆมาใช้ให้เกิดประโยชน์นั้น เป็นการตัดสินใจที่ถูกต้องและปลอดภัย

จากสถิติเห็นได้ว่าหลังสถานการ์การระบาดของโลก พนักงานส่วนมากมี % การทำงานจากบ้านเพิ่มขึ้นก่อนช่วงการระบาด ซึ่งอาจจะมองได้ว่า วิถีการทำงานจากบ้าน อาจจะเป็น new normal ของหลายองค์กรนับจากนี้

เราคาดการณ์ว่า เราจะเห็นองค์กรที่สนับสนุนการทำงานแบบ remote work มากขึ้น และส่วนหนึ่งอาจจะมีการผสมผสานระหว่างการทำงานจากบ้านและออฟฟิศ ดังนั้นองค์กรจึงจำเป็นต้องมีจัดเตรียมข้อมูล และการวางแผนระดับ management เพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น

เพราะฉะนั้นองค์กรจึงควรมองหาเครื่องมือที่ถูกต้อง ที่จะช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงาน เลือกเทคโนโลยีมาช่วยธุรกิจเพื่อให้เจริญเติบโตอย่างยั่งยืนต่อไปได้

การกำหนดทิศทางการเปลี่ยนแปลงการองค์กรนั้น จริงอยู่ที่บริษัท software ที่เริ่มต้นทำก่อนมักได้เปรียบ แต่ว่าหากองค์กรที่มาที่หลังเปลี่ยนแปลงได้อย่างถูกต้องและนำเทคโนโลยีด้าน automate มาช่วย ก็มีโอกาสที่จะมีส่วนแบ่งทางการตลาดถึง 32%

หลายบริษัทย่อมทราบดีว่า พนักงานที่เขาจ้างมานั้น ได้ทำงานซ้ำซากเนื่องจากปัญหาด้านโครงสร้างและกระบวนการทำงานที่ซับซ้อน การสร้าง bot เพื่อมาทำหน้าที่แทนกระบวนการเหล่านั้น ทำให้ลดข้อผิดพลาดในการทำงาน ลดเวลา และยังสามารถนำพนักงานไปทำงานจุดอื่นเพื่อพัฒนาต่อไปได้อีก

ดังนั้นการปรับปรุงวิธีการด้วยเทคโนโลยีด้วยการทำสิ่งที่แตกต่างไปทีละน้อย ก็ช่วยเพิ่มขีดความสามารถในการทำงานในระยะยาวได้

และนี่คือแนวคิดของกฎ 5 ข้อที่ Forrester นำมาใช้เมื่อสองสามปีก่อน  กฎห้าข้อนั้นง่ายมาก ซึ่งสภาพแวดล้อมการออกแบบสำหรับการสร้าง bot สำหรับ PA ของ Forrester ออกแบบมาเพื่อการจัดการกฎอย่างเรียบง่าย

เครื่องมือสร้างกฎขององค์กรเพื่อจัดการกระบวนการทางธุรกิจนั้น โดยพื้นฐานแล้วกฎจะถูกสร้างอย่างไม่ซับซ้อนเพื่อความง่ายในการดูแลรักษา ดังนั้นการทำการตัดสินใจครั้งที่ 5 หรือน้อยกว่า จึงเป็นพื้นฐานง่ายๆ ที่ใช้จัดการความสามารถของ bot หรือ PA ในการจัดการกับ application ต่างๆ

เมื่อรวมกับ OCR และการจัดการกฎ เชื่อมต่อไปสู่งานเอกสารไม่ว่าจะเป็นใบแจ้งหนี้หรืออีเมล์ต่างๆ ฟิลด์ข้อมูลจะทำการเชื่อมโยงกับการวิเคราะห์เพื่อค้นหาการกำหนดเส้นทาง ระบบอัตโนมัตินี้หรือที่เรียกว่า เลเยอร์การจัดระเบียบอัตโนมัติ จากนั้นข้อมูลที่ถูกเชื่อมต่อไว้ด้วยกัน จะถูกจัดการเส้นทางตามที่วางไว้ หรือกรณีที่มีปัญหาต้องใช้คนในการตัดสินใจ อยากจะถูกส่งออกไปจากงาน bot เพื่อใช้คนได้พิจารณางานดังกล่าว

ดังนั้นการจัดระเบียบของหน่วยการสร้าง AI ต่างๆเหล่านี้จะดำเนินการโดย BPM Solutions หรือที่เราเรียกว่าโซลูชันระบบอัตโนมัติ ในกระบวนการดิจิทัลอาจทำได้โดยโซลูชันที่สร้างโดยผู้รวมระบบอาจใช้แพลตฟอร์ม AI ที่พวกเขามีอยู่

เรามักจะถูกถามว่าระบบอัตโนมัติอัจฉริยะหมายถึงอะไร? จริงๆเรื่องนี้ขึ้นกับมุมมองของแต่ละองค์กร เพราะตลาดของแต่ละองค์กรแตกต่างกัน อย่างในรูปภาพข้างบน ขวาบนคือ ระบบอัตโนมัติที่ควรดูแล นี่คือสิ่งที่เราเรียกว่า Forrester techradar ซึ่งให้คำแนะนำง่ายๆว่า องค์กรควรลงทุนที่ไหนในตอนนี้ เช่น ทางด้านซ้ายบน องค์กรมีมูลค่าทางธุรกิจสูงมากแต่ลงทุนต่ำ เหมาะกับการลงทุนด้านไหน

บริษัทจำนวนมากได้ลงทุนในรูปแบบการจัดการกระบวนการอัตโนมัติแบบดิจิทัลในเชิงลึก สิ่งเหล่านี้ต้องใช้ทีมพัฒนา application ที่เชี่ยวชาญ เพราะงานค่อนข้างซับซ้อนในการเพิ่มขีดความสามารถและกระบวนการของงาน

องค์กรหลายองค์กรอาจจะสงสัยว่า ธุรกิจของเราควรเลือกใช้อันไหนบ้างใน 19 เทคโนโลยีในรูปด้านบน และอาจจะเกิดความสับสนด้านการดูแลแต่ละเทคโนโลยี เช่น อะไรเป็นสิ่งที่ควรเลือกใช้ในการควมคุม chat bot หรือบางงานอาจจะต้องการแยกออกมาเพื่อการดูแลเฉพาะทาง จะต้องทำอย่างไร

ดังนั้นสิ่งเหล่านี้จึงเป็นประเด็นและปัญหาที่เราเห็นอยู่ตลอดเวลาและวิธีหนึ่งในการจัดการกับปัญหานี้อย่างแท้จริงคือการมีมุมมองแบบองค์รวมและเชิงกลยุทธ์ของระบบอัตโนมัติในองค์กร 

เราจะพูดถึง Framework สองสามอย่างที่เรามีซึ่งอาจช่วยแก้ไขปัญหานี้ได้

รูปแบบพีระมิด นี่คือรูปแบบระบบอัตโนมัติที่แตกต่างกันโดยแยกตามกระบวนการการทำงาน ซึ่งแต่ละขั้นตอนนั้น อาจจะมีการทำงานร่วมกันได้ เหมือนที่เราเรียนรู้ในสมัยก่อนว่า DP แบ่งออกเป็นเชิงลึกและเชิงกว้าง 

ดังเช่น ซอฟต์แวร์ได้รับการออกแบบมาเพื่อจัดการกระบวนการที่จัดการกับการทำงานร่วมกันของเครื่องจักรของมนุษย์ เมื่อคุณย้ายไปที่รูปแบบระดับสอง คุณจะรู้ว่านี่คือรูปแบบที่คุณมีระบบอัตโนมัติด้วยสติปัญญาของมนุษย์ ซึ่งควบคุมได้ ดังนั้นคุณกำลังเริ่มต้นระบบอัตโนมัติที่คุณกำลังเริ่มต้น bot

แต่เมื่อคุณย้ายไปยังรูปแบบที่สามและรูปแบบสี่ จะเริ่มมี AI เข้ามาเกี่ยวข้องในการเปลี่ยนแปลงระหว่างกระบวนการดำเนินงาน อาจจะมีเส้นทางเชิงลึกในการตัดสินใจร่วมกันระหว่างมนุษย์และอัลกอริทึม ความเสี่ยง และเรื่องที่เกินความคาดเดาอื่นๆ 

สิ่งสำคัญ คือ ต้องเข้าใจในฐานะ บริษัท โปรไฟล์ของคุณอยู่ที่ไหน ส่วนใหญ่คุณอยู่ใน 80% หรือไม่? คุณรู้จักรูปแบบระดับ 1 และอาจจะแค่ขยับเข้าไปในระดับสองรูปแบบคือเป้าหมายของคุณและอีกสามปีที่จะมีคุณรู้ว่าตัวอย่างแบบกึ่งอิสระ 30% และแบบอิสระ 20% หรือจะมีโอกาสที่องค์กรเป็นเหมือนรถยนต์ที่ขับเคลื่อนด้วยตัวเอง

DPA หรือ DP คือ กระบวนการเปลี่ยนแปลงทางดิจิตัล ที่มีระเบียบแบบแผนและมีโครงสร้าง โดยพัฒนาการกระบวนให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลง

และในความเป็นจริง AI ได้มีส่วนช่วยในการสร้างอัลกอลิธึม ทำให้เกิดการผลักดัน สร้างนวัตกรรมใหม่ๆ ให้ตรงตามความต้องการทางธุรกิจและพนักงาน ดังนั้นความต้องการด้าน AI และ DPA จิงมีเพิ่มขึ้นมาเรื่อยๆในหลายๆอุตสาหกรรม

การออกแบบระบบอัตโนมัติที่ผู้ใช้ในธุรกิจสามารถจัดการกับปัญหาหรือแนวโน้มอย่างใดอย่างหนึ่งได้เอง การใช้เทคโนโลยีที่ผู้ใช้ไม่ต้องเขียนโค้ดเยอะ หรือใช้โค้ดต่ำ ถือว่าเป็นข้อดี เพราะนักพัฒนาธุรกิจและนักพัฒนามืออาชีพสามารถเชื่อมโยงข้อมูลและบทบาททั้งในส่วนของ IT และ business เข้าด้วยกัน

เปรียบได้ว่าสามารถให้ IT กับ Business ทำงานร่วมกันผ่านเทคโนโลยี เพื่อให้สามารถใช้ประโยชน์และจัดเรียงแอปพลิเคชันไปด้วยกัน สิ่งนี้จะมีความสำคัญมากยิ่งขึ้นเมื่อคุณย้ายจากรูปแบบระดับหนึ่งและระดับสองไปเป็นระดับ 3 และ 4 ซึ่งถือเป็นเรื่องสำคัญ

เพราะหากว่าขาดการเรียนรู้จากฝั่งใดฝั่งหนึ่ง ย่อมไม่เกิดความเข้าใจไม่ว่าจะเป็นในแง่ธุรกิจหรือ IT ก็จะสร้าง workflow ไม่สำเร็จ และไม่สามารถก้าวข้ามไปสู่ระบบการทำงานอัตโนมัติที่มีประสิทธิภาพขึ้นมาได้

หากท่านใดสนใจอ่านต่อ และรับฟังข้อมูลฉบับเต็ม​ (ภาษาอังกฤษ) สามารถเข้าไปกรอกแบบฟอร์มได้ที่นี่

หรือหากต้องการรับคำแนะนำเกี่ยวกับการเปลี่ยนองค์กรไปสู่ดิจิตัลด้วย RPA DPA และ AIBased Automation สามารถกรอกแบบฟอร์มด้านล่าง เรามีทีมงานติดต่อกลับไปอย่างเร็วที่สุดค่ะ

The post RPA, DPA และ AIBased Automation คืออะไร และเราจะใช้มันให้เกิดประโยชน์ได้อย่างไร appeared first on K2 Appstore.

วันนี้ทาง K2 มีแขกรับเชิญพิเศษมาร่วมแชร์ solution จากบริษัท Ventek เกี่ยวกับ Social Listening ซึ่งเหมาะกับผู้ที่สนใจเกี่ยวกับการทำข้อมูล ไม่ว่าจะเป็น big data หรือ social analytic ซึ่ง เราจะเอาส่วนนี้มาประกอบหรือเชื่อมกับ K2 อย่างไร สามารถอ่านได้จากบทความแนะนำ application Social Listening บน K2 นี้เลยครับ

Social listening คืออะไร มีความสำคัญอย่างไร

ก่อนอื่นก็ต้องท้าวความกันสักหน่อยว่า สมัยนี้คนเราใช้ social ค่อนข้างมาก คนเรามีอะไรก็มักจะบ่นขึ้นไปตาม social platform เช่น facebook หรือ twitter เป็นต้น บางประเด็นก็เป็นดราม่าขึ้นมาอย่างง่ายๆ เพราะความว่องไวของโลกอินเตอร์เน็ท และวันๆนึงอาจจะมีคนมากมายพูดถึงแบรนด์เราขึ้นมาทั้งทางที่ดีและทางที่ไม่ดี ธุรกิจจึงจำเป็นที่จะต้องมีการฟังข้อความและข้อมูลเหล่านี้ แต่หากจะใช้แรงงานคนคอยเฝ้าทุก platform เพื่อกรองข้อความทั้งหมดก็ดูจะเป็นไปไม่ได้ เพราะว่าต้องใช้คนจำนวนมาก

เพราะฉะนั้นจึงเกิด pain point กับเจ้าของธุรกิจว่า จะทำอย่างไรที่จะมีเครื่องมือในการช่วยสอดส่องดูแลการพูดถึงบริษัท ไม่ว่าจะเป็น pantip facebook หรือ twitter หรือ social platform อื่นๆ เผื่อว่าถ้ามีคนพูดเราแล้วมีปัญหา เจ้าของธุรกิจจะสามารถเข้าไปตอบและแก้ไขได้อย่างทันท่วงที

เครื่องมือที่เราใช้การทำ social listening มี concept ง่ายๆ คือ ระบบจะทำการสแกน keyword ที่เราระบุไว้ เมื่อมีคนพูดถึง ข้อมูลก็จะถูกกรองเข้ามา ต่อมาทำการแบ่งประเภทข้อมูลที่มาว่ามาจาก social platform ไหนบ้าง ต่อมากรองข้อมูลย่อยไปอีกว่า เนื้อความที่พูดถึงนั้นเป็นในเชิงไหน ดี ไม่ดี หรือ ปานกลาง ดังนั้นเมื่อมีคนพูดถึงแบรนด์ในทางลบ ก็จะสามารถแจ้งเตือนได้ เพื่อให้มีคนเข้าไปดูแลกระทู้ทางนั้น

จากระบบที่เรามีอยู่แล้วข้างต้น นำมาต่อยอดกับ K2 เพื่อให้มีการสร้างระบบ workflow ฟอร์ม และรายงาน เพื่อสะดวกกับผู้ใช้มากยิ่งขึ้น

ตัวอย่างเหตุการณ์และกาทำงานของระบบ ได้แก่ กรณีที่มีกระแสพูดถึงแบรนด์ในทางที่ไม่ดี หลังจากระบบทำการ capture ข้อมูลที่กรองเข้ามาแล้ว ระบบก็สามารถนำข้อมูลไปบันทึก assign งาน เพื่อให้พนักงานเข้าไป monitor และจัดการตาม step 1 2 3 4 ที่ทำการบันทึกไว้อย่างอัตโนมัติ

นอกจากนี้แล้ว software นี้ยังสามารถนำไปประยุกต์ใช้ในแง่ของ marketing ได้อีกด้วย โดยเอาไปใช้ในการทำ campaign management เช่น เมื่อบริษัทออกผลิตภัณฑ์ใหม่ เพื่อตรวจสอบว่ามีคนพูด campaign หรือ product ที่ release ออกไปถึงมากน้อยแค่ไหน

หรือบางคนก็เอาไปไว้ให้ใช้หาลูกค้า (lead management) เช่น ธุรกิจประกัน โดยสร้างการจับ keyword ประมาณว่า ต้องการทำประกัน ไว้ เมื่อมีคนโพสหา ก็สามารถส่ง sale เข้าไปติดต่อขายและติดตามได้ทันที

ดังนั้นจะเห็นได้ว่าหลายธุรกิจสามารถนำ software ไปประยุกต์ใช้ได้หลายแบบ ขึ้นกับ keyword ที่ระบุ ไม่ได้จำเพาะเฉพาะด้าน complaint management เท่านั้น

หลักการการทำงานของระบบคร่าวๆ เมื่อผูกกับ workflow K2 คือ หลังจากมีการกรองข้อมูลแล้ว ข้อมูลจะถูก queue ขึ้นมาเป็น ticket เพื่อให้เจ้าหน้าที่ฝ่าย PR ทำการอ่านและคัดแยก ticket ไปยังแผนกที่เกี่ยวข้อง เมื่อแผนกที่เกี่ยวข้องได้รับ ticket นี้แล้ว หากเป็น ticket ที่สามารถแก้ไขได้ด้วยตัวเอง ก็สามารถ resolve case โดยการใส่หลักฐานการทำงาน action ที่ทำ หรือตอบกลับ เพื่อปิด ticket นั้น หรือหากต้อง assign ใหม่ก็สามารถ reassign ไปยังแผนกอื่นๆต่อได้ รวมไปถึงกรณีที่ปิด ticket ไปแล้ว แต่เคสถูกเปิดขึ้นมาอีก ปัญหาจะถูก assign ให้กับพนักงานที่ทำการปิด ticket นั้นๆ เพื่อที่ลูกค้าจะได้รับการดูแลติดตามอย่างต่อเนื่อง ไม่ต้องเริ่มต้นเล่าปัญหาใหม่อีกรอบ

ตัวอย่าง demo เมื่อเชื่อมต่อการทำงานกับ K2 และหน้าจอการใช้งานเบื้องต้นของ software

สนใจอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมของ application ได้ที่นี่

หรือต้องการให้ทีมงานติดต่อกับเพื่อเสนอแนะ สามารถกรอกฟอร์มด้านล่างนี้ ทีมงานจะทำการติดต่อโดยเร็วที่สุดครับ

The post แนะนำ Application ในการทำ Social listening appeared first on K2 Appstore.

Jennifer Woolery เจ้าหน้าที่จัดการโปรแกรมแผนก Digital Store ของ Microsoft ได้เปิดเผยให้ฟังว่าในช่วงก่อนหน้านี้ เธอต้องทำงานกับไฟล์ Excel ที่เก็บข้อมูลการซื้อขายและสต๊อกสินค้ากว่า 200 ไฟล์ด้วยกัน ซึ่งที่แย่ยิ่งกว่า คือไฟล์เหล่านั้นจะถูกส่งหากันผ่านอีเมล ทำให้มันกระจัดกระจายยิ่งขึ้นกว่าเดิม และสร้างความเข้าใจผิดให้เกิดขึ้นมากมาย จนทำให้กระบวนการทำงานของพวกเธอดูยุ่งเหยิง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงเวลาที่ทางบริษัทอัดโปรโมชั่นออนไลน์ในช่วงเทศกาล ทำเอาจินตนาการกันไม่ถูก ว่าจะช่องทางการจัดจำหน่ายที่มีจำนวนมาขนาดนั้นได้อย่างไร

ความท้าทายขอทาง K2 ในการแก้ไขปัญหาของ Microsoft

1. ระบบที่ออกแบบจะต้องเชื่อมถึงกันเป็นแผ่นเดียว
2. เพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการงานภายใน
3. สร้างขึ้นบนโครงสร้างออนไลน์ เพื่อให้เข้าถึงได้จากทุกที่ รวมทั้งต้องทำงานร่วมกันกับแพล็ตฟอร์มของ Microsoft ได้เป็นอย่างดี
4. ลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากมนุษย์ และความสับสนในการสื่อสารที่แตกต่างกัน

โดยหลังจากที่ K2 เข้าไปช่วยปรับระบบให้เป็น Automate ทั้งหมด ไฟล์ Excel กว่า 200 ก็ถูกทดแทนด้วยฟอร์มเพียงไม่กี่ฟอร์มที่ง่ายต่อการเข้าใจ และสามารถติดตามผลการทำงานได้ทุกที่ตลอดเวลา ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ เพราะเมื่อปัญหาจุกจิกจากการตามงาน หรือการสื่อสารที่ผิดพลาดหายไป พวกเขาก็จะมีเวลาสำหรับความคิดสร้างสรรค์เพิ่มมากขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานได้มากจากเดิมถึง 30% ยืนยันได้จากปากของ Douglas Lepar ผู้อำนวยการ Site Ops ฝ่าย Process & Program

Douglas กล่าวว่าปัญหาก่อนหน้านี้ของแผนก Digital Store อย่างแรกเลย คือพวกเขาต้องดูแลระบบหลังบ้านซึ่งมีขั้นตอนซับซ้อน ให้รองรับช่องทางการจัดหน่ายกว่า 450 ช่องทางทั่วโลก ซึ่งส่วนที่เขารับผิดชอบและมีความโกลาหลที่สุด คือส่วนงานที่เกี่ยวข้องกับโปรโมชั่น เพราะติดตามสถานะของส่วนงานที่เกี่ยวข้องได้ยาก เนื่องจากพวกเขาต้องทำงานเป็นคนกลางรองรับข้อมูลจากหลากหลายแผนก ไม่ว่าจะเป็น การตลาด, จัดซื้อ ไปจนหน้าร้านจัดจำหน่าย ซึ่งการเป็นคนกลางรับข้อมูลจากทุกสารทิศ จะทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย รวมถึงขาดความต่อเนื่องชัดเจน โดยหลังจากที่ได้ทีมงาน K2 เข้ามาช่วย ผลลัพธ์ที่ออกมานับว่าน่าพอใจ

“Microsoft มีผู้เข้าชมหน้าร้านออนไลน์กว่าหนึ่งพันล้านคนต่อวัน จากทุกแพล็ตฟอร์ม ฉะนั้นข้อมูลสินค้าหรือโปรโมชั่น ที่โชว์อยู่บนเว็บไซต์จะต้องถูกต้องแม่นยำ ไร้ข้อผิดลาด”

ผลลัพธ์ที่ได้ หลังจากได้รับคำปรึกษา และปรับขั้นตอนต่าง ๆ ให้ Automate มากขึ้น

1. เพิ่มประสิทธิภาพในขั้นตอน pre-production ให้สูงขึ้นจาก 66% เป็น 96%
2. เปลี่ยนรูปแบบการเก็บข้อมูลจากไฟล์ Excel ธรรมดา ที่มีจำนวนกว่า 200 ไฟล์ ให้เป็นแอปพลิเคชั่นเพียงชิ้นเดียว
3. ช่วยประหยัดเวลาแผนกจัดซื้อที่ต้องทำงานร่วมกันไปถึง 5 ชั่วโมงต่อสัปดาห์
4. ขั้นตอนต่าง ๆ ในการจัดทำโปรโมชั่นมีความชัดเจนมากขึ้น
5. ทีมงาน Microsoft ทั่วโลก ต่างตอบรับให้กับ solution และนำไปใช้งานครบทุกภูมิภาคทั่วโลก

อีกหนึ่งจุดสำคัญที่ถูกใจทีมของ Microsoft คือการที่โซลูชั่นของ K2 สามารถนำไปต่อยอด และขยับขยายการทำงานได้ทันที โดยที่ไม่จำเป็นต้องพึ่งทีมงาน K2 มาทำให้ทั้งหมด ด้วยคุณสมบัติในการสร้าง workflow แบบ low-code ทำให้พวกเขาไม่ต้องไปยุ่งเกี่ยวกับการเขียนโค้ด เพราะคนที่จะมาใช้งานออกแบบหรือแก้ไข workflow ในทีมของ Douglas ล้วนแล้วแต่เป็นกลุ่มบุคคลที่ไม่ได้มีทักษะโดยตรงในด้านนี้ บางคนก็เป็นทีมขาย บางคนเป็นทีมดูแลลูกค้า การที่พวกเขาเหล่านั้นสามารถจัดการกับ workflow ได้ทุกเมื่อ ทำให้การทำงานลื่นไหลไม่ติดเป็นคอขวดอยู่ที่ใดที่หนึ่ง

สิ่งที่ทีม Microsoft ได้รับ ระหว่างการทำงานร่วมกับทีมงาน K2

เราได้ทราบกันไปแล้วว่า K2 มีบทบาทในการช่วยเหลือทีมงาน Digital Store ได้อย่างไรบ้าง ทว่าระหว่างการปฏิบัติงาน ก็น่าจะมีข้อคิดหรือเทคนิคเล็กน้อยที่เกิดขึ้นระหว่างการทำงานร่วมกัน ซึ่ง Douglas ได้อธิบายไว้ดังต่อไปนี้ครับ

1. การเปลี่ยนแปลง และปรับปรุงระบบการทำงานเดิม ควรมีการแบ่งออกเป็นเฟสย่อย – อย่างที่รู้กันดีว่าระบบ Digital Store ของทาง Microsoft ไม่ได้มีแค่เพียงเว็บไซต์ Microsoft.com เพียงอย่างเดียว แต่ยังมี Xbox Games Store ผนวกรวมเข้ามาด้วย นั่นทำให้เราไม่สามารถหักดิบจากไฟล์ Excel มาเป็นแอปฯ จาก K2 ได้ในทันที ฉะนั้นจึงต้องมีการแบ่งเฟสย่อยออกมา เพื่อให้มันค่อยเป็นค่อยไป และสามารถปรับแก้ได้ทัน ถ้ามีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น
2. ควรจัดแจงให้ผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง เข้าร่วมขั้นตอนการพัฒนาด้วย – จะมีใครเข้าใจระบบงานได้ดีไปกว่าคนที่ต้องคลุกคลีอยู่กับมันอยู่ทุกวัน ฉะนั้นแล้วเราจึงควรที่จะชักชวนให้บุคคลเหล่านั้นมีส่วนร่วมในการพัฒนาในทุก ๆ ขั้นตอน เพื่อให้แอปพลิเคชั่นที่เราทำออกมาได้ตรงใจผู้ใช้หลักที่สุด
3. เมื่อแอปฯ หรือโซลูชั่นของเราให้ผลที่ดี ควรมีการผลักดันให้เกิดการเปลี่ยนแปลง ในระดับที่กว้างขึ้น – เมื่อคุณมีของดี อย่าเก็บเอาไว้แค่แผนกเดียว ควรมีการโปรโมตออกไป และทำให้ทุกคนเห็นถึงประโยชน์ที่พวกเขาจะได้ หากรับเอาของเหล่านี้ไปใช้ เพื่อขยายประโยชน์ให้กับบริษัทในวงกว้างขึ้น
4. ควรมีการจัดสอนวิธีการใช้งานให้กับผู้ใช้ทุกคน – เมื่อคุณลงทุนไปกับการพัฒนาแอปพลิเคชั่นแล้ว ก็ควรจะลงแรงกับการสอนให้ผู้ใช้คุ้นเคยกับสิ่งที่พัฒนาขึ้นมาด้วย เพราะแม้ระบบจะดีเลิศเพียงใด แต่คนใช้งานไม่ถูกก็เท่ากับว่าไม่มีความหมาย ฉะนั้นแล้ว เรื่องของการจัดสอนจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ควรทำไม่แพ้กัน
5. หา Super user ให้เจอ และช่วยส่งเสริมเขา – ในบรรดา user ทั้งหลายแหล่ super user คือบุคคลที่มีความเชี่ยวชาญการใช้งานแอปฯ หรือโซลูชั่นของคุณมากที่สุด บางครั้งพวกเขารู้ลึกจนเกือบถึงขั้นสามารถพัฒนาสิ่งที่คล้ายคลึงกันขึ้นมาได้เอง ฉะนั้นจงอย่าได้มองพวกเขาเป็นแค่เพียงคนรู้เยอะ แต่ให้ช่วยผลักดันให้เขาเหล่านั้นโดดเด่นขึ้นมา และใช้จุดนี้สร้างแรงบันดาลใจให้กับ user คนอื่นควบคู่กัน จะช่วยให้การทำงานในองค์กร ดูมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นโดยที่ไม่มีใครลงแรงฝ่ายเดียว

จุดหมายถัดไปของทีม Microsoft Digital Store

เมื่อทีมหลักที่อเมริกามีความคุ้นเคยกับการใช้งาน K2 จนประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้น ก็ได้เวลาที่พวกเขาจะนำ workflow ดังกล่าว ไปใช้งานกับตลาดในส่วนภูมิภาคอื่น ๆ ของโลกอีกกว่า 240 แห่ง เพื่อช่วยปรับกระบวนการทำงานให้ดีมากขึ้นไปอีก รวมถึงนำไปใช้ประสานงานร่วมกันกับแผนกอื่น ๆ ภายใน Microsoft ซึ่งนั่นหมายถึงทีมงานอีกกว่า 200 ชีวิตที่จะได้มีโอกาสให้ K2 เข้าไปมีส่วนในการแก้ไขกระบวนการที่สับสน อย่างที่ทีม Digital Store ได้เคยเปลี่ยนจากข้อมูล Excel ให้เป็นระบบ Automation

จากบทสัมภาษณ์ เราจะเห็นได้ว่าความยุ่งยากในการบริหารจัดการข้อมูลภายในมีกันอยู่ในทุกบริษัท ไม่เว้นแม้แต่บริษัทระดับ Microsoft ก็พบเจอกับปัญหาเหล่านี้เช่นกัน ซึ่งนั่นกระทบโดยตรงกับประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานในบริษัท และอาจส่งผลกับตัวเลขบางอย่างเช่นยอดขาย หรือกำไร ที่ควรดีกว่านี้หากมีการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ ควบคู่ไปกับมีเครื่องมือที่ดีที่จะช่วยทุ่นแรงในการทำงานที่ซ้ำซากทั้งหลาย

ทั้งหมดนี้จึงเป็นที่มาให้ทีม Digital Store เลือกที่จะใช้งาน K2 เข้ามาขับเคลื่อนระบบทั้งหมด ซึ่งผลลัพธ์ที่ได้ก็ชัดเจนจนพวกเขามีแผนที่จะนำไปใช้กับแผนกอื่น ๆ ในบริษัทอีกด้วย เป็นเครื่องการันตีถึงประสิทธิภาพของตัวแอปพลิเคชั่นได้เป็นอย่างดี แล้วคุณล่ะอยากให้ทีมงาน K2 เข้าไปให้คำปรึกษาสำหรับปัญหาที่กำลังพบเจออยู่หรือไม่…. เพียงกรอกฟอร์มด้านล่าง แล้วเราจะรีบติดต่อกลับไปอย่างเร็วที่สุด

The post K2 ร่วมมือกับทาง Microsoft เพื่อออกแบบระบบการจัดการ Microsoft Digital Store ที่ดีกว่า และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้มากขึ้น appeared first on K2 Appstore.

ทีมงาน: อยากให้แนะนำตัว และพูดถึงงานที่ทำในปัจจุบันหน่อยครับ
Metro System: สวัสดีครับผมอาร์ตนะครับ ชื่อเต็มคือพงศ์พีระ ชวาลาธวัช ทำงานเป็น Vice President อยู่ที่ Metro System ในกลุ่มงาน SIG Metro Triple S ซึ่งจะจัดจำหน่ายซอฟต์แวร์สำหรับธุรกิจที่ช่วยลดภาระงานลง และลดข้อผิดพลาดที่จะเกิดขึ้น เพื่อนำไปพัฒนาประสิทธิภาพของคนให้เพิ่มมากขึ้น

ปัจจุบันทางกลุ่มงานที่ผมดูแลกำลังจะโฟกัสเป็นพิเศษที่ K2 เพราะเป็นซอฟต์แวร์ที่มีส่วนช่วยอย่างมากในสถานการณ์หลาย ๆ อย่าง ตัวอย่างเช่นสถานการณ์การแพร่ระบาดของไวรัส COVID-19 ทางทีมงานก็ได้นำ K2 ไปช่วยทำ Automate Process เพื่อช่วยให้การทำงานของธุรกิจมีความคล่องตัวมากขึ้น

ทีมงาน: ถ้าพูดถึงเรื่อง COVID-19 คุณอาร์ตพอจะคาดเดาได้ไหมครับว่ามันจะกินเวลายาวนานเท่าไร และจะสิ้นสุดลงในเดือนไหน
Metro System: ส่วนตัวคิดว่า COVID-19 อาจจะอยู่กับเราไม่ยาวเท่ากับผลกระทบจากเศรษฐกิจซบเซา ด้วยความที่ผมมักจะแวะเวียนเข้าไปที่ตลาดหลักทรัพย์บ่อย ๆ และได้มีโอกาสตรวจสอบมูลค่าทางเศรษฐกิจ และข้อมูลเชิงลึกของตลาดหลักทรัพย์ จึงอยากจะขอตอบคำถามข้อนี้ในสองประเด็นครับ

ประเด็นแรกคือเรื่องเศรษฐกิจ ที่ผมคาดว่าแผลในใจของคนทำธุรกิจอาจจะยาวนาน เพราะเมื่อสถานการณ์ดำดิ่งไปสู่จุดต่ำสุดแล้ว การฟื้นตัวอาจจะใช้เวลานานกว่าทุกอย่างจะปกติเหมือนก่อนมีเหตุการณ์ เพราะการสูญเสียมันทำได้ง่ายกว่าเริ่มต้นใหม่อยู่แล้ว ฉะนั้นผมเชื่อว่าสถานการณ์ด้านเศรษฐกิจจะค่อย ๆ ฟื้นตัวอย่างช้า ๆ ซึ่งผมก็ไม่สามารถตอบได้ว่าจะกินเวลายาวนานขนาดไหน และไม่น่าจะมีใครตอบแบบฟันธงได้ 100% เช่นกัน

ทีมงาน: อย่างที่ทราบกันดีว่า ทุกธุรกิจตอนนี้ได้รับผลกระทบด้านเศรษฐกิจกันหมด ขึ้นอยู่กับว่าจะกระทบมาก หรือน้อย แต่ด้วยความที่ทาง Metro System มีความเชี่ยวชาญด้านธุรกิจ Retail เลยอยากให้คุณอาร์ตให้ความเห็นเรื่องผลกระทบที่เกิดขึ้นกับกลุ่มธุรกิจนี้ หน่อยครับ ว่ามันกระทบมากน้อยเพียงใด และเจ้าของธุรกิจประเภทนี้ ควรจะต้องมีการปรับตัวอย่างไร
Metro System: ผมมองว่ากลุ่มธุรกิจ Retail ที่ได้รับผลกระทบน่าจะขึ้นอยู่กับประเภทของสินค้าที่จัดจำหน่าย ตัวอย่างเช่น ปัจจุบันผมดูแลธุรกิจเจ้าหนึ่งอยู่ เป็นบริษัทจำหน่ายอาหาร ซึ่งปัจจุบันได้รับผลกระทบ แต่ไม่ได้เป็นผลกระทบในทางตรงเกี่ยวกับตัวสินค้า แต่กลับเป็นผลกระทบเรื่องช่องทางในการจัดจำหน่ายเสียมากกว่า เพราะลูกค้าคนนั้นแจ้งผมว่าถ้าช่องทางในการจัดจำหน่ายสามารถกลับมาเปิดได้ปกติ สินค้าของเขาก็จะยังขายได้อยู่ และไม่น่าจะได้รับผลกระทบในทางตรงจากเหตุการณ์ความไม่ปกติในปัจจุบัน

ส่วนเรื่องการปรับตัวถ้าจะให้ผมพูดตอนนี้เลยก็น่าจะเป็นเรื่องของการจัดจำหน่ายนี่แหละครับ ที่ควรจะต้องทำเป็นอย่างแรก มีตัวอย่างบริษัทหนึ่งซึ่งเป็นการปรับตัวที่ค่อนข้างดี และผมเห็นว่าเป็นกลยุทธในการเปิดช่องทางการจัดจำหน่ายใหม่ที่น่าสนใจ นั่นก็คือบริษัท King Power

อย่างที่พวกเราทราบกันดี หากเราอยากจะซื้อสินค้าจากบริษัท King Power ถ้าไม่ไปที่ตัวห้างตรงซอยรางน้ำ ก็ต้องมีการเดินทางออกนอกประเทศ ซึ่งสถานการณ์ปัจจุบันช่องทางทั้งสองอย่างถูกระงับการดำเนินการอยู่ ฉะนั้นเพื่อให้ธุรกิจสามารถดำเนินต่อไปได้ ทาง King Power จึงปรับให้เซลล์ทุกคนต้องเป็น Online Marketer ให้ได้ และนำสินค้าของทางบริษัทขึ้นมาจำหน่ายในช่องทางออนไลน์มากขึ้นซึ่งปัจจุบันมีอยู่มากมายไม่เว้นแม้แต่ในเว็บไซต์ หรือโซเชียลมีเดีย เป็นการยืนยันว่าช่องทางการจัดจำหน่ายเป็นสิ่งสำคัญมาก ๆ สำหรับธุรกิจ Retail

Sales Force Automation จะสามารถช่วยธุรกิจ Retail ได้อย่างไร?

ทีมงาน: เห็นว่าตอนนี้ทาง Metro System มี Solution ใหม่ ด้าน Sales Force Automation รบกวนคุณอาร์ตช่วยอธิบายเกี่ยวกับเรื่องนี้หน่อยครับ และมันจะสามารถช่วยลูกค้าได้อย่างไรในสถานการณ์แบบนี้
Metro System: ปกติแล้วบริษัทที่ทำธุรกิจ Retail มักจะส่งเซลล์วิ่งไปหาร้านตัวแทนจำหน่ายอยู่เป็นประจำ เพื่อสอบถามสารทุกข์สุขดิบ ทั่วไปเราเรียกกลยุทธแบบนี้ว่า Sales on the move ซึ่งโดยทั่วไปข้อมูลที่เราได้มา ถ้าไม่เข้าไปนั่งคุยคลุกคลีกับลูกค้าจริงจัง ก็คงจะมีแค่เพียงยอดขายเท่านั้น แต่ถ้าเรามี Heat map ที่นำยอดขายของแต่ละตัวแทนมาพล็อตบนแผนที่ให้เราเห็นอย่างชัดเจน ว่าเส้นทางที่เราวางแผนส่งเซลล์ออกไปนั้นได้ผลลัพธ์กลับมาอย่างไร จะช่วยให้เราสามารถปรับเส้นทาง หรือกลยุทธได้ละเอียดมากขึ้น

โดยข้อมูลทั้งหมดไม่ว่าจะเป็นสถานที่, เวลาเข้าพบ หรือยอดขายที่ลูกค้าสั่ง จะถูกอัปโหลดขึ้นมาแบบเรียลไทม์ ทำให้เซลล์ไม่ต้องกลับมานั่งกรอกรายงานอีกรอบซ้ำซ้อน เท่ากับว่ากระบวนการวางแผนต่าง ๆ สามารถดำเนินการต่อไปได้แบบต่อเนื่อง ควบคู่กันไปขณะที่เซลล์กำลังวิ่งออกไปเยี่ยมลูกค้าอยู่ ไม่ต้องรอหมดเดือน หรือหมดไตรมาส ทำให้ทีมขายสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในขณะที่ปริมาณงานลดน้อยลง ตรงตามคอนเซ็ปต์หลักของซอฟต์แวร์จากทาง K2 ซึ่งจริง ๆ ถ้านอกเหนือจากเรื่องการขาย ตัวซอฟต์แวร์ยังสามารถปรับเปลี่ยนให้ตรวจสอบในเรื่องที่เกี่ยวข้องได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น ตรวจสอบว่าลูกค้านำตู้แช่สินค้าของเราไปแช่สินค้าแบรนด์อื่นหรือไม่, วางเป้าหมายให้กับเซลล์เป็นรายกลุ่มรายบุคคลได้เช่นกัน

ทีมงาน: นอกเหนือจากประโยชน์ทางตรงที่ส่งผลกับกระบวนการขายที่เราได้พูดถึงกันไปแล้ว คุณอาร์ตคิดว่า Sales Force Automation จะมีประโยชน์ในด้านอื่นเพิ่มเติมอีกไหมครับ
Metro System: ถ้าจะเอาให้เข้ากับสถานการณ์ตอนนี้ ผมเชื่อว่าข้อมูลที่เราได้จาก Sales Force Automation ยังสามารถนำไปวิเคราะห์ในมุมของรางวัลตอบแทนให้กับพนักงานขายได้อีกเช่นกัน เพราะในภาวะแบบนี้ทุกคนน่าจะต้องการกำลังใจ การที่พวกเขาเหล่านั้นทำงานหนัก และได้รับผลตอบแทนที่เหมาะสมถูกต้อง เป็นเรื่องที่ควรเกิดขึ้นเพื่อสร้างขวัญกำลังใจให้มีแรงทำงานต่อไป

ทีมงาน: แล้วนอกเหนือจากโซลูชั่นด้าน Sales Force Automation ทางทีม Metro System มีบริการด้านอื่นอีกไหมที่เกี่ยวข้องกับ K2
Metro System: ถ้าเริ่มจากที่ลูกค้าแสดงความสนใจซอฟต์แวร์ของทาง K2 ทีม Metro System จะเริ่มจากการเข้าไปพูดคุยกับลูกค้า ว่าเราจะสามารถใช้ K2 เข้าไปปรับปรุงระบบการทำงานที่มีอยู่แล้วให้ดีขึ้นได้อย่างไร หรือทำหน้าที่เป็น Business Efficiency Consultation ให้กับลูกค้าก่อน

หลังจากนั้นเราจะทำ Proof of concept ว่า Solution ที่ทาง Metro System คิดขึ้นมาโดยการใช้ซอฟต์แวร์ของ K2 จะสามารถทำได้จริงหรือไม่ และได้ประสิทธิผลอย่างไรบ้าง หากสำเร็จทางทีมงานก็เริ่มทำการ Implement สิ่งที่คิดไว้ให้กับทางลูกค้า ซึ่ง Metro System จะคอยซัพพอร์ตอยู่ในทุกขั้นตอน ตั้งแต่เริ่มต้น ไปจนหลังการขาย เพื่อส่งลูกค้าให้ไปถึงฝั่งตามที่ตกลงกันไว้

จากบทสัมภาษณ์ทั้งหมด หากคุณกำลังธุรกิจ Retail อยู่ แล้วมีปัญหาที่ช่องทางการจัดจำหน่าย จากเหตุการณ์ไม่ปกติในปัจจุบัน แนวทางที่ควรจะต้องปฏิบัติในตอนนี้คือปรับกลยุทธหาช่องทางใหม่ ๆ ให้ตอบโจทย์สถานการณ์มากที่สุด หากคนอยู่บ้าน ก็หาทางเอาสินค้าไปเสนอให้ถึงที่ จึงจะช่วยให้ธุรกิจเราสามารถรันต่อไปได้และบรรเทาผลกระทบที่เกิดขึ้น เพื่อที่จะได้พร้อมเดินต่อในวันที่ทุกอย่างคลี่คลาย

และถ้าหากจะให้ดียิ่งขึ้น ธุรกิจของคุณควรที่จะมีเครื่องมือที่ช่วยปรับการทำงานต่าง ๆ ภายในให้มีประสิทธิภาพ ด้วยการลดขั้นตอนซ้ำซ้อนที่ไม่จำเป็นลง เพิ่มความสร้างสรรค์เข้าไป ซึ่ง Sales Force Automation จาก K2 สามารถช่วยเหลือและตอบความต้องการเหล่านี้ได้ไม่ยาก

Business benefit ของ Sales Force Automation

• ช่วยให้เราสามารถเข้าถึงตลาดได้เร็วขึ้น ก้าวผ่านขั้นตอนที่ไม่จำเป็นแบบสมัยก่อน
  • ลดค่าใช้จ่ายในการนำข้อมูลดิบเข้าสู่ระบบหลังบ้าน
  • ข้อมูลถูกจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบ ง่ายต่อการเรียกดู ทำให้สามารถวางแผนและกำหนดเส้นทางได้อย่างชัดเจน
• ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการสินค้าคงคลัง รวมถึงกำหนดเป้าหมายการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• รองรับการใช้งานได้บนอุปกรณ์ทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นสมาร์ทโฟน หรือแท็บเล็ต
• เชื่อมต่อกับระบบหลังบ้านได้ทันที ทำให้สามารถทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา โดยไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศ

หากสนใจข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Sales Force Automation สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่นี่
หรือสามารถกรอกฟอร์มด้านล่าง เพื่อขอรับคำปรึกษาจากทีมงานได้เลยครับ

The post นำให้ไกลกว่าคู่แข่ง ด้วยวิธีวัดผลการขายแบบเรียลไทม์จาก K2 Sales Force Automation appeared first on K2 Appstore.

หากพูดถึง New Product Development หรือ เทคนิคการพัฒนาสินค้าใหม่ให้ตรงใจ ถ้าเป็นในสถานการณ์ทั่วไป จะต้องเริ่มจากแผนกมาร์เก็ตติ้ง ลงสำรวจตลาดเพื่อหาช่องทางที่สามารถสร้างรายได้ให้กับบริษัท เมื่อได้ข้อมูลดังกล่าวมาแล้ว ก็จะต้องมาปรึกษากันกับแผนกพัฒนาผลิตภัณฑ์ หรือที่เราอาจจะเรียกกันแบบติดปากว่า R&D โดยทั้งสองแผนกจะร่วมมือกันค้นหาความเป็นไปได้ที่จะผลิตสินค้าชิ้นดังกล่าวขึ้นมา ซึ่งถ้าผลออกมาดูมีความหวัง ก็จะเข้าสู่กระบวนการผลิตและทดสอบต่อไป ขั้นตอนทั้งหมดนี้ในเวลาปกติ อาจกินระยะเวลาเฉลี่ย 2-3 เดือนโดยประมาณ แต่หากเป็นในสถานการณ์ไวรัส COVID-19 นี้แล้ว มีความเป็นไปได้สูงมาก ที่ขั้นตอนทั้งหมดอาจจะกินเวลายาวนานกว่าปกติ ด้วยปัจจัยความไม่พร้อมหลายอย่าง

ในเวลาปกตินั้น อุปสรรคอย่างหนึ่งในกระบวนการพัฒนาสินค้าใหม่ ก็คือการที่เราไม่สามารถติดตามความคืบหน้าในแต่ละขั้นตอนได้ 100% บางทีเมื่อแผนกมาร์เก็ตติ้งที่เป็นคนริเริ่มโปรเจคส่งงานออกไป ทุกอย่างก็ดูจะหายเข้ากลีบเมฆ โดยไม่อาจรู้ได้ว่าตอนนี้ทุกอย่างกำลังดำเนินการไปถึงไหนแล้ว ซึ่งตรงจุดนี้เองคือส่วนที่ซอฟต์แวร์ของ K2 สามารถเข้ามาช่วยเหลือได้

สิ่งที่ K2 เข้ามาช่วยคือการทำให้ทุกขั้นตอนสามารถติดตาม หรือตั้งระยะเวลาที่กำหนดได้ และรายงานผลการทำงานในทุกขั้นตอนให้เจ้าของโปรเจกต์ทราบ รวมถึงยังสามารถออกแบบ workflow ได้อย่างอิสระ และยืดหยุ่น จึงสามารถนำมาปรับใช้งานกับสินค้าได้หลากหลายรูปแบบด้วยกัน ไม่ว่าจะเป็นเสื้อผ้า, ของใช้ในชีวิตประจำวัน รวมไปถึง “อาหาร” ตามตัวอย่างลูกค้าด้านล่าง

ตัวอย่างธุรกิจที่นำซอฟต์แวร์ K2 เข้าไปช่วยเหลือในขั้นตอนพัฒนาสินค้าใหม่

1. บริษัท A ผู้ผลิตสินค้าอุปโภคบริโภครายใหญ่ของไทย

บริษัท A เป็นบริษัทผู้ผลิตสินค้าอุปโภคบริโภครายใหญ่ ที่มีหน้าร้านเป็นของตัวเอง ทำให้ต้องคอยพัฒนาสินค้าอยู่ตลอด เพื่อตอบโจทย์ความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนไป ฉะนั้นกระบวนการ New Product Development ของพวกเขาต้องรวดเร็ว และติดตามได้ในทุกกระบวนการ

ทุกครั้งที่มีการเริ่มต้นพัฒนาสินค้าใหม่ หลังจากได้ข้อสรุปว่าจะเริ่มพัฒนาไปในทิศทางใด บริษัท A ก็จะนำข้อมูลมาเข้าระบบของ K2 จากนั้นเริ่มออกแบบ workflow ที่รวมทุกขั้นตอนที่จำเป็นเอาไว้ทั้งหมด ยิ่งในบางโปรเจ็กต์อาจจะต้องผ่าน workflow กันเป็นหลักร้อย กว่าจะสามารถจบออกมาเป็นผลิตภัณฑ์ใหม่ที่วางจำหน่ายหน้าร้านได้ แต่ถึงแม้จะมีขั้นตอนซับซ้อนมากมายแค่ไหน หากเราสามารถติดตามความคืบหน้าได้อย่างต่อเนื่องโดยที่ไม่มีข้อมูลตกหล่น ก็จะช่วยให้ระยะเวลาในการพัฒนาสินค้าใหม่ลดลง เพราะไม่ต้องคอยเสียเวลาติดตาม หรือตรวจสอบความครบถ้วนนั่นเอง

“สิ่งที่ K2 เข้ามาช่วยคือการทำให้ทุกขั้นตอนสามารถติดตาม หรือตั้งระยะเวลาที่กำหนดได้ และรายงานผลการทำงานในทุกขั้นตอนให้เจ้าของโปรเจกต์ทราบ”

ยิ่งไปกว่านั้น ด้วยความที่บริษัท A ผลิตสินค้าหลายรูปแบบ แต่ละอย่างก็มีขั้นตอนที่เฉพาะเจาะจงไม่เหมือนกัน ทำให้การออกแบบ workflow ต้องมีความยืดหยุ่นปรับเปลี่ยนได้ง่าย เพื่อทำให้ตัวสินค้าถูกพัฒนาออกมาตรงตามความต้องการ จุดนี้เองถือว่าเป็นอีกหนึ่งจุดแข็งที่ซอฟต์แวร์จาก K2 สามารถตอบโจทย์ลูกค้าได้ตรงประเด็น และครบถ้วนตามความต้องการ ช่วยให้ธุรกิจดำเนินไปได้อย่างราบรื่น

2. บริษัท Global Biotechnology

Global Biotechnology เป็นบริษัทผู้นำการผลิตและวิจัยเทคโนโลยีชีวภาพจากสหรัฐอเมริกา ที่รับเอาซอฟต์แวร์ K2 เข้าไปช่วยทำ Digital Transformation ให้กับขั้นตอน New Product Development ของบริษัทที่เต็มไปด้วยความวุ่นวายทั้งในเรื่องเอกสาร และการติดตามสถานะของกระบวนการ ยิ่งไปกว่านั้น พวกเราน่าจะรู้กันดีว่าในประเทศสหรัฐอเมริกาการพัฒนาเทคโนโลยีชีวภาพที่มีความเกี่ยวข้องกับอาหารไม่ว่าจะของคนและสัตว์ ก็ต้องผ่านกระบวนการตรวจสอบทางกฎหมายที่เข้มข้นซับซ้อน หากบริษัทยังคงยึดติดกับการทำงานแบบเดิม ๆ ผ่านรายงานแบบกระดาษ หรืออีเมลซึ่งมีโอกาสผิดพลาดสูง นั่นจะยิ่งทำให้กระบวนการ New Product Development ของบริษัทกินเวลานานออกไปอีก ทางบริษัทจึงตัดสินใจนำซอฟต์แวร์จัดการจาก K2 เข้ามาช่วยเหลือ

K2 SmartForms และ workflows คือฟีเจอร์สำคัญที่ช่วยทุ่นแรงการทำ New Product Development ของบริษัท Global Biotechnology ให้เดินไปข้างหน้าได้อย่างรวดเร็ว และด้วยเอกลักษณ์ความเป็นแพล็ตฟอร์มแบบ low-code process automation ทำให้ทางทีมงานของทางบริษัทสามารถปรับแต่งขั้นตอนและ workflow ต่าง ๆ ได้อย่างอิสระ นั่นทำให้การทำ Digital Transformation ของบริษัท Global Biotechnology ประสบความสำเร็จและยกระดับมาตรฐานการผลิตให้สูงขึ้น รวมทั้งยังเพิ่ม productivity ให้กระบวนการต่าง ๆ อีกด้วย

ในสถานการณ์ที่ต้องทำงานแข่งกับเวลาแบบนี้ การมีเครื่องมือคอยช่วยแบ่งเบาภาระการทำงาน และช่วยรันกระบวนการในโปรเจกต์ให้ผ่านไปอย่างราบรื่น อย่างเช่นกระบวนการพัฒนาสินค้าใหม่นี้ ถือว่าเป็นเรื่องที่ควรพิจารณาเป็นอย่างมาก เพราะอย่างที่ทีมงานได้เกริ่นเอาไว้ในตอนต้น ว่าใครที่สามารถพัฒนาสินค้าออกมาได้ก่อน และตรงใจผู้บริโภคได้มากที่สุด ล้วนแล้วแต่จะได้เปรียบเป็นอย่างมากในสถานการณ์ปัจจุบัน

เช่นเคยครับ ถ้าท่านผู้อ่านคนไหนสนใจอยากจะให้ K2 เข้าไปช่วยแก้ไขปัญหา หรือเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการบางอย่างในบริษัทของท่าน ก็สามารถลงชื่อรับความสนใจไว้ที่ฟอร์มด้านล่างได้เลย แล้วทีมงานจะรีบติดต่อกลับอย่างเร็วที่สุด

The post เทคนิคการพัฒนาสินค้าใหม่ให้ตรงใจ และทันสถานการณ์วิกฤติในปัจจุบัน appeared first on K2 Appstore.

1. ตัวแผนครอบคลุมบริษัทแค่เพียงบางแผนก

หากเปรียบบริษัทเป็นมนุษย์คนนึง แผนกต่าง ๆ ก็เป็นเสมือนอวัยวะสำคัญ ที่ถ้าเกิดล้มเหลวขึ้นมา ชีวิตของมนุษย์คนนั้นก็คงจบลง ฉะนั้นเวลาที่เรามีโอกาสพิจารณาแผนต่อเนื่องของคู่ค้า เราควรต้องเช็คให้ดีว่าพวกเขามีกระบวนการรับมืออย่างครบถ้วนทุกแผนก หรือหากไม่ครบก็ควรจะต้องมีเหตุผลที่เหมาะสมในการเลือกปฏิบัติเช่นนั้น ตัวอย่างเช่น ธุรกิจห้างสรรพสินค้า ในสถานการณ์ COVID-19 ที่พวกเขาไม่สามารถเปิดให้คนเข้าไปเดินแบบอิสระอย่างที่เคยทำ ก็ต้องออกมาตรการช่วยเยียวยาผู้ค้ารายย่อยที่ไปเช่าพื้นที่ เป็นการงดเว้นค่าเช่าในช่วงเวลาจำกัดไป เพื่อในวันที่ทุกอย่างกลับเป็นปกติ พวกเขาเหล่านั้นจะสามารถกลับมาขายของและดึงดูดคนให้เข้ามาเดินได้เช่นเดิม

2. บริษัทคู่ค้าขาดการปรับปรุงแผนต่อเนื่องทางธุรกิจมาเป็นเวลานาน

เพราะโลกใบนี้มีการหมุนอยู่ตลอดเวลา ทำให้ทุกอย่างไม่เคยที่จะหยุดอยู่กับที่ ดังนั้นแผนต่อเนื่องทางธุรกิจ จึงควรจะต้องมีการปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมทันเหตุการณ์ปัจจุบันอยู่เสมอ หรืออย่างน้อยก็ไม่ควรเกินระยะเวลาที่บริษัทคู่ค้าของเราได้กำหนดเอาไว้ในแผนต่อเนื่องทางธุรกิจของพวกเขา เพราะไม่อย่างนั้นแล้วบริษัทคู่ค้าของเราอาจจะกำลังมีความเสี่ยง เนื่องจากพวกเขาอาจจะตั้งรับไม่ทันกับสถานการณ์ฉุกเฉินที่อาจเกิดขึ้น จากบางอย่างที่ไม่เคยได้คาดคิด หรือวางแผนมาก่อน

3. ไม่มีการเอ่ยถึงบริการที่เกี่ยวข้องกับบริษัทของเราในตัวแผน

อย่างที่ทราบกันดีว่าแผนต่อเนื่องทางธุรกิจของบริษัทที่หนึ่ง อาจจะไม่ได้มีเพียงแค่แผนเดียว ซึ่งก็เป็นเรื่องดีที่บริษัทคู่ค้าของเรามีความรอบคอบ คิดวิธีการรับมือความเสี่ยงหลากหลายรูปแบบ แต่ความหลากหลายนั้นจะไม่มีความหมายกับบริษัทเราเลย ถ้าเขาไม่ได้เอ่ยถึงกระบวนการจัดการกับส่วนธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับบริษัทของเรา ฉะนั้น เราจึงต้องทำความเข้าใจหรือสอบถามให้แน่ชัด ว่าพวกเขามีแนวทางจัดการกับเรื่องที่เกี่ยวข้องกับบริษัทของคุณอย่างไร และมีมาตรการรับมือที่น่าพอใจหรือไม่ ก่อนหน้าที่จะตกลงปลงใจทำธุรกิจร่วมกัน

4. ไม่มีการระบุถึงระยะเวลาในการกู้คืนธุรกิจที่ยอมรับได้

การหยุดชะงักของธุรกิจ เป็นเรื่องที่ไม่มีใครอยากให้เกิดขึ้น แน่นอนว่าพวกเราเองก็ไม่อยากให้ธุรกิจของบริษัทคู่ค้าที่เรากำลังมีปฏิสัมพันธ์ด้วย ต้องประสบปัญหาจนกระทบกับบริษัทของเราเช่นกัน อย่างไรก็ตามถ้าเกิดเหตุสุดวิสัยขึ้นจริง ๆ ในฐานะคนทำธุรกิจด้วยกัน เราก็ต้องคาดหวังว่าจะมีการระบุระยะเวลาที่แน่ชัดในการกู้คืนระบบ เพื่อให้ธุรกิจกลับมาดำเนินการต่อเนื่องได้อีกครั้ง หรือถ้าตกอยู่ภายใต้สถานการณ์ที่ไม่สามารถคาดเดาได้ หรือคาดเดาได้ยาก อย่างเช่นสถานการณ์โรคระบาด COVID-19 ที่ทั่วโลกประสบอยู่ในตอนนี้ ตัวบริษัทนั้น จะต้องมีการรับมือสถานการณ์ และสร้างความเชื่อมั่นกับบริษัทที่กำลังทำธุรกิจด้วยอย่างดีที่สุด ไม่ว่าจะเป็นการชี้แจงเหตุการณ์ หรือเปิดเผยข้อมูลที่เป็นประโยชน์ก็ตาม

หลักใหญ่ใจความทั้งหมด ของการพิจารณาแผนต่อเนื่องทางธุรกิจของคู่ค้ากับทางบริษัทเรานั้น ล้วนแล้วแต่อยู่บนพื้นฐานของการหาทางรับมือความเสี่ยง ที่อาจจะเกิดขึ้นได้กับบริษัทของเรา ซึ่งก็นับเป็นอีกหนึ่งขั้นตอนการคิดแผนต่อเนื่องทางธุรกิจของบริษัทเช่นกัน ฉะนั้นการที่เราได้มีโอกาสพิจารณาแผนฯ ของบริษัทคู่ค้า จึงเป็นเรื่องที่เราอยากจะแนะนำให้ทำ และดูให้ถี่ถ้วนในทุกมิติตามที่เราได้นำเสนอไว้ด้านบน จึงจะช่วยลดความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นต่อบริษัทของเราให้เหลือน้อยที่สุด

ฟังดูเหมือนเป็นงานหนักเหมือนกัน ที่จะต้องมานั่งพิจารณาคู่ค้าของเราเป็นราย ๆ ซึ่งถ้าเกิดมีจำนวนมาก ก็น่าจะต้องเป็นขั้นตอนที่กินเวลายาวนานจนแทบไม่ได้เอาเวลาไปทำอย่างอื่นกันเลยทีเดียว แน่นอนว่า K2 เรามีตัวช่วยให้คุณเช่นเคย นั่นก็คือ ระบบจัดการคู่ค้ากับแผนต่อเนื่องทางทางธุรกิจ K2 – Vendor Management นั่นเอง

ระบบจัดการคู่ค้ากับแผนต่อเนื่องทางทางธุรกิจ – K2 Vendor Management System

ระบบจัดการคู่ค้า หรือ Vendor Management เป็นระบบที่ทาง K2 ออกแบบมาเพื่อบริหารจัดการข้อมูลเกี่ยวกับคู่ค้า เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพด้านการสื่อสารระหว่างบริษัทและคู่ค้า ให้รวดเร็วง่ายดายมากขึ้น โดยรองรับความหลากหลายของการทำงานที่แตกต่างกันออกไป รวมถึงสามารถปรับแต่งขั้นตอน, แบบฟอร์ม, การจัดซื้อจัดจ้าง และเกณฑ์การทำงานได้อย่างอิสระ โดยระบบทั้งหมดถูกออกแบบมาให้พร้อมใช้งานได้ทันที หลังการตั้งค่า

จุดเด่นของระบบ Vendor Management Portal ของ K2

• Feature ทั่วไป

• ระบบการลงทะเบียนคู่ค้า Vendor Registration

• Pre-Qualification

• Purchase Order

• Delivery Plan Order

• Goods Receipt

• Invoicing (Billing)

• Payment

• Post Evaluation

แน่นอนว่าเมื่อเราสามารถลดขั้นตอน หรือเวลาในการทำงานบางอย่างเกี่ยวกับคู่ค้าลงได้ ก็จะช่วยให้เรามีเวลาเหลือเพิ่มมากขึ้น และสามารถพิจารณาตรวจสอบแผนต่อเนื่องทางธุรกิจของคู่ค้าได้อย่างรอบครอบ และรัดกุมมากยิ่งขึ้น ซึ่งจะนำไปสู่การลดความเสี่ยงที่จะมีต่อบริษัท รวมถึงช่วยเพิ่มประสิทธิภาพแผนฯ ของบริษัทเราเองให้ดีมากยิ่งขึ้นไปอีกด้วย

อ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Vendor Management ได้ ที่นี่

หรือถ้าท่านสนใจให้ทีมงานแนะนำ ระบบจัดการคู่ค้ากับแผนต่อเนื่องทางทางธุรกิจ กรุณากรอกแบบฟอร์มด้านล่างเพื่อให้ทีมงานติดต่อกลับ

Reference:
1. https://www.zycus.com/blog/supplier-management/a-complete-guide-to-vendor-management-its-benefits-challenges-process-best-practices.html
2. https://www.purchasing-procurement-center.com/vendor-management-system.html

The post 4 สิ่งที่ควรเช็คว่ามีอยู่ในแผนต่อเนื่องทางธุรกิจของคู่ค้าคุณหรือไม่ appeared first on K2 Appstore.

แต่ในวิกฤติ ก็ยังมีโอกาสรอให้เราไขว่คว้าอยู่เช่นกัน เพราะใช่ว่าไวรัสตัวร้ายนี้ จะสร้างความปั่นป่วนให้กับทุกคนเท่ากันเสมอไป ยังมีธุรกิจบางประเภทที่ได้รับผลกระทบไม่มากเท่าไรนัก ยกตัวอย่างเช่นธุรกิจเกี่ยวกับโทรคมนาคม, บรรจุภัณฑ์ และที่ขาดไม่ได้เป็นปัจจัย 4 ของมนุษย์ นั่นคือธุรกิจด้านอาหาร ซึ่งในตอนนี้หลาย ๆ ร้านก็สามารถปรับตัวได้ไว จากร้านนั่งทานมาทำ Delivery จนมียอดขายขึ้นมาบ้าง ซึ่งนี่เองถือว่าเป็นโอกาสดีที่คุณจะได้เริ่มทำแผนต่อเนื่องทางธุรกิจ (Business Continuity Plan) เพื่อที่จะสามารถปรับเปลี่ยนกระบวนการภายในให้ธุรกิจยังคงดำเนินไปได้อย่างต่อเนื่อง ไม่หยุดชะงัก สร้างรายได้ก่อนหน้าคู่แข่ง เพราะในจังหวะที่สถานการณ์คลี่คลาย บริษัทคุณจะได้ลุกขึ้นวิ่งไปได้ก่อนใคร ในขณะที่คนอื่นเพิ่งจะประคองตัวขึ้นมา

แผนธุรกิจรับมือ COVID-19 ดังกล่าว มีแนวทางง่าย ๆ 4 ขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. จัดลำดับความสำคัญของกระบวนการและทรัพยากรทางธุรกิจ

ก่อนที่จะเริ่มการวิเคราะห์ใด ๆ เพื่อสร้างแผนธุรกิจรับมือ COVID-19 ใดๆ เราควรเริ่มจากการจัดลำดับความสำคัญของกระบวนการทางธุรกิจภายในบริษัทก่อน ไล่เรียงกันไปว่าขั้นตอนไหนมีความสำคัญที่สุด ตัวอย่างธุรกิจอาหาร สิ่งที่ควรได้รับความสำคัญก็คงจะไม่พ้น กระบวนการจัดหาวัตถุดิบและกระบวนการปรุง เพราะถ้าขาดอย่างใดอย่างหนึ่งไป ก็อาจส่งผลให้ไม่สามารถดำเนินธุรกิจต่อเนื่องไปได้ ซึ่งกระบวนการเหล่านี้ควรจะต้องได้รับการดูแลเป็นอันดับต้น ๆ และปัดเอากระบวนการที่สำคัญน้อยกว่าให้ตกไปก่อน แน่นอนว่าเมื่อกระบวนการได้รับการจัดลำดับแล้ว บรรดาทรัพยากรต่าง ๆ ก็ควรที่จะมีการจัดสรรอย่างเหมาะสมตามมาด้วย ไม่ว่าจะบุคคลหรือสิ่งของภายในร้านว่าอะไรควรมีการปรับเปลี่ยนอย่างไร

2. วิเคราะห์ผลกระทบ และประเมินความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นต่อธุรกิจ

เหตุการณ์อย่างโรคระบาด COVID-19 ถือว่าเป็นเหตุการณ์ที่เรามีเวลาวิเคราะห์สถานการณ์ และพอจะคาดเดาบางอย่างล่วงหน้าได้บ้าง เพราะไม่ใช่เหตุภัยพิบัติที่เกิดแบบฉับพลัน ซึ่งจะเห็นได้ว่าสื่อต่าง ๆ เริ่มนำเสนอข่าวตั้งแต่ช่วงเดือนมกราคม 2563 ที่ผ่านมา การวิเคราะห์สถานการณ์และผลกระทบทั้งทางตรงกับทางอ้อม จึงควรจะเริ่มทำกันตั้งแต่ตอนนั้น โดยแจกแจงระดับความเสี่ยงที่จะมีต่อธุรกิจออกมาเพื่อที่จะได้เตรียมการรับมือให้ธุรกิจดำเนินการได้อย่างต่อเนื่อง อย่างไรก็ตามในตอนนี้ (เมษายน 2563) ถือว่าเป็นจุดที่เหตุการณ์ได้เกิดขึ้นไปแล้ว ซึ่งกำลังมีแนวโน้มที่จะรุนแรงขึ้น ฉะนั้นแนวทางการวิเคราะห์อาจเปลี่ยนเป็นระยะเวลาในการฟื้นคืนสภาพกลับเป็นปกติ เพื่อจะสามารถนำไปจัดทำแผนธุรกิจรับมือ COVID-19

3. สร้างแนวทางการรับมือที่ปฏิบัติได้จริง

หลังจากได้มีการเตรียมข้อมูลจากการวิเคราะห์และจัดลำดับกันไปเรียบร้อยแล้ว ก็ได้เวลาจัดทำแผนการรับมือเมื่อเกิดเหตุการณ์ดังกล่าวขึ้น โดยอาจจะเขียนเป็นข้อกำหนด หรือแนวทางการแก้ไขปัญหาในเรื่องต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น จากเหตุการณ์ในปัจจุบัน เมื่อมีโรคระบาดร้ายแรงเกิดขึ้น และติดต่อกันได้ง่าย แนวทางการรับมือของบริษัทก็คืออนุญาติให้พนักงานทุกคน สามารถทำงานจากที่บ้านได้ เปลี่ยนการประชุมแบบเห็นหน้าไปเป็น Video Conference หรือจะเป็นการปรับเวลาเข้างานให้เหลื่อมกันเพื่อลดการรวมตัวกันของคนหมู่มาก ทั้งหมดนี้เป็นแนวทางการรับมือที่สามารถทำได้จริง (ซึ่งพิสูจน์แล้วจากสถานการณ์ปัจจุบัน) ซึ่งเมื่อได้แผนต่อเนื่องทางธุรกิจ หรือแนวทางการรับมือเรียบร้อยแล้ว ก็ควรที่จะต้องมีการประกาศออกไปให้ทุกคนในองค์กรเข้าใจตรงกัน และพร้อมจะทำตามเมื่อประกาศใช้

ตัวอย่าง แผนธุรกิจรับมือ COVID-19 ของแต่ละบริษัทและสตาร์ทอัปภายใต้วิกฤติ COVID-19

Apple

• ปรับรูปแบบการจัดงาน WDC ให้เป็นแบบออนไลน์ทั้งหมด
• ขยายเวลาการทดลองใช้งานแอปพลิเคชั่น Final Cut Pro X และ Logic Pro X เป็น 90 วัน เพื่อดึงดูดคนให้มาทดลองใช้

FINNOMENA

• ออกมาตรการป้องกันการแพร่ระบาดของโรคภายในบริษัท โดยให้พนักงานที่พบว่าตัวเองมีความเสี่ยงไปตรวจทันที ซึ่งบริษัทจะเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายให้ทั้งหมด
• เปิดนโยบายให้ทุกคนบริษัทหลีกเลี่ยงการเดินทางในช่วง Peak Hour

การบินไทย

• ประกาศให้พนักงานหยุดงาน 2 เดือน และปรับลดเงินเดือนลงตั้งแต่ 10-50%
• เปิดขายเมนูอาหารกล่อง Delivery จากครัวการบินไทย

AIS

• เตรียมความพร้อมด้านเทคโนโลยี เพื่อที่จะให้พนักงานในส่วนที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานบริการลูกค้าสามารถ Work From Home ได้
• เปิดแพ็กเกจใหม่ Working From Home สำหรับ AIS 5G, 4G และ Fibre พร้อมฟรีไลเซนส์ Office 365 – E1

4. ทดสอบและปรับปรุงแผนการหรือแนวทาง ให้เข้ากับสถานการณ์อย่างสม่ำเสมอ

เมื่อได้มีการประกาศแนวทางการปฏิบัติให้กับพนักงานทุกคนได้ทราบ ควรจะต้องมีการทดสอบ และซักซ้อมแผนกันอยู่เป็นประจำ เพื่อทำให้ทุกคนคุ้นเคยกับเครื่องมือหรือวิธีการที่จะนำมาใช้ และเป็นการพิสูจน์แผนการว่าสามารถใช้ได้จริงไปในตัว อย่างการประชุมทางไกลที่เกิดขึ้นระหว่างการทำงานจากที่บ้าน ก็ถือว่าเป็นเรื่องที่ต้องซักซ้อม เพราะในเหตุการณ์จริง อาจจะเกิดเหตุติดขัดที่เป็นอุปสรรคต่าง ๆ ขึ้นได้ ไม่ว่าจะมาจากปัจจัยภายนอกหรือภายในก็ตาม โดยผลการทดสอบทั้งหมดจะต้องถูกนำมาทบทวน เพื่อนำไปปรับปรุงให้แผนที่ถูกคิดขึ้นมามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

อย่างไรก็ตามแม้แผนการจะถูกคิดค้นมาดีเพียงใด ในสถานการณ์จริงก็ล้วนแล้วแต่มีเหตุไม่คาดฝันเกิดขึ้นได้เสมอ ฉะนั้นการที่องค์กรของคุณ มีเครื่องมือที่พร้อมสำหรับการปรับตัว จึงเป็นเรื่องดีที่จะช่วยให้การปฏิบัติทำได้ง่ายขึ้น

สำหรับธุรกิจอาหารและสาธารณูปโภคที่ยังเจอปัญหาการจัดการคำสั่งซื้อ บางทีลูกค้าสั่งของแล้วเกิดตกหล่น หรือว่าขั้นตอนการโอนถ่ายงานของแต่ละแผนกมีช่องโหว่ ทำให้เสียโอกาสสร้างรายได้ ทาง K2 มี Solution ที่จะช่วยคุณแบ่งเบาปัญหาในเรื่องเหล่านี้มาแนะนำ มันมีชื่อว่า Direct Order Management

Direct Order Management เป็นระบบจัดการคำสั่งซื้อที่มัดรวมเอาความสามารถหลายอย่างเข้าไว้ด้วยกันภายใต้แอปพลิเคชั่นเดียว ช่วยให้เราสามารถจัดการและติดตามคำสั่งซื้อตั้งแต่ต้นทาง สู่ปลายทางได้แบบครบถ้วนสมบูรณ์แบบ ไม่ว่าคุณจะมีหน้าร้านกี่สาขา เป็นแบบออนไลน์ หรือออฟไลน์ก็ตาม

ซึ่ง Solution จากทาง K2 มาพร้อมกับระบบตั้งค่าเบื้องต้นที่พร้อมเริ่มใช้งานกับธุรกิจของคุณได้ทันที ทำให้องค์กรสามารถดำเนินกิจการได้อย่างต่อเนื่อง และปรับโปรโมชั่นให้เข้ากับสถานการณ์ได้ทุกเมื่อ จากสถิติการสั่งซื้อของลูกค้าที่ถูกติดตามไว้ในระบบตลอด

ความสามารถบางส่วนของ K2 – Direct Order Management

• ระบบติดตามคำสั่งซื้อที่ครอบคลุมตั้งแต่ต้นทางจนถึงปลายทาง
• ระบบฐานข้อมูลลูกค้าและประวัติการสั่ง
• ระบบเก็บสถิติการสร้างคำสั่งซื้อของพนักงานในบริษัท

ทั้งหมดด้านบนเป็นเพียงตัวอย่างฟีเจอร์ที่น่าสนใจของ K2 – Direct Order Management ถ้าท่านสนใจอยากได้ข้อมูลเพิ่มเติม หรืออยากให้ทีมงาน K2 ช่วยออกแบบ Solution ที่เหมาะสมกับธุรกิจให้ สามารถลงชื่อที่ฟอร์มด้านล่างไว้ แล้วทีมงานจะรีบติดต่อกลับทันที

ที่มา

• ‘การบินไทย’ ประกาศให้พนักงานหยุด 2 เดือน ลดเงินเดือน 10-50%
• DESIGN IN THE TIME OF COVID-19
• AIS ส่งความห่วงใย ให้คนทำงานจากที่บ้าน ได้ง่าย ๆ

บทความที่เกี่ยวข้อง

The post สร้างแผนต่อเนื่องทางธุรกิจฉบับเร่งรัด รับมือ COVID-19 appeared first on K2 Appstore.