ไม่ว่าคุณจะเป็นนักธุรกิจที่มุ่งหวังสู่ความสำเร็จ หรือผู้บริหารในองค์กรที่กำลังมองหาวิธีการปรับปรุงระบบการทำงานของตนเอง บทสัมภาษณ์นี้จะนำพาให้คุณได้พบกับแนวทางใหม่ๆ วิธีคิดที่แปรเปลี่ยนทุกปัญหาให้เป็นโอกาส พร้อมด้วยการใช้เทคโนโลยีและการสร้างความสัมพันธ์ที่มีคุณค่ากับลูกค้า และซัพพลายเออร์

ต้นน้ำถึงปลายน้ำ | Upstream to Downstream Supply Chain

ในการดำเนินการของซัพพลายเชน เริ่มต้นจากต้นน้ำที่บริษัทของเราอยู่ตรงกลาง การขายสินค้าหรือต่อให้บริการแก่ลูกค้านั้น แม้จะเป็นคนผลิตหรืออยู่ในภาคส่วนใด ก็ตาม คุณต้องมี input เข้ามา ซึ่งผู้ดูแล input สำหรับบริษัทก็จะเป็นฝ่าย Procurement Supply Chain

พื้นฐานของ Procurement คือ Supply Management นั่นคือการหาสิ่งของเข้าบริษัท โดยเราจะแบ่งการทำงานออกเป็น 3 ส่วนหลัก:

1. Upstream Supply Chain: จัดซื้อสินค้าหรือบริการจากผู้จัดจำหน่าย (Supplier) เข้ามา ไม่ว่าจะเป็นวัตถุดิบ อุปกรณ์หรือบริการต่างๆ
2. Internal Supply Chain: การบริหารจัดการซัพพลายเชนภายในองค์กร ซึ่งรวมถึงกระบวนการการผลิต การจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory Management) และการประสานงานภายในแผนกต่างๆ
3. Downstream Supply Chain: การดำเนินงานที่เกี่ยวข้องกับการนำสินค้าหรือบริการไปสู่ลูกค้า ซึ่งรวมถึงการบริหารจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า (Customer Relationship Management) เพื่อให้สามารถตอบสนองต่อความต้องการของตลาดได้อย่างทันท่วงที

สิ่งที่สำคัญคือการทำให้ระบบ Streamline และ Synchronized กันระหว่างการดำเนินการทั้งสามส่วนนี้ หากขาดการใช้เทคโนโลยีและแนวคิดการทำ Digitalization จะทำให้การทำงานของเราดูยุ่งเหยิงและตามไม่ทันกับความต้องการของลูกค้า นอกจากนี้ยังต้องโฟกัสที่ Downstream การจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM) เราต้องใช้เทคโนโลยีและ Platform ที่เหมาะสมในการบริหารจัดการเพื่อให้เวลาของเรามีคุณค่ามากขึ้น

พลิกโฉมการจัดซื้อจัดจ้าง | Procurement Transformation

การจัดซื้อจัดจ้างสามารถแบ่งออกเป็นสามระดับหลักที่แตกต่างกัน โดยแต่ละระดับนี้มีบทบาทและความสำคัญที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพโดยรวมขององค์กร ดังนี้:

1. Transactional Procurement: การจัดซื้อในระดับนี้มักเน้นการซื้อสินค้าพื้นฐานหรือบริการที่มีความต้องการเพียงชั่วคราว ซึ่งมักไม่มีคุณค่าเพิ่มมากนัก การดำเนินงานในลักษณะนี้มักจะเป็นกระบวนการที่เกิดขึ้นตามปกติ โดยที่จะมุ่งเน้นไปที่การซื้อในราคาต่ำที่สุด ซึ่งอาจส่งให้เกิดปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการจัดการสินค้า เช่น การมีสินค้าคงคลังเกินความจำเป็นและสร้างต้นทุนที่ไม่คุ้มค่าให้กับบริษัท
2. Tactical Procurement: การจัดซื้อในระดับนี้จะเริ่มมีการทำงานร่วมกับแผนกอื่น ๆ ภายในองค์กรมากขึ้น การดำเนินงานจะเริ่มส่งสัญญาณถึงการพัฒนา แต่ทว่า การทำงานร่วมกันยังไม่เกิดขึ้นอย่างแท้จริงในระบบที่มีความสอดคล้องกัน บ่อยครั้งพบว่าต่างแผนกทำงานแยกกัน ส่งผลให้เกิดความไม่เป็นกระบวนการที่มีประสิทธิภาพเต็มที่
3. Supply Management (Strategic): ในระดับนี้ บริษัทจำเป็นต้องมีการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพและชัดเจน โดยการบูรณาการกระบวนการระหว่างแผนกให้เป็นหนึ่งเดียวกัน การสร้างค่าเพิ่ม (Value) จากกลยุทธ์การจัดซื้อและการจัดการซัพพลายเชนนั้นจะต้องมาอยู่ภายใต้การประสานงานที่ดีภายในองค์กร เพื่อให้เกิดความสามารถในการแข่งขันในตลาด

สิ่งสำคัญคือการพัฒนาทักษะและความรู้ของบุคลากรภายในองค์กร เพื่อให้พวกเขาสามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในตลาดซัพพลาย รวมถึงการสร้างการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพภายในองค์กร สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้องค์กรสามารถเข้าใจและจับตามองโอกาสใหม่ ๆ ที่เกิดขึ้นในตลาดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

หากองค์กรสามารถทำการพลิกโฉมในกระบวนการ Procurement ได้สำเร็จ จะเป็นการเปิดประตูสู่โอกาสใหม่ ๆ ในการสร้างความเติบโตและความยั่งยืนในธุรกิจต่อไป.

กลยุทธ์การแข่งขันที่จับต้องได้ | Competitive Advantage

การมีประสิทธิภาพในการแข่งขันไม่เพียงแต่หมายถึงการชนะคู่แข่งในตลาด แต่ยังหมายถึงการสร้างมูลค่าเพิ่มที่สามารถตรวจสอบได้ ดังนั้น เราสามารถดำเนินการในกลยุทธ์ด้านต่าง ๆ ได้ดังนี้:

1. Reduce Cost (ลดต้นทุน): การลดต้นทุนที่ไม่จำเป็นสามารถส่งผลให้บริษัทมีกำไรที่สูงขึ้น ต้นทุนที่ลดลงนอกจากจะช่วยให้ผลกำไรเพิ่มขึ้นแล้ว ยังช่วยให้บริษัทสามารถตั้งราคาแข่งขันในตลาดได้ดียิ่งขึ้น เป็นการสร้างความได้เปรียบที่สำคัญ
2. Ensure continuity of production (สร้างความต่อเนื่องในการผลิต): การวางแผนอย่างรอบคอบล่วงหน้าเพื่อลดความเสี่ยงจากการหยุดงานหรือการขาดแคลนวัตถุดิบ เป็นเรื่องจำเป็นในการรักษาความสามารถในการตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้า การติดต่อสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพกับซัพพลายเออร์ก็จะช่วยลดความเสี่ยงในการหยุดการผลิต
3. Response quickly to market change (ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของตลาดอย่างรวดเร็ว): ความสามารถในการปรับตัวและเรียนรู้จากการเปลี่ยนแปลงของตลาดอย่างรวดเร็ว คือกุญแจสำคัญที่ทำให้บริษัทสามารถดำเนินธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ การติดตามแนวโน้มของตลาดและการเข้าใจพฤติกรรมของลูกค้า จะช่วยให้บริษัทสามารถตอบสนองได้ทันท่วงที
4. Innovation (นวัตกรรม): การเปิดใจรับเทคโนโลยีใหม่ ๆ และการสะสมประสบการณ์ผ่านการเข้าร่วมการจัดแสดงสินค้าหรืองานสัมมนาต่าง ๆ จะทำให้บริษัทมีความสามารถในการนำเสนอนวัตกรรมที่ทันสมัยและตอบสนองต่อความต้องการของตลาดได้ดียิ่งขึ้น
5. Improve Quality (ปรับปรุงคุณภาพ): การพัฒนาคุณภาพของสินค้าและบริการอย่างต่อเนื่องเป็นสิ่งที่ไม่อาจมองข้ามได้ การสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าและการรักษาระดับคุณภาพสูงจะต้องเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการผลิตและการให้บริการ

เราต้องตั้งคำถามกับตัวเองว่า เราจะเลือกทำงานแบบ “Wait and See” หรือ “Seek and Find” โดยที่คำตอบนี้จะมีผลกระทบต่อแนวทางการดำเนินธุรกิจในอนาคต การรอคอยโอกาสที่เข้ามาเป็นอาจทำให้พลาดโอกาส ในขณะที่การมุ่งมั่นในการหาโอกาสด้วยตัวเองจะนำมาซึ่งการพัฒนาและการเติบโตในธุรกิจได้อย่างแท้จริง

การเพิ่มคุณค่าของงานจัดซื้อจัดหา | Creating Value in Procurement

ในทุกอุตสาหกรรมและทุกบริษัท ล้วนมีเป้าหมายร่วมกัน คือ การสร้าง กำไรมากขึ้น, การเติบโตของตลาด (Market Growth), การเติบโตของกำไร (Profit Growth) และ การเติบโตของธุรกิจ (Business Growth) เป้าหมายเหล่านี้คือหัวใจสำคัญที่นำทางการดำเนินงานของเรา และคำถามที่เราต้องตอบคือ “เราจะไปถึงเป้าหมายเหล่านี้ได้อย่างไร?”

เพื่อให้การทำงานของเรานำไปสู่วิธีการสร้างคุณค่าในระบบจัดซื้อจัดหานั้น เราต้องเริ่มจากการพิจารณาส่วนต่าง ๆ ดังนี้:

1. Organization Performance: ประสิทธิภาพขององค์กรเริ่มต้นจากการปฏิบัติงานที่มีคุณภาพในทุกระดับ เราต้องทำให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนมีความรู้ ความสามารถ และทักษะที่จำเป็นในการปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะส่งผลให้ทั้งองค์กรก้าวเดินไปในทิศทางที่ถูกต้องและเป็นขั้นตอน
2. Business Sustainability: การสร้างความยั่งยืนในธุรกิจไม่เพียงแต่หมายถึงการหารายได้ แต่ยังรวมถึงการจัดการทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ การใช้เงินลงทุนเพื่อการพัฒนาและการจัดการซัพพลายเชนในระยะยาว เพื่อที่ธุรกิจจะได้เติบโตอย่างต่อเนื่องในอนาคต
3. Operational Performance: การเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน เช่น การลดระยะเวลาในการนำผลิตภัณฑ์ออกสู่ตลาด (Time to Market) เป็นสิ่งที่มีความสำคัญ บริษัทที่สามารถหมุนเวียนผลิตภัณฑ์ใหม่ ๆ สู่ตลาดได้อย่างรวดเร็ว มักจะมีโอกาสประสบความสำเร็จได้มากกว่า
4. Transactional Procurement: นี้คือขั้นตอนการจัดการงานทางธุรกรรม เช่น การออกใบแจ้งหนี้ (Invoice), การจัดการใบขอซื้อ (Purchase Requests) จนกระทั่งการตรวจรับของและการจ่ายเงิน การมีขั้นตอนที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพในด้านนี้จะลดข้อผิดพลาดและเพิ่มความรวดเร็วในกระบวนการ
5. Strategic Procurement: ในฐานะของ “Chief of Procurement Officer” คุณต้องมองการทำงานในเชิงกลยุทธ์ ซึ่งหมายถึงการวางแผนและการพัฒนาระบบเพื่อให้ตลอดกระบวนการจัดซื้อจัดหามีความสอดคล้องกัน การมีวิสัยทัศน์ที่จะก้าวไปข้างหน้าและมีความรับผิดชอบมากขึ้น จะทำให้การทำงานมีความสดใสขึ้นและเต็มไปด้วยโอกาสใหม่ ๆ

หากเราสามารถทำ Strategic Sourcing และจัดการ Category Management ให้มีประสิทธิภาพ โดยการจัดแบ่งประเภทงานออกเป็นสองกลุ่มก็จะช่วยให้เราสามารถแยกแยะและจัดการได้อย่างเป็นระบบยิ่งขึ้น

หากท่านผู้อ่านสนใจเปลี่ยนธุรกิจหรือองค์กรสู่ digital ในเบื้องต้นท่านสามารถเลือกชม application จาก partner ของเราที่มีมากมายได้ที่นี

ชมสัมมนาฉบับเต็มได้ที่

#DigitalTransformation #SupplyChainManagement #SmartProcurement #PaperlessTransformation #Nintex #K2 #NintexK2 #Automation #Cloud

The post พลิกโฉมองค์กรของคุณด้วย Smart Supply Chain appeared first on K2 Appstore.

ส.ขอนแก่น หนึ่งในผู้ผลิตอาหารชั้นนำของประเทศไทย มีชื่อเสียงด้านผลิตภัณฑ์อาหารคุณภาพที่ได้รับความไว้วางใจมายาวนาน ด้วยการเติบโตของธุรกิจในยุคดิจิทัล จึงทำให้ส.ขอนแก่นต้องเผชิญกับความท้าทายในการจัดการระบบและกระบวนการทำงานที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น ซึ่งกลายเป็นโจทย์สำคัญที่องค์กรต้องแก้ไขเพื่อรองรับการดำเนินธุรกิจอย่างต่อเนื่อง ในบทความนี้ เราจะพาคุณไปร่วมศึกษาเรื่องราวของการทำ Digital Transformation ด้วย Nintex K2 Workflow จากทางส.ขอนแก่น ผ่านประสบการณ์จริงจากผู้บริหารที่นำทีมฝ่าฟันปัญหา ช่วยยกระดับการทำงาน ลดความซับซ้อน และผลักดันให้องค์กรสามารถสร้างระบบที่รวดเร็วและคล่องตัว เพื่อพร้อมรับทุกความเปลี่ยนแปลงในอนาคต

จุดเริ่มต้น Paperless Transformation ของส.ขอนแก่น

ในวันที่ 4 มกราคม 2018 ถือเป็นวันแรกของการทำงานของผู้บริหารใหม่ที่บริษัทส.ขอนแก่น ซึ่งต้องเผชิญหน้ากับปัญหาที่สะสมมายาวนาน โครงสร้างพื้นฐานทางเทคโนโลยีที่ไม่พร้อมใช้งานกลายเป็นตัวกระตุ้นสำคัญในการเริ่มต้นเปลี่ยนแปลงองค์กรนี้

“ทุกอย่างดูยุ่งวุ่นวาย ส่วนงานไอทีก็ล่มแทบทุกวัน ระบบ ERP หยุดชะงัก โทรศัพท์และอินเทอร์เน็ตไม่เสถียร ในขณะที่ลูกค้ารายใหญ่อย่าง 7-11 ก็เดือดร้อน โทรมาร้องเรียนไม่หยุด“ คุณนนท์-วรพจน์ กิจสินธพชัย CIO ของ ส.ขอนแก่น ได้เล่าถึงปัญหาที่ทีมงานต้องประสบในขณะนั้น ซึ่งทำให้ชัดเจนว่าธุรกิจจะรอดได้ควรปรับกระบวนการทำงานให้เป็นบน Cloud ซึ่งในเวลานั้นยังถูกมองว่าเป็นเรื่องใหม่ที่เสี่ยงและไม่ปลอดภัย แต่ด้วยสถานการณ์ที่บีบคั้นนี้ คุณนนท์จึงตัดสินใจผลักดันจุดยืนของตัวเอง ใช้เวลาทบทวนทั้งปัญหาและโอกาสที่อยู่ตรงหน้า การเปลี่ยนแปลงองค์กรครั้งนี้ไม่ใช่แค่การนำเทคโนโลยีเข้ามา แต่เป็นการปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมและวิธีคิดของคนในองค์กรอีกด้วย

กลยุทธ์ Digital Transformation จรวดสู่ความสำเร็จ

การเปรียบเทียบกระบวนการ Digital Transformation กับจรวด เป็นกลยุทธ์สำคัญที่ช่วยสร้างความเข้าใจในทีมงาน:

1. ระบบต้องเสถียร: เลือกใช้ระบบที่ปลอดภัยและมั่นคง เช่น การย้ายไปใช้ Cloud เพื่อลด Downtime และปัญหาโครงสร้างพื้นฐานแบบเดิม
2. สร้างคุณค่าในงานของคน: การนำ Automation และ Integration เข้ามาเพื่อกำจัดงานที่ซ้ำซ้อน ให้พนักงานมีเวลาโฟกัสกับงานที่สำคัญและสร้างสรรค์มากขึ้น
3. ข้อมูลคือขุมทรัพย์: การเปลี่ยนข้อมูลเป็นความรู้ เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจที่แม่นยำและเพิ่มศักยภาพให้ธุรกิจ

คนคือหัวใจสำคัญในการทำ Digital Transformation

คุณนนท์เชื่อว่าการเลือกคนที่ใช่เป็นจุดเริ่มต้นของความสำเร็จในการสร้างองค์กรที่มีประสิทธิภาพ ทีมงานจำเป็นจะต้องมีทั้ง Passion และ Grit (ความอดทน) เพื่อให้สามารถพัฒนาตนเองและองค์กรให้ดียิ่งขึ้น สิ่งที่ขาดไม่ได้คือ Mindset และความพร้อมที่จะเผชิญกับความท้าทายที่เกิดขึ้นในโลกที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว และยังได้กล่าวถึงหลักพุทธศาสนา “อิทธิบาท 4” ในการคัดเลือกคนเข้าทีม ประกอบด้วย

1. ฉันทะ (Passion) – ความรักในงานที่ทำ: คนที่มีความหลงใหลในสิ่งที่ทำมักจะสร้างผลงานที่มีคุณภาพและมุ่งมั่นในการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
2. วิริยะ (Grit) – ความพยายามและความอดทน: ความสามารถในการเอาชนะอุปสรรคและแก้ปัญหาร่วมกัน จะทำให้ทีมมีความสามัคคี แข็งแกร่งมากขึ้น
3. จิตตะ (Mindset) – การใส่ใจในสิ่งที่ทำ: ความมุ่งมั่นในการทำงาน และการรับผิดชอบต่อผลลัพธ์ของส่วนรวม
4. วิมังสา (Critical Thinking) – การวิเคราะห์และตรวจสอบการทำงาน: ความสามารถในการคิด อย่างมีวิจารณญาณและ ประเมินสถานการณ์อย่างรอบคอบจะช่วยให้ทีมตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ทำไมถึงต้องเป็น Nintex K2?

การเลือกใช้ Nintex K2 มาเป็นเครื่องมือช่วยในการทำ Paperless Transformation เพราะ K2 สามารถตอบโจทย์ความต้องการทั้งในระยะสั้นและระยะยาว ตามเกณฑ์ที่สำคัญ 3 ข้อ:

1. Technology : ดูความเหมาะสมกับยุทธศาสตร์ระยะยาว ว่าเครื่องมือนี้สามารถลด Pain และเพิ่ม Gain ให้กับทีมงานหรือไม่ พร้อมทั้งพิจารณาความสามารถของการ Integrate กับระบบ ERP ที่มีอยู่ขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2. ทีมงาน: ต้องเป็นเครื่องมือที่ใช้งานง่าย ยืดหยุ่น เวลาที่ใช้ในการพัฒนาต้องเร็ว โดย Nintex K2 เป็นเครื่องมือที่สามารถใช้วิธี Drag-and-Drop ในส่วนนี้ช่วยลดความซับซ้อนและเพิ่มความเร็วในการพัฒนาระบบได้ ส่งผลให้การตอบสนองแก้ปัญหาให้กับทาง Business ได้ทันการ
3. การสนับสนุนจาก Partner: ต้องมีทีมงาน Partner ที่เข้าใจ มีความยืดหยุ่น และช่วย Support ทุกๆปัญหาที่เกิดขึ้นโดยทีมงานจาก K2 Nintex มีบทบาทสำคัญในการช่วยวางกลยุทธ์และสนับสนุนโครงการให้ประสบความสำเร็จ ช่วยให้ทีมสามารถเคลื่อนตัวไปข้างหน้าโดยไม่ติดขัด

บทส่งท้าย

ผลลัพธ์แห่งความสำเร็จในการเลือกใช้ Nintex K2

ผลลัพธ์แห่งความสำเร็จในการเลือกใช้ Nintex K2 แสดงให้เห็นถึงการเปลี่ยนแปลงที่แท้จริงในองค์กร ทั้งจากเทคโนโลยีและพนักงาน ด้วยกลยุทธ์ที่ถูกต้องและเครื่องมือที่เหมาะสม ส.ขอนแก่นสามารถก้าวข้ามจากการทำงานเอกสารที่วุ่นวายสู่ระบบ Workflow Automation ที่มีประสิทธิภาพ

หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Nintex K2 และโซลูชันอื่นๆ ของเรา รวมถึงการปรับใช้เทคโนโลยีเพื่อลดความซับซ้อนและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน สามารถติดต่อเราได้ ที่นี่ เพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติมหรือติดตามข่าวสารล่าสุด เพื่อตอบโจทย์การเปลี่ยนแปลงดิจิทัลในอุตสาหกรรมอาหารและเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องอย่างต่อเนื่อง

ชมบทสัมภาษณ์ฉบับเต็มได้ที่

https://www.youtube.com/watch?v=MdLw2aJJQH4&list=PLkrC-7I0zglkRKlDf20LCnpdjm1kCBj2x

#DigitalTransformation #PaperlessTransformation #Nintex #K2 #NintexK2 #Automation #Cloud

The post ก้าวย่างของส.ขอนแก่นในยุค Digital Transformation appeared first on K2 Appstore.

ทรูมันนี่ วอลเล็ท (True Money Wallet) แอปพลิเคชันที่รองรับการชำระเงินผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์และบริการทางการเงินอันหลากหลาย ให้บริการโดย Ascend Money Group บริษัทฟินเทคชั้นนำของไทยและภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ แอปพลิเคชันนี้ได้ช่วยปลดล็อกให้ผู้คนหลายล้านชีวิตสามารถเข้าถึงบริการทางการเงินได้อย่างสะดวกสบาย ด้วยเหตุนี้จึงทำให้จำนวนผู้ใช้บริการของทรูมันนี่ วอลเล็ทมีการเติบโตอย่างรวดเร็ว สามารถก้าวกระโดดเป็น 20 ล้านคนในระยะเวลาอันสั้น การเติบโตอย่างรวดเร็วนี้ทำให้ทีมงานหลังบ้านต้องเผชิญกับการทำงานที่ต้องแข่งกับเวลา บทความนี้จะพาคุณมาร่วมศึกษาจาก Success Story ในการรับมือกับสถานการณ์จากประสบการณ์จริงของหนึ่งในผู้บริหารจากทรูมันนี่ วอลเล็ท รวมถึงได้ทำความรู้จักกับ Nintex RPA เครื่องมือ Automation ว่าเข้ามามีบทบาทสำคัญในการช่วยยกระดับคุณภาพชีวิตของทีมงานทุกคนได้อย่างไร

อะไรคือตัวจุดประกายในการเริ่มทำ Digital Transformation

คุณสิริพร สวัสดิ์อำนวยโชค ผู้บริหารจากฝ่าย Operations Back Office ได้กล่าวถึงจุดเริ่มต้นที่เกิดจากการเล็งเห็นว่าปริมาณและความเร่งด่วนของงานส่งผลกระทบต่อทีมงานหลังบ้านของตนเองอย่างไร ได้เปรียบเทียบกระบวนการทำงานเหล่านี้กับการ “ไถนา” เพื่อแสดงให้เห็นถึงความหนักหน่วงที่ทีมงาน Operation ทุกคนต้องเผชิญในแต่ละวัน หนึ่งในงานที่ถูกหยิบยกขึ้นมาเล่า คือ “การกระทบยอด” หรือก็คือการตรวจสอบความถูกต้องของรายการธุรกรรมจาก Bank Statement เป็นงานที่มีปริมาณมาก ต้องทำซ้ำทุกวัน อีกทั้งยังมีปัจจัยที่กดดันจากทางลูกค้าที่ต้องการความถูกต้องและรวดเร็วในการสรุปผล แต่ปัญหาที่พบคือ Bank Statement จะส่งเข้ามาในช่วงกลางคืน ซึ่งเป็นช่วงนอกเวลาทำการ

ด้วยความใส่ใจในคุณภาพชีวิตของทีมงาน ไม่อยากให้ทีมงานต้องทำงานล่วงเวลา จึงได้ตัดสินใจนำการทำ Robotic Process Automation เข้ามาช่วย โดยได้ออกแบบให้ Robot มาช่วยตรวจสอบความถูกต้องและเมื่อทำงานเสร็จสิ้นก็จะทำการสรุปผลส่งแจ้งเตือนไปยังโทรศัพท์มือถือของทีมงานทันที ทีมงานก็สามารถตื่นเช้ามาดูผลสรุปและดำเนินงานส่วนอื่นต่อได้เลย

ทางผู้บริหารได้ย้ำว่า “ไม่มีการปลดพนักงานออก” เนื่องจากปริมาณงานมาก และยังมีหลายส่วนที่ยังต้องการความรู้จาก “คน” มาช่วยสร้างสรรค์ Process Automation อยู่ เพราะฉะนั้นการผสมผสานการทำงานระหว่างคนกับหุ่นยนต์จึงเป็นหัวใจสำคัญของการทำ Transformation

ทำไมถึงเลือก Nintex RPA มาช่วยแก้ปัญหา

ในขั้นตอนของการเลือกเครื่องมือมาทำ Process Automation ได้ตั้งโจทย์หลักคือ Users ทุกคนต้องสามารถสร้าง RPA เองได้ จึงเป็นที่มาว่าทำไมถึงต้องให้ “Back Office Users” ผู้ใช้งานจริงเข้ามามีส่วนร่วมในการเลือกเครื่องมือด้วยตัวเอง ในระหว่างการนำเสนอ Demo จากทาง Partner หรือ Vendor ทางผู้บริหารจะสังเกตทีมงานว่าเข้าใจในเครื่องมือที่นำเสนอหรือไม่ เนื่องจากการคัดเลือกเครื่องมือจะเน้นเครื่องมือที่ทุกคนดูเข้าใจง่าย ,ตามทัน และสามารถเรียนรู้ได้ง่าย เพราะการที่ทีมงานสามารถเข้าใจและใช้งานเครื่องมือได้จริงคือหัวใจสำคัญ นี่จึงเป็นเหตุผลที่เลือก Nintex RPA ซึ่งมีความ User-Friendly ใช้งานง่าย ถึงแม้ว่าทีมงานทุกคนจะเป็น Back Office Operation ที่ไม่มีความรู้ด้าน IT ก็สามารถที่จะสร้าง Bots RPA ขึ้นมาได้ด้วยตัวเอง และยังมีแหล่ง Resource เข้าถึงง่าย รองรับการเรียนรู้ด้วยตนเองของทีมงานอีกด้วย การให้ทีมงานมีบทบาทในขั้นตอนนี้ จะช่วยสร้างความมั่นใจว่าพวกเขาจะสามารถใช้เครื่องมือได้อย่างมีประสิทธิภาพในระยะยาวอีกด้วย

“เผา RPA” – ตัวอย่างประสิทธิภาพของ Nintex RPA

True Money Wallet เคยประสบปัญหาระบบล่ม มีการ ON/OFF ระบบสลับไปมานานกว่าครึ่งวัน ในขณะเดียวกันนี้ก็ยังคงมีรายการ Transactions จากลูกค้าเข้ามาอย่างต่อเนื่อง เกิดการร้องเรียนและเดือดร้อนเป็นอย่างมาก เมื่อระบบกลับมาใช้งานได้ปกติ ทีมงานก็ยังต้องจัดการปรับยอดเงินที่หายไปในช่วงที่ระบบล่มให้ถูกต้อง ซึ่งหากจะปรับข้อมูลยอดเงินด้วยวิธี “Manual Adjustments” ทีละรายการ ก็ย่อมเป็นเรื่องยุ่งยากและใช้เวลานาน อาจจะทำให้ไม่สามารถจัดการกับปริมาณ Transaction ที่มหาศาลนี้ได้ทันเวลา สุดท้ายจึงตัดสินใจแก้ปัญหาเฉพาะหน้าด้วยการให้ “Super User” ทำการเผา RPA หรือสร้างระบบ RPA Process ในการทำปรับยอดเงินของทุกรายการที่มีปัญหาขึ้นมาใหม่ ถึงแม้ว่าจะเป็นสถานการณ์ที่เร่งด่วนและกดดัน แต่ด้วยความง่ายของเครื่องมือและความสามารถของทีมงาน สุดท้ายใช้เวลาเพียง 2 ชั่วโมงในการสร้าง RPA ใหม่และสามารถแก้ปัญหาธุรกรรมทั้งหมดได้สำเร็จ

การสื่อสารและการทำงานร่วมกัน

แนวคิดในการทำ Transformation เพื่อแปลงการทำงานภายในให้เป็นระบบ Automated ให้มากที่สุด เพื่อที่จะช่วยลดภาระงานซ้ำของทีมงาน ลดความผิดพลาดในขั้นตอนการทำงาน เพื่อให้พนักงานได้โฟกัสกับงานสำคัญที่มีคุณค่า ใช้เวลาสร้างสรรค์ในการวางแผน กลยุทธ์ ทางผู้บริหารจึงพยายามทำให้แน่ใจว่าทีมงานทุกคนไม่เพียงแค่เข้าใจเป้าหมาย แต่ยังมี Passion ร่วมกันในการทำ Transformation ให้ประสบความสำเร็จด้วย

ก้าวถัดไปในการขยาย Process Automation

เป้าหมายในระยะยาวคือการ Rollout การใช้งาน RPA ให้ครอบคลุมทั่วทั้งองค์กร ทั้งในประเทศไทยและประเทศอื่นๆในภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ การขยายการใช้งาน RPA อย่างครอบคลุมจะช่วยผลักดันการเติบโตและความสำเร็จขององค์กร

บทสรุปส่งท้าย

ความสำเร็จในการนำ RPA มาใช้ไม่เพียงแค่เกี่ยวข้องกับการเลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสม แต่ยังรวมถึงการสนับสนุนการเรียนรู้และการพัฒนาทีมงานให้สามารถใช้เทคโนโลยีเหล่านี้ได้อย่างเต็มศักยภาพ การขยายการใช้งาน RPA ไปยังหน่วยงานอื่นๆนี้ก็เป็นก้าวสำคัญในการเสริมสร้างความแข็งแกร่งให้กับองค์กรและเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันในตลาดอย่างยั่งยืน หากคุณสนใจที่จะเห็นเพิ่มเติมเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ Nintex RPA ของเรา สามารถดูต่อได้ ที่นี่

ชมบทสัมภาษณ์ฉบับเต็มได้ที่

#Nintex #NintexRPA #NintexSolutions #automationmindset #businessprocessimprovement #businessprocessautomation #techtalk #techtalks #digitaltransformation #rpatools #rpa #rpapodcast #automationsolutions #digitalization #usecases #rpasuccessstory

The post มุมมองการทำ Automation เพื่อยกระดับคุณภาพชีวิตของพนักงาน appeared first on K2 Appstore.

วันนี้ K2 ได้รับเกียรติจาก คุณแอ้ว อริสา สอนสุภี ซึ่งนอกจากคุณแอ้วเป็นเลขานุการฝ่ายดิจิตัล หัวหน้าสนับสนุนฝ่ายนโยบายแล้ว คุณแอ้วยังมีบทบาทในฐานะ ผู้ประสานงานโครงการ digital transformation ของมหาวิทยาลัยขอนแก่น ซึ่งจะร่วมแชร์ประสบการณ์และมุมมองในการทำ digital transformation ของหน่วยงาน จะเป็นอย่างไรบ้างนั้น สามารถอ่านและติดตามจากบทความด้านล่างได้เลยครับ

K2 : ตอนนี้ทางมหาวิทยาลัยได้ทำโครงการเกี่ยวกับ digital transformation อะไรบ้างครับ

คุณแอ้ว อริสา สอนสุภี : โดยหน้าที่หลัก แอ้วเป็น project manager ค่ะ อย่างที่ผ่านไปล่าสุดคือ เป็นผู้จัดงานโครงการ digital 2020 ของมหาวิทยาลัยของแก่น ซึ่งจัดมาเป็นปีที่ 2 แล้ว เนื่องจากโดยส่วนตัวเชื่อว่า มหาวิทยาลัยขอนแก่นเป็นมหาวิทยาลัยรายแรกของไทยที่มีฝ่ายดิจิตัลเป็นที่ชัดเจน เรามีทีมผู้เชี่ยวชาญเฉพาะซึ่งมีเป้าหมายในการพัฒนาระบบอย่างเข้มข้น ซึ่งงานนี้มีจุดประสงค์ คือประชาสัมพันธ์ให้ผู้ใช้และหน่วยงานต่างๆในมหาวิทยาลัยได้รู้ว่า เรามีระบบอะไรบ้าง พร้อมทั้งสร้างแรงจูงใจทำให้ผู้คนมาใช้ระบบ นี่ก็เป็นที่มาที่ไปทำให้เกิดงาน digital transformation 2020 เป็นงานที่อัพเดทให้หน่วยงานและบุคลากรทราบว่าเรามีอะไรบ้างในมหาวิทยาลัยขอนแก่นในแง่ของ digital ค่ะ

คุณแอ้ว อริสา สอนสุภี : ส่วนอีกโครงการหนึ่ง แอ้วก็เป็นผู้ประสานงานโครงการ digital transformation โดยดูแลรับผิดชอบเรื่อง digital workflow ค่ะ ประสานงานทั้งส่วนของผู้ใช้ หน่วยงาน sponsors แล้วก็ทีมพัฒนาค่ะ

K2 : คิดว่ามี challenge อะไรในการทำ digital workflow บ้างครับ

คุณแอ้ว อริสา สอนสุภี : อาจจะเป็นเรื่องของการสื่อสารพูดคุยประสานงาน คือเราเป็นตัวกลางที่จะแปลภาษาระหว่างโปรแกรมเมอร์กับเจ้าหน้าที่ ตั้งแต่การเก็บ user requirement ในมหาวิทยาลัยขอนแก่นจะมีหน่วยงานต่างๆ มีเจ้าหน้าที่ทำเกี่ยวกับด้านนี้โดยตรงแต่ละหน่วยงาน คือแต่ละระบบก็จะมีความเฉพาะของมันก็แตกต่างกัน ไม่ว่าจะเป็นระบบเอกสาร การจัดเก็บเอกสาร ระบบเดินทางไปราชการ อย่างเช่น เจ้าหน้าที่การเงินบัญชี เขาก็จะอยู่กับเอกสาร ตัวเลข การสื่อสารออกมาที่จะทำให้โปรแกรมเมอร์เข้าใจก็อาจจะเป็นเรื่องยาก เราก็ทำหน้าที่เป็นตัวกลางเป็นตัวเชื่อมให้เขาเข้าใจ เพื่อที่จะสามารถพัฒนาระบบออกมาได้ตรงกับการใช้งานของผู้ใช้งาน

คุณแอ้ว อริสา สอนสุภี : แล้วก็นอกจากแอ้วเป็นทำงานเป็นผู้ประสานงานแล้ว ด้วยความที่เราก็ทำงานในส่วนของเลขา เราก็ได้เป็นผู้ใช้ระบบด้วยค่ะ

K2 : ในฐานะของผู้ใช้ เราคิดว่าผู้ใช้ได้รับประโยชน์จากจุดนี้อย่างไรบ้างครับ

คุณแอ้ว อริสา สอนสุภี : คือแอ้วมองว่า ได้ประโยชน์หลายอย่างนะคะ อย่างประโยชน์โดยตรง ได้แก่ เราสามารถเข้าถึงระบบได้ทุกที่ทุกเวลา ไม่ว่าจะเป็นอยู่หน้าจอคอมพิวเตอร์ หรือทางโทรศัพท์ ตัวอย่างที่เห็นได้ชัด อย่างงานของแอ้วคืองานเลขา สมมติว่าเราประชุมอยู่แล้วมีเรื่องด่วนเข้ามา ถ้าแบบตามเดิม เราต้องรอให้ประชุมจบ ถึงจะไปทำเอกสารเดินทางได้ แต่ว่าพอย้ายระบบเอกสารเข้ามาเป็น digital เราสามารถทำระหว่างประชุมได้เลย พวกคำขออะไรพวกนี้อะค่ะ

K2 : แล้วอันนี้มีความคาดหวังว่าระบบนี้จะมีประโยชน์กับผู้ใช้คนอื่นอยากไรบ้างครับ

คุณแอ้ว อริสา สอนสุภี : แอ้วมองว่าน่าจะคล้ายๆกันนะคะ โดยเฉพาะในแง่ของความ flexible หรือความสะดวกสบายของผู้ใช้งาน ก็คือ ระบบสามารถ support การทำงานได้ทุกสถานที่และทุกเวลา ความคล่องตัวของระบบที่ไม่ต้องเรียนรู้เยอะ ไม่ต้องเปิดคู่มือการใช้ หรือว่าต้องเข้าคอร์สเรียนรู้ ต้องอ่านคู่มือเพื่อทำความเข้าใจ โดยผู้ใช้สามารถเข้าใจได้ง่าย เข้าไปก็ใช้ได้เลยไม่ต้องเรียนรู้เยอะค่ะ

ในฐานะของ K2 ต้องขอบคุณคุณแอ้วเป็นอย่างสูงที่สละเวลามาร่วมแชร์มุมมองและประสบการณณ์ของ business user ในแง่ทั้งผู้ประสานงานและผู้ใช้ ที่ทำงานโดยตรงกับการเปลี่ยนองค์กรไปสู่ดิจิตัล ณ โอกาสนี้ด้วยนะครับ

สำหรับท่านที่ต้องการศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำ Digital Transformation ในมหาวิทยาลัยขอนแก่น สามารถติดตามไปอ่านได้ตามเนื้อหาด้านล่างเลยครับ

• Digital transformation ของมหาวิทยาลัยขอนแก่น โดย ท่านรองอธิการบดีฝ่ายดิจิตอล ผศ.ดร. เด่นพงษ์ สุดภักดี
• แนวคิดดีๆ จาก ดร. กิตต์ เธียรธโนปจัย ผอ. สำนักเทคโนโลยีดิจิตัล ม.ขอนแก่น
• มุมมองภาพรวมโครงการ digital transformation ของมหาวิทยาลัยขอนแก่น จากท่านอาจารย์ ดร.พิพัธน์ เรืองแสง

หากท่านผู้อ่านสนใจเปลี่ยนธุรกิจหรือองค์กรสู่ digital ในเบื้องต้นท่านสามารถเลือกชม application จาก partner ของเราที่มีมากมายได้ที่นี่

หรือถ้าต้องการให้ทีมงานติดต่อกลับ ก็สามารถกรอกแบบฟอร์มได้ตามด้านล่างเลยครับ

บทความที่เกี่ยวข้อง

• Digital transformation ของมหาวิทยาลัยขอนแก่น
• แนวคิดดีๆ จาก ดร. กิตต์ เธียรธโนปจัย ผอ. สำนักเทคโนโลยีดิจิตัล ม.ขอนแก่น

The post แลกเปลี่ยนมุมมองกับ ผู้ประสานงานโครงการ digital transformation ของมหาวิทยาลัยขอนแก่น appeared first on K2 Appstore.

K2 : ขออนุญาตถามครับ ผมเห็นว่าที่นี่ใช้คำว่า สำนักงานดิจิตัลเลย มีความเป็นมาเป็นอย่างไรครับ

ดร. กิตต์ เธียรธโนปจัย : เราเริ่มต้นจากศูนย์คอมพิวเตอร์ ตั้งมาได้ 30-40 ปี แล้วครับ ตอนนั้นเราเล็งเห็นว่าเทคโนโลยีมีความสำคัญจึงให้ความสำคัญกับเทคโนโลยีค่อนข้างมาก สมัยนั้น เราทำงานกันในเชิงที่มีเป้าหมายที่ว่าจะเอาเทคโนโลยีมาช่วย support การเรียนการสอน ภารกิจช่วงแรกๆก็จะเป็นการให้บริการใช้คอมพิวเตอร์

เมื่อเวลาต่อมาอินเตอร์เน็ทเริ่มบูมมากขึ้น ศูนย์คอมพิวเตอร์จึงเปลี่ยนชื่อมาเป็นหน่วยสารสนเทศ เพื่อดูแลเรื่อง back office ภายในมหาวิทยาลัย และตั้งชื่อว่าคณะเทคโนโลยีสารสนเทศ

ในปัจจุบันได้เห็นว่าเทคโนโลยีเริ่มมีบทบาทสำคัญในการใช้ชีวิต ระบบดิจิตัลถือเป็นส่วนหนึ่งของชีวิต จึงเปลี่ยนชื่อมาเป็น สำนักเทคโนโลยีดิจิตัล ม.ขอนแก่น ครับ คือ นอกเหนือจากการทำงานแล้วเนี่ย เราก็สามารถเอาดิจิตัลมาใช้ในชีวิตประจำวันอื่นๆด้วย ภารกิจเราก็เป็นเรื่องดูแลว่าจะนำเทคโนโลยีมาใช้กับผู้ใช้อย่างไรโดยที่ผู้ใช้มีความสะดวกสบาย ไม่เจอปัญหา เช่น ใช้อีเมล์ก็ไม่มี spam รบกวน หรือว่าการดูแลรักษา password ให้ดีพอ มีความปลอดภัยสูง ซึ่งทุกอย่างนั้นเกี่ยวข้องทั้งในงานและชีวิตทั่วไป

K2 : ก็เท่ากับว่าไม่ได้มองแค่ operation อย่างเดียวแต่มองไม่ถึงชีวิตประจำวันด้วย

ดร. กิตต์ เธียรธโนปจัย : ใช่ครับ IT เป็นเรื่องใกล้ตัว และมหาวิทยาลัยเองก็มีคนอาศัยในมหาวิทยาลัย ใช้ชีวิตในมหาวิทยาลัยเยอะ ไม่ว่าจะเป็นบุคลากรภายในหรือภายนอก เราก็อยากให้คนที่เข้ามาใช้งานระบบ IT ของมหาวิทยาลัย ใช้งานอย่างมีความสุข

K2 : ทางมหาวิทยาลัยมีการจัดการอย่างไรกับเหตุการณ์ COVID-19 บ้างครับ

ดร. กิตต์ เธียรธโนปจัย : คือ ความโชคดีของเราคืออธิการบดีของเราเป็นหมอ ดังนั้นเราก็เลยมีการเตรียมตัววางแผนกันพอสมควร ไม่ว่าจะเป็น การวางแผนด้านการเรียนการสอน ระยะเวลาที่โควิดจะอยู่กับเรา โดยกะไว้ตั้งแต่ตอนนั้นว่าสักปีครึ่งถึงสองปี เพราะฉะนั้นก็เลยมีการวาง roadmap ในการจัดการยาวถึง 2 ปี ดังนั้นเทคโนโลยีก็จะมาช่วยเยอะ

และเป็นที่โชคดีว่าโควิดมาเป็นช่วงที่มหาวิทยาลัยกำลังจะปิดเทอม ตัวเลคเช่อร์จึงจะจบหมดแล้ว ก็จะมีประเด็นแค่เรื่องสอบ ทุกคนจึงช่วยกันหา solution ทั้งอาจารย์เองก็หาเองด้วย IT ก็ช่วยกันหา ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของ vdo conference โดยมีการนัดแนะกันระหว่างอาจารย์และนักศึกษาเกี่ยวกับการเรียนออนไลน์ โดยบางอาจารย์ได้ใช้ Zoom ในการเรียนการสอน เราก็ไปจัดหา account ให้ หรือบางอาจารย์จะใช้ Google หรือ Office365 ซึ่งมี function video conference ในตัว ก็เป็นสิ่งที่เรามีอยู่แล้ว

โชคดีต่อมา คือ ทางมหาวิทยาลัยขอนแก่นมีระบบ LMS (Learning management system) ซึ่งเราใช้มาเป็น 10 ปี ตั้งแต่ปี 48 อย่างน้อยที่สุดคือเราก็มี content อยู่ อาจารย์จึงเชื่อมต่อกับนักศึกษาได้ โดยแค่ login เข้าไปก็มี outline ของคลาสและ meterial ต่างๆ ทำให้รู้ว่านักศึกษาต้องเรียนรู้อะไรในรายวิชานั้นๆบ้าง ทำให้การจัดการด้านการศึกษาง่ายขึ้น ดังนั้นต่อไปจึงพยายามปรับส่วนนี้ให้ดียิ่งขึ้น

โดยทั้งในช่วงโควิด ทางสำนักดิจิตัล อาจารย์ และฝ่ายนวัตกรรมการศึกษาก้อมาประชุม แลกเปลี่ยน pain point ของแต่ละ tool ชนิดต่างๆ เพื่อหาข้อสรุปว่าเราจะต้องปรับปรุงทางไหน และ tool ไหนเหมาะที่จะเลือกใช้ที่สุดในแต่ละคลาส

โชคดีที่เรามีการเตรียมพร้อมด้านเทคโนโลยีมาพอสมควร นักศึกษาและอาจารย์เรามีอีเมล์ส่วนตัวที่ทางมหาวิทยาลัยจัดให้ ทำให้การเชื่อมต่อและการระบุตัวตนการติดตามไม่ยาก ทำให้ช่วงโควิดไม่ได้ยากมาก หรือโกลาหลมากนัก โดยถ้าเปรียบเทียบกับเคสโรงเรียนสาธิตขอนแก่น ซึ่งตัวนักเรียนไม่ได้มีอีเมล์ หรือ identity ที่เป็นออนไลน์ อาจารย์ก็จะ map ค่อนข้างยาก

อีกอันที่เรากำลังพยายามจะทำคือ เรื่องเอกสาร โดยเฉพาะมหาวิทยาลัยนั้นใช้การเดินเอกสารค่อนข้างเยอะ พอโควิดระบาด ก็ไม่มีใครที่อยากจะรับเอกสาร แล้วสำนักงานก็ถูกปิด เราเลยอยากให้งานส่วนนี้ย้ายไปเป็น flow โดย K2 ก็เป็น tool ที่ช่วยย้ายงานพวกนี้ไปสู่ดิจิตัล เรามีการอบรมการทำ workflow กับผู้ใช้ เอกสารที่อยู่ใน flow นั้นเราก็ใช้ตามมาตรฐาน โดยเป็น format PDF และมีการ sign ในแต่ละขั้นตอนด้วย digital signature

เรามองว่าโควิดน่าจะอยู่กับเราอีกยาว ดังนั้นจึงมีความเป็นไปได้ว่าการเรียนในห้องเรียนอาจจะไม่มี นักศึกษาต้องทำการเรียนผ่าน vdo conference แต่อาจจะจำเป็นต้องมามหาวิทยาลัยในรายวิชาที่เป็น LAB แต่ก็ต้องมีความจำเป็นในการทำ Social distancing

เรามีการสำรวจหอพัก เพราะว่าถ้าเรียนออนไลน์ก็ต้องใช้ internet ที่มีประสิทธิภาพ ก็สำรวจกัน หอไหนเก่า ก็ทำการเปลี่ยนเป็น Fiber ตามห้อง เพื่ออำนวยความสะดวกให้นักศึกษาในการเรียนแบบ remote ที่จะเกิดขึ้น

อีกอย่างหนึ่งคือ นักศึกษาของเรา 90% มาจากอีสาน และมีส่วนหนึ่งที่ยากจน เราพบว่า นักศึกษาบางส่วนไม่สามารถซื้ออุปกรณ์มาใช้ได้ในช่วงนี้ จึงมีโครงการให้นักศึกษายืมใช้ โดยวางระยะเวลาของโครงการนี้ประมาณ 3 ปี เพื่อนักศึกษาจะได้มีอุปกรณ์และไม่กังวลกับค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้น ดังนั้นโควิดคร่าวๆ และการจัดการของมหาวิทยาลัยก็จะเป็นเช่นนี้ครับ

K2 : ขอย้อนกลับมาเรื่อง digital workflow ที่จะเกิดขึ้นที่ว่าจะแปลง paper เป็น ดิจิตัล ทั้งหมด ในฐานะที่อาจารย์เป็นผู้ดูแล infrastucture วางแผนเรื่องการ scale อย่างไรบ้าง

ดร. กิตต์ เธียรธโนปจัย : เรามี data center อยู่ มี computing server พอสมควร ซึ่งวางแผนไว้ให้เพียงพอกับการขยาย เพราะฉะนั้นสำนักดิจิตัลจะมี VM อยู่แล้ว คณะส่วนงานไม่ต้องจัดหา ถ้าหน่วยงานต้องการ resource ก็สามารถมาขอกับสำนักได้ ตอนแรกได้วาง VM ไว้ 5 ตัว แต่ต่อมาเราได้มั่นใจว่าเราจะใช้เทคโนโลยีของ K2 แล้วแน่ๆ จึงวางแผนให้มี high dedicated server เพื่อรองรับ user จำนวนมากที่จะเกิดขึ้นในเร็วๆนี้

K2 : ฝากขอคำแนะนำจากอาจารย์ให้น้องๆ ที่จะมาสาย infrastructure สักหน่อยครับ

ดร. กิตต์ เธียรธโนปจัย : ที่จริงผมเป็นสาย admin มาก่อน จบวิศวคอม แต่ว่างานที่ทำเยอะคือดูแลเครือข่ายและ server สมัยนี้เทคโนโลยีมีการเปลี่ยนตลอดเวลา เราจึงควรอัพเดทความรู้เสมอ อย่างในช่วงนี้ก็มีเรื่องของ container เข้ามาช่วย ทำให้การแบ่ง resource ในการพัฒนาหรือวางระบบ infrastructure เป็นไปได้ง่าย รวมทั้งในเรื่องของ automate tool ทั้งหลาย ก็จะช่วยในด้านของ scale และ deployment มากขึ้น นอกจากนี้แล้วเรื่องการสื่อสารระหว่างทีมก็สำคัญ ไม่ได้จำเพาะเจาะจงว่าคนนี้ทำงาน function นี้จะอยู่กับตัวเองตลอด ต้องมีการพูดคุยก่อนทำงาน cross function กับคนอื่นที่เกี่ยวข้องด้วย เช่น hardware ก็ต้องมาพูดคุยกับคนทำ software และโดยทั่วไปบริษัทหลายแห่งก็ต้องมีการประสานงานกันเช่นนี้ จึงฝากไว้ด้วยครับ

The post แนวคิดดีๆ จาก ดร. กิตต์ เธียรธโนปจัย ผอ. สำนักเทคโนโลยีดิจิตัล ม.ขอนแก่น appeared first on K2 Appstore.

K2 : ย้อนไปนิดนึง ไม่ค่อยได้ยินคำนี้เท่าไร ที่นี่น่าจะเป็นที่แรกที่ใช้คำว่าฝ่ายดิจิตัล ภารกิจเบื้องหลังจริงๆแล้วสำหรับฝ่ายนี้คืออะไรครับ

ผศ.ดร. เด่นพงษ์ สุดภักดี : เรื่องสำคัญคือ การปรับเปลี่ยนองค์กรเป็นดิจิตัล องค์กรมีความจำเป็นต้องมียุทธศาสตร์ ไม่จำเป็นต้องมียุทธศาสตร์ทางดิจิตัล แต่ควรใช้ดิจิตัลในทุกยุทธศาสตร์ มันเลยกลายเป็นว่า จึงควรมีผู้บริหารสักคน ที่คอยกำกับต้นทางยันปลายทางในการดูแลปรับเปลี่ยนทั้งกระบวนการภายในและภายนอก ในมหาวิทยาลัยขอนแก่นนั้น เราไม่ได้มีเพียงเฉพาะนักศึกษา แต่เรามีความซับซ้อนมากกว่านั้น ไม่ว่าจะเป็น นักเรียน ศูนย์เลี้ยงเด็ก คนไข้ user จึงมีความหลากหลาย เปรียบได้เหมือนการดูแลเมือง จึงต้องดูแลให้ครอบคลุมทุกด้าน เป้าหมายคือการดูแลมหาวิทยาลัยให้น่าอยู่ น่าทำงาน น่าเรียนหนังสือ ปลอดภัย และมีศักยภาพที่จะบอกกับสังคมภายนอกว่าเป็นสังคมแห่งอนาคต ดังนั้นจึงจำเป็นที่จะต้องมี CDO (Cheif digital Officer) ทำหน้าที่เกี่ยวกับ business process จึงเป็นเบื้องหลังว่าทำไมทางมหาวิทยาลัยจึงตั้งฝ่ายนี้ขึ้นมาครับ

K2 : ดังนั้นอาจจะเป็น Trend ที่หน่วยงานอื่นน่าจะมีฝ่ายและตำแหน่งนี้เกิดขึ้นมาในอนาคตใช่ไหมครับ

ผศ.ดร. เด่นพงษ์ สุดภักดี : ถ้าในเอกชน ก็จะมีหลายบริษัทที่มี CDO เกิดขึ้นมาโดยเฉพาะบริษัทใหญ่ๆนั้น ก็เริ่มมีฝ่ายหรือแผนกนี้ขึ้นมาแล้วครับ

K2 : New normal หรือ Digitalization คำเหล่านี้กระทบกับมหาวิทยาลัยมากน้อยแค่ไหน ทางมหาวิทยาลัยขอนแก่นมีมุมมองกับเรื่องนี้อย่างไรบ้างครับ

ผศ.ดร. เด่นพงษ์ สุดภักดี : ที่จริงเรื่องของ Digitalization เริ่มต้นมาแล้วตั้งแต่ 10 ปีก่อนในแผนก IT ต่อมาทางฝั่งผมและอธิการบดีได้พยายามขับเคลื่อน business หรือก็คือตัวมหาวิทยาลัย โดยเริ่มจัดการมหาวิทยาลัยด้วยดิจิตัล ดังเช่น เมื่อ 8 ปีที่แล้วเริ่มนำ Cloud Technology มาใช้ โดยตอนนั้นยังไม่มีคนรู้จัก Cloud และก็มีข้อกังวลว่าข้อมูลจะปลอดภัยไหม แต่ตอนนั้นเราก็ยืนยันว่าเราจะใช้ Cloud technology ในการเก็บข้อมูล ซึ่งต่อมาเป็น Cloud technology ได้เป็นพื้นฐานสำคัญในการพัฒนามหาวิทยาลัยในปัจจุบัน เพราะการพัฒนาระบบนั้นไม่ใช่ Silo แต่จำเป็นที่จำต้องที่ต้องทำเป็น Ecosystem มันจึงจะง่ายต่อการต่อยอดและการบริหารจัดการ ซึ่งทำให้วันนี้เราสามารถต่อยอดได้อีกเยอะครับ

K2 : ซึ่งแสดงว่ามหาวิทยาลัยขอนแก่นนั้น ในแง่ของโครงสร้างพื้นฐานมีความพร้อมมานาน คนเริ่ม adopt เอาดิจิตัลมาใช้ในชีวิตประจำวันมากขึ้น ปีนี้เลยจะเน้นการพัฒนา application เพื่อสอดประสานข้อมูลและระบบที่มีเข้าด้วยกัน ถูกต้องไหมครับ

ผศ.ดร. เด่นพงษ์ สุดภักดี : ใช่ครับ ที่ผมพูดมา ไม่ใช่ว่าทางเราจะพร้อมทุกอย่าง ความพร้อมของเทคโนโลยีที่มีอยู่นั้นมีอยู่จริง แต่ความสำเร็จอาจจะไม่ได้มาทันที ด้วยเหตุผลคือต้องรอเวลา บางอย่างไม่น่าเชื่อว่ามาถึงด้วยโควิท ผมพยายามทำหลายเรื่องมากให้ประสบความสำเร็จ แต่ไม่สามารถไปในวงกว้าง แต่ด้วยโควิทเพียงไม่ถึงเดือน เราสามารถ implement ได้ทันที ไม่ว่าจะเป็น digital ID, paperless หรือ ผลักดัน digital signature ให้เกิดขึ้น กลายเป็นสิ่งที่ทุกคนเรียกร้อง ดังนั้นความพร้อมด้านเทคโนโลยี ผมคิดว่าองค์กรต้องมีความพร้อมเสมอ และหาจังหวะและเวลาที่วิ่งเข้าไปใส่ จังหวะของโควิทก็ช่วยเราไว้เยอะ เป็นตัวเร่งของดิจิตัลจริงๆ โดยเฉพาะในด้าน peopleware อย่างมหาศาลมากครับ

K2 : ขออนุญาตสอบถาม การทำ digital process ที่เลือก K2 เข้ามานั้น K2 เข้ามาได้อย่างไรครับ ขอแชร์ให้ทางเราฟังนิดนึงครับ

ผศ.ดร. เด่นพงษ์ สุดภักดี : เรามี pain point อยู่มากในเรื่องของจัดการ เราคิดอะไรได้เยอะแยะเลยแต่ว่ามีประเด็นเรื่อง deploy นั้นนานมาก เช่น เราจะทำ digital workflow บางอย่าง เราก็ต้องไปพัฒนา app บางทีไม่ใช่เรื่องยาก แต่ใช้เวลาเป็นปีในการพัฒนา เลยพยายามคิดว่ามีอันไหนไหมที่จะมาช่วย อันไหนบ้างที่จะทำให้ deploy ได้เร็ว สามารถวางทุกอย่างได้อยู่ใน ecosystem เดียว สามารถใช้ข้อมูลที่เป็น core บางอย่างร่วมกันได้ จากนั้นก็พยายามศึกษาครับ ศึกษาอยู่หลาย product แต่ที่ถูกใจ บอกได้เลยว่าคือ K2 เพราะ

• ง่ายทั้งคนใช้และคนดูแล
• ความง่ายในการ reconfig workflow ของเราเมื่อมีการปรับกระบวนการทำงาน

ซึ่งการปรับหรือแก้ไขนั้นเกิดได้บ่อยมาก เครื่องมือที่สามารถปรับได้ง่ายและไวจึงมีความสำคัญ พอมาเทียบกับแล้ว K2 จึงตอบโจทย์มากที่สุด

K2 : แล้วสำหรับผู้ใช้ เขาคาดหวัง process เยอะแค่ไหนครับ

ผศ.ดร. เด่นพงษ์ สุดภักดี : จริงๆ ทางมหาวิทยาลัยของแก่นมีการใช้ OKRs ซึ่ง 1 ใน OKRs ก็มีเรื่องของ digital workflow ซึ่งทุกหน่วยงานต้องนำไปใช้ แต่ OKRs นี้ ไม่ได้หมายความว่าทุกอย่างจะต้องอยู่บน K2 แต่เป็นการสร้าง mindset พื้นฐานว่าให้คิดและแก้ปัญหาในเชิง digital ตั้งแต่ต้น ทุกคนมีความตื่นเต้นและเห็นว่ามันถึงเวลาแล้วจริงๆ ทุกหน่วยงานใช้ OKRs นี้ในการวางยุทธศาสตร์ภายในครับ

K2 : แสดงว่าหลังจากจากนี้ก็จะมีคนสนใจและมาใช้ application มากขึ้น ทางมหาวิทยาลัยมี roadmap เรื่องนี้อย่างไรบ้างครับ

ผศ.ดร. เด่นพงษ์ สุดภักดี : Roadmap อันดับแรกคือ การ deploy เพื่อสร้างความคุ้นเคย เราเห็นความสำคัญของระบบบางอย่างใน process โดยพยายามเอาระบบที่มีความซับซ้อนมาวางบน K2 ลองดูว่าเป็นอย่างไร ปรากฎว่าก็ไม่ได้ยุ่งยากมากนัก ดังนั้นต่อมา เราจึงต้องพัฒนาคนของเราให้มีความสามารถในการสร้าง workflow บน K2 เองได้ด้วยตนเอง นี่คือ phase ถัดไป แต่ถ้าอันไหนที่ซับซ้อนมากก็ยังคงต้องอาศันผู้เชี่ยวชาญมาช่วยเหลือ แต่งานบางอย่างที่เล็กและไม่ซับซ้อนก็ควรจะทำได้เอง เนื่องจากบุคลากรเรามีไม่เยอะมากขึ้นขนาดนั้น

K2 : การที่จะมี non-degree มาช่วยเรื่อง application K2 นี่พอจะมีความเป็นไปได้ไหมครับ

ผศ.ดร. เด่นพงษ์ สุดภักดี : ผมอยากจะชวน K2 เลยด้วยซ้ำนะครับ เรามาทำ non-degree ในลักษณะ partner ระหว่างมหาวิทยาลัยขอนแก่นกับ K2 โดยเราจะเทียบหน่วยกิตกับบางสาขาบางวิชา หรือเป็นรายวิชาเลือกเสรี ถ้ามาทำด้วยกัน ผมเชื่อว่าเราจะได้ประโยชน์ทั้งสองฝ่าย ไม่ว่าจะเป็น ทาง K2 ก็ได้พัฒนาคนที่เข้าสู่ระบบมากขึ้น มีคนใช้ application มากขึ้น มีคนเข้าใจ process และการทำงานมากขึ้น

K2 : ในการส่วนตัวผมค่อนข้างตื่นเต้นกับเรื่องนี้เหมือนกันครับ มองว่าเป็นเรื่องดีสำหรับนักศึกษา คือจบไปแล้วก็สามารถนำความรู้ไปใช้งานได้เลย ก็ดีใจที่ท่านรองสนับสนุนเรื่องนี้ครับ และเชื่อว่าทางตัวบริษัทเองก็ยินดีเป็นอย่างยิ่งเช่นกันครับ

ผศ.ดร. เด่นพงษ์ สุดภักดี : ผมขอเพิ่มเติมนิดนึง จริงๆแล้วคนที่ใช้ K2 คือ เดี๋ยวจะเข้าใจผิดว่าจะเป็นต้องจบ IT แต่จริงๆแล้ว K2 คือ digital process automation ถ้าให้ผมประเมินจริงๆ IT จริงๆแค่ 20% แต่ที่เหลือเป็นเรื่องของกระบวนการในการปรับปรุงงาน และสามารถคิดได้ว่า application ที่มีนั้นจะปรับปรุงเปลี่ยนแปลงได้อย่างไรมากกว่า ดังนั้นไม่จำเป็น IT ก็สามารถทำได้

ทาง K2 ขอขอบพระคุณและดีใจที่ได้เป็นส่วนหนึ่งในการขับเคลื่อน Digital transformation ของมหาวิทยาลัยขอนแก่น หากสนใจฟังบทความเต็มๆ สามารถรับชมรับฟังได้จากวีดีโอด้านล่างได้ครับ

หรือหากต้องการติดต่อสอบถามผลิตภัณฑ์สามารถกรอกฟอร์มด้านล่างได้เลย ทีมงานจะติดต่อกลับไปอย่างเร็วที่สุดครับ

The post Digital transformation ของมหาวิทยาลัยขอนแก่น appeared first on K2 Appstore.

เมื่อเป็นดังนี้ทางทีมงานจึงขอยกเอาคำแนะนำในการปรับกระบวนการหรือขั้นตอนในบริษัท จาก Rob Koplowitz รองประธานและนักวิเคราะห์จาก Forrester บริษัทวิเคราะห์ข้อมูลชื่อดังมาแบ่งปัน เพื่อที่จะได้เป็นประโยชน์แก่ท่านผู้อ่านให้นำไปปรับใช้กับธุรกิจส่วนตัวที่อาจกำลังถูก disrupt อยู่ในตอนนี้

เริ่ม ปรับบริษัทให้มีความเป็นดิจิตอล จากตรงไหนดี?

บริษัท Forrester ของ Rob ได้ออกสำรวจความเห็นของบรรดา CEO, CIO ในสหรัฐอเมริกาในช่วงเดือนมกราคมที่ผ่านมา (มกราคม 2563) ว่าในตอนนี้พวกเขากำลังให้ความสำคัญในการปรับเปลี่ยนบริษัทในจุดไหนมากที่สุด ซึ่งในคำตอบที่ได้ มีกลุ่มคำตอบที่ได้คะแนนออกมาเท่ากันอย่างเหลือเชื่อที่ 26.9% นั่นก็คือ

1. พวกเรากำลังวางแผนที่จะปรับเปลี่ยนขั้นตอนทั้งหมดในบริษัท ให้สามารถตอบสนองต่อกลยุทธทางธุรกิจแบบดิจิตอล
2. พวกเราวางแผนที่จะ automate ขั้นตอนทางบริษัทหลาย ๆ อย่าง เพื่อที่จะเบาแรงมนุษย์ และนำไปสู่การทำ digital transformation

อีกหนึ่งสิ่งที่น่าสนใจก็คือ George Colony CEO ได้ให้สัมภาษณ์ไว้ว่า “ในช่วงเวลานี้ บริษัทไหนทำให้ขั้นตอนหรือบริษัทมีความเป็นดิจิตอลได้มากที่สุด โอกาสที่บริษัทนั้นจะรอดพ้นวิกฤติและสามารถเติบโตต่อเนื่องได้ดีจะมีสูง” ถึงแม้ว่าในช่วงที่ไปสัมภาษณ์ จะไม่ได้มีการแพร่ระบาดของไวรัส COVID-19 ก็ตาม นี่เท่ากับว่าแม้โลกเราจะไม่โดนไวรัสเล่นงาน แต่ในเมื่อเราก้าวเข้าสู่ยุคดิจิตอลกันแทบจะเต็มตัวแล้ว เราก็ควรรีบปรับให้บริษัทเราคล้อยตามไปอย่างรวดเร็ว มิฉะนั้นอาจจะโดนทดแทนหรือแทนที่ด้วยสิ่งที่ดีและตอบโจทย์กว่าในไม่ช้า

ข้อมูลทั้งหมดที่ได้มา ยังได้รับการสนับสนุนจากข้อมูลในกราฟด้านล่างที่มาจากการลงสำรวจเช่นกัน ซึ่งอธิบายได้ว่าในช่วงเวลาที่ผ่านมา บริษัทส่วนใหญ่ล้วนเร่งมือกันเปลี่ยนแปลงองค์กรให้มีความเป็นดิจิตอลมากขึ้น โดยมันได้รับความสำคัญมากขึ้นเรื่อย ๆ เริ่มตั้งแต่เมื่อ 2 ปีที่แล้ว และจะยังคงมากขึ้นอีกใน 2 ปีข้างหน้า นี่ยังรวมถึงการให้ความสำคัญกับ customer experience มากขึ้นซึ่งเป็นเงาตามตัวกันไปอีกด้วย

ถึงตรงนี้ทุกคนน่าจะเข้าใจตรงกันว่า สิ่งที่บริษัทหรือธุรกิจควรปรับมากที่สุด คือการเปลี่ยนตัวองค์กรให้มีความเป็นดิจิตอลมากขึ้น พยายามตัดงานที่ไม่จำเป็นออกไปจากพนักงานในองค์ และแทนที่ด้วยระบบ automation เพื่อให้มันสามารถทำงานให้เราได้ในทันที ไม่ต้องคอยมาสั่งการอีกรอบให้ซ้ำซาก ช่วยให้ลดความเสี่ยงจากการผิดพลาดของขั้นตอนการทำงานลง

แน่นอนว่าการเปลี่ยนแปลงจะเกิดขึ้นได้ ไม่ได้ใช่เรื่องง่ายเลย Rob เปรียบเทียบมันเหมือนการหักเลี้ยวเรือบรรทุกเครื่องบินกระทันหัน เพราะถึงแม้เราจะรีบขนาดไหน แต่ด้วยตัวเรือที่มีขนาดใหญ่กว่าหัวเรือจะเริ่มหันไปในทิศทางที่ต้องการมันก็กินเวลานาน ฉะนั้นเพื่อไม่ให้เป็นการเสียเวลาเปล่า ก่อนหน้าที่จะเริ่มการเปลี่ยนแปลง จึงต้องมีการประชุมร่วมกันของทุกแผนก เพื่อแจกแจงและจัดลำดับความสำคัญของเนื้อหางานในปัจจุบัน ตรงนี้เองจะทำให้เราเห็นว่าควรจะเริ่มที่อะไร

ไม่เพียงแค่นั้น การปรับเปลี่ยนระบบในองค์กรนั้นไม่มีคำว่า “จบ” หรือ “เสร็จสิ้น” เพราะกระบวนการทั้งหมดจะต้องทำอย่างต่อเนื่อง ซ้ำไปเรื่อย ๆ เพราะหัวใจสำคัญคือการพัฒนาสิ่งที่มีอยู่เดิมให้ดีขึ้น ฉะนั้นมันเป็นไปไม่ได้เลยที่เราจะได้โซลูชั่นที่ครบสำเร็จในทุกโจทย์การทำงานในครั้งแรก นี่จึงเป็นเหตุผลว่าทำไมขั้นตอนการทำ automation จึงต้องมีทบทวนและทำซ้ำอยู่เสมอ

เทคนิคแบบไหนที่ควรจะเลือกมาใช้?

ความโชคดีอย่างหนึ่งของพวกเราคือเมื่อขึ้นชื่อว่าเป็นยุคดิจิตอล ทำให้เรามีสารพัดเทคนิคมากมายให้เลือกใช้งาน ไม่ว่าจะเป็น Digital Process Automation (DPA), Robotic Process Automation (RPA), Dynamic Case Management (DCM), Rules/Decisioning หรือแม้กระทั่ง AI แต่การเลือกใช้เครื่องมือนั้นไม่ใช่ประเด็น เพราะเครื่องมือแต่ละอย่างมีจุดเด่นและวิธีการใช้งานที่ไม่เหมือนกัน ตัวอย่างเช่น หัวใจหลักของ RPA จะเป็นการนำซอฟต์แวร์มาเชื่อมกับซอฟต์แวร์ที่มีอยู่เดิม เพื่อมาทำงานในส่วนที่ซ้ำซ้อนแทนมนุษย์ แต่กับ DPA จะเป็นการพัฒนาขั้นตอนทั้งหมดตั้งแต่ต้นทาง อาจจะเป็นการสร้างแอปพลิเคชั่นขึ้นมาใหม่ทั้งหมด เพื่อปรับกระบวนการใหม่ หรือเชื่อมโยงข้อมูลต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารสำคัญ หรือข้อมูลเชิงตัวเลขเอาไว้ในที่เดียว

ฉะนั้นแล้วถ้าจะพูดให้ถูก คือเราสามารถนำเทคโนโลยีทั้งหมดมาใช้งานร่วมกันเพื่อส่งเสริมกันไปได้ อย่างเช่นเราอาจจะมีซอฟต์แวร์ RPA ที่มาช่วยเราทำงานในส่วนนึงอยู่แล้ว เช่นการจัดเก็บยอดขาย หรือเก็บจำนวนคนกรอกฟอร์มที่สนใจในสินค้าเรา คราวนี้ถ้าเราต้องการจะนำข้อมูลเหล่านี้ ไปใช้งานในส่วนอื่น ตัวอย่างเช่นเอาไปพล็อตเป็นกราฟแสดงความสัมพันธ์ระหว่างอายุและเพศของคนที่สนใจในสินค้า ตรงจุดนี้เองที่ DPA จะเข้ามามีส่วนในการช่วยเหลือ และเชื่อมโยงข้อมูลทั้งหมดเข้าด้วยกัน ยิ่งไปกว่านั้นเมื่อเราได้ข้อมูลทั้งหมดโชว์ขึ้นมาตามต้องการ เราอาจจะนำ AI มาช่วยในการวิเคราะห์อีกที ว่าลูกค้าคนไหนที่เราสมควรส่งเซลล์ติดต่อกลับไปเพื่อปิดการขาย เป็นอันปิดกระบวนการ automation ในการค้นหาลูกค้า

ดังนั้นข้อสรุปของคำถามนี้ คือเราควรปรับใช้ทุกเทคโนโลยีเข้าด้วยกัน ตามสถานการณ์หรือขั้นตอนที่เราจะปรับให้ automate และสำคัญที่สุดคือควรวางแผนให้ดีก่อนเลือกเครื่องมือมาใช้ ว่าผลลัพธ์ที่เราอยากได้จากการใช้งานต้องการให้ออกมาเป็นอย่างไร เพื่อที่เราจะได้นำเครื่องมือที่ถูกต้องมาใช้ และตอบโจทย์ความต้องการของตัวพนักงานหรือบริษัทให้มากที่สุด

สรุปส่งท้าย

การปรับองค์กรให้มีความเป็นดิจิตอลด้วยการปรับขั้นตอนต่าง ๆ ให้เป็น automation จะช่วยสร้างโอกาสการเติบโตในยุคดิจิตอลของบริษัทหรือองค์กรของคุณได้เป็นอย่างดี และจะช่วยดันให้เราก้าวล้ำหน้าคนอื่นที่ยังคงอิงอยู่กับระบบการทำงานแบบเดิมที่มีพนักงานต้องทำอะไรหลาย ๆ อย่างด้วยตัวพวกเขาเอง จนกินเวลางานอย่างเปล่าประโยชน์ และลดทอนความคิดสร้างสรรค์ของพวกเขาเหล่านั้น

Rob ได้ให้คำแนะนำส่งท้ายสำหรับผู้ที่สนใจปรับปรุงองค์กร เพื่อให้ฉุกคิดและมองให้เห็นภาพมุมกว้างของการปรับการทำงานดังกล่าว

1. ผลักดันให้การปรับปรุงองค์กรเป็นกลยุทธหลัก

เพื่อให้พนักงานทุกคนมีอารมณ์ร่วมไประหว่างขั้นตอนการทำให้ระบบงานเป็น automation ตัวบริษัทควรจะประกาศอย่างชัดเจนว่าสิ่งที่ทำถือเป็นกลยุทธหลัก เพื่อช่วยให้องค์กรสามารถก้าวต่อไปข้างหน้าอย่างมั่นคง เมื่อทุกคนมีอารมณ์ร่วมและเป็นหนึ่งเดียวกัน พวกเขาจะช่วยกันให้ข้อเสนอแนะด้วยความเต็มใจ และยินดีให้ความช่วยเหลือด้วยข้อมูลที่จำเป็นอย่างพร้อมเพรียง ที่สำคัญคือเราควรจะต้องทำให้มันเป็นกิจวัตรเพื่อให้ง่ายต่อการกระจายวงกว้างต่อไป จากส่วนงานเล็ก ๆ สู่แผนก และนำไปสู่ตัวองค์กรในระดับสูงสุด

2. ในการทำ automation ควรคิดถึงผลลัพธ์ที่ปลายทาง มากกว่าทำไปเพราะโลกบอกว่าต้องทำ

หลังอ่านบทความนี้จบหลายท่านอาจจะเริ่มคิดแล้วว่าเทรนด์ของโลกนี้กำลังจะเปลี่ยนไปในทิศทางใด จนอาจจะต้องเริ่มการปรับปรุงระบบเลยก็เป็นได้ แต่ก่อนหน้าที่จะเริ่ม Rob อยากให้เราฉุกคิดสักนิด ว่าที่เรากำลังจะนำระบบ automation เข้ามาใช้ ก็เพื่อให้ได้มาซึ่งผลลัพธ์สุดท้ายที่จะช่วยให้องค์กรมีความแข็งแรง และสร้างประโยชน์อย่างแท้จริง ไม่ใช่ว่าทำ ๆ ไปเพราะว่าเทรนด์ของโลกกำลังบอกว่าต้องทำ

3. หากลุ่มคนที่เข้าใจตัวธุรกิจขึ้นมาเป็นผู้นำในการพัฒนา

กลุ่มคนที่จะเข้ามามีบทบาทในการปรับขั้นตอนให้มีความ automation ควรต้องเป็นบุคคลที่มีความเข้าใจในระบบงานของบริษัทอย่างถ่องแท้ เพื่อที่พวกเขาจะได้เล็งเห็นถึงปัญหาที่เจอ และหาช่องทางที่ถูกต้องที่จะนำระบบ automation เข้ามาช่วยได้ตรงจุด ดังนั้นประสบการณ์ในการทำงานของคน ๆ นั้น จึงเป็นเรื่องสำคัญที่ควรจะต้องนำมาพิจารณาก่อนที่จะเลือกเขาเข้ามามีส่วนในการพัฒนาซอฟต์แวร์ มิฉะนั้นแล้วอาจจะกลายเป็นว่าเราเอาคนที่ไม่ได้เข้าใจธุรกิจมาทำงาน จนได้ผลลัพธ์ออกมาคนละอย่างกับที่คนทำงานจริงอยากให้เป็น

4. ควบคุมระบบงานให้เป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กร

เมื่อเราได้เปลี่ยนระบบให้มีความลื่นไหลและทันต่อการเปลี่ยนแปลงในปัจจุบัน หรือทำ Digital Transformation ให้กับองค์กรเรียบร้อยแล้ว ตัวองค์กรควรที่ต้องมีการจัดทำมาตรฐานสำคัญ ที่ทุกคนในองค์กรยึดถือเป็นหลัก ไม่ใช่ว่าพอระบบ automation ใครอยากจะสร้าง flow งานอะไรก็ทำกันตามใจแบบไม่มีหลักที่แน่นอน จนไม่สามารถควบคุมมาตรฐานการทำงานได้ ทั้งหมดนี้ไม่ได้เป็นการบอกว่าจะเกิดการจำกัดขอบเขตของความคิดสร้างสรรค์ แต่เป็นเพียงการวางมาตรฐานเพื่อให้ง่ายต่อการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตเท่านั้นเอง

และทั้งหมดนี้ก็คือสิ่งที่ Rob Koplowitz นำมาแบ่งปันและชี้ให้เห็นว่าการปรับองค์กรให้สอดรับระบบงานแบบ automation มีความสำคัญขนาดไหนต่อธุรกิจในยุคดิจิตอล ซึ่งหลาย ๆ อย่างในนี้เป็นเรื่องที่ทาง K2 ซอฟต์แวร์ที่ได้ชื่อว่าเป็น DPA ยอดนิยมตัวหนึ่งในตลาดโลก มีความเชี่ยวชาญอยู่ ฉะนั้นแล้วหากท่านไหนสนใจรับคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำ Digital Transformation ขององค์กร หรือแม้แต่เริ่มทำไปแล้วประสบปัญหา อยากได้คำปรึกษาเพิ่มเติม ก็สามารถกรอกฟอร์มด้านล่างทิ้งไว้ แล้วทีมผู้เชี่ยวชาญจาก K2 จะรีบติดต่อกลับไปครับ

The post ปรับบริษัทให้มีความเป็นดิจิตอล เพื่อให้สามารถเติบโตและอยู่รอด appeared first on K2 Appstore.

ดร.จิรพล สังข์โพธิ์ รองอธิการบดีฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ ได้ให้ข้อมูลเกี่ยวกับปัญหาการทำ Digital Transformation แก่ผู้เข้าร่วมฟังสัมมนาออนไลน์หัวข้อ Tips, tricks and real world guidance from the K2 Customer Community ที่ทาง K2 จัดขึ้น และแบ่งปันสิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากที่ได้นำ K2 เข้าไปแก้ไข โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้ครับ

ปัญหาจากความ “หลากหลาย” ของหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัย

ด้วยความที่มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ มีคณะและสถาบันในสังกัดมากมาย แต่ละที่ก็มีการบริหารจัดการข้อมูลไม่เหมือนกัน นั่นทำให้ส่วนบริหารกลาง ทำงานด้วยความลำบาก เพราะต้องคอยปรับการทำงาน หรือเรียนรู้การใช้งานเครื่องมือที่ทางคณะหรือสถาบันนั้น ๆ ใช้งานอยู่ ซึ่งแน่นอนว่ามันเป็นไปได้ยาก ที่จะมีผู้เชี่ยวชาญในทุกเครื่องมือเหล่านั้น และนี่ก็นำไปสู่ปัญหาระหว่างคณะกับส่วนกลางของมหาวิทยาลัย ที่บั่นทอนความเชื่อมั่นลง ทำให้คณะต่าง ๆ เลือกที่จะพึ่งพาส่วนกลางให้น้อยที่สุด ในการแก้ปัญหาของพวกเขา

เมื่อความเชื่อมั่นลดลง ก็เกิดเป็นปัญหาที่ไม่รู้จบ คือทางคณะเลือกที่จะพัฒนาระบบบริหารจัดการข้อมูลของตนเองขึ้นมา ดังนั้นเวลาที่พวกเขาต้องการใช้ข้อมูลที่เป็นของส่วนกลาง เช่น ความต้องการเข้าถึงฐานข้อมูลนักศึกษา หรือค่าเล่าเรียนต่าง ๆ ก็จะทำได้ค่อนข้างลำบาก เพราะทางส่วนกลางต้องรับหน้าที่เชื่อมต่อซอฟต์แวร์ที่ทางคณะได้พัฒนาขึ้นมา เข้ากับฐานข้อมูลที่พวกเขาเป็นคนดูแล จนในบางทีก็เจอปัญหาความไม่เข้ากัน และอาจทำให้สิ่งที่คณะทำขึ้นมาต้องศูนย์เปล่า 

ฉะนั้นแล้วแนวทางการแก้ปัญหาที่พวกเขาจะต้องดำเนินไป คือการมีแพล็ตฟอร์มตรงกลางที่เป็นมาตรฐานหลัก แล้วค่อยให้แต่ละคณะกับสถาบันมาพัฒนากระบวนการภายใต้แพล็ตฟอร์มนี้อีกที เพื่อที่จะได้มีแนวทางเดียวกันในทุกที่ ซึ่งช่วยแก้ปัญหาเรื่องความหลากหลายที่หน่วย IT ส่วนกลางต้องเผชิญ รวมถึงสามารถติดตามได้ง่ายขึ้น ว่าฐานข้อมูลถูกใครเข้ามาใช้งานบ้าง เพื่อที่เวลาเกิดปัญหาขึ้นมา จะสามารถไล่สอบสวนได้ชัดเจนในวงจำกัด

จุดเปลี่ยน Digital Transformation ในมหาวิทยาลัย หลังจากเลือกใช้งาน K2

เพื่อที่จะแก้ไขปัญหาดังกล่าว ดร.จิรพล จึงเลือกที่จะให้ K2 เข้ามาเป็นแพล็ตฟอร์มกลาง ด้วยคุณสมบัติของซอฟต์แวร์ที่เป็น low-code ทำให้ไม่จำเป็นต้องใช้ความรู้ด้าน coding ในการปรับแต่ง workflow รวมถึงสามารถเชื่อมต่อตัวเองเข้ากับระบบต่าง ๆ ได้มากมาย ทำให้ตอบโจทย์เรื่องความหลากหลายของแต่ละคณะได้ตรงประเด็น เรียกว่าเป็นกระบวนการ Digital Transformation ครั้งใหญ่ของมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์เลยทีเดียว

ขั้นตอนทั้งหมดเริ่มต้นในช่วงปลายปี 2018 โดยทางแผนก IT ส่วนกลางได้รับเอา K2 เข้าไปเพื่อใช้ทดแทนขั้นตอนดั้งเดิมต่าง ๆ ที่มีความ manual หลังจากนั้นก็เปิดช่องทางให้กับหน่วยงานต่าง ๆ สามารถเข้าถึงฐานข้อมูลได้ง่ายขึ้น ผ่านทาง K2 ซึ่งช่วยแก้ปัญหาความยากลำบากในการเชื่อมต่อที่เคยมีมาก่อนหน้าได้เป็นอย่างดี ซึ่งก็ได้รับเสียงตอบรับในทางบวกจากหน่วยงานทั้งหมด จนสามารถเรียกเอาความเชื่อมั่นจากคณะและสถาบันภายในมหาวิทยาลัยกลับคืนมาได้

Digital Transformation ในมหาวิทยาลัย เดินหน้าต่อสู่นักศึกษา และผนวกเข้ากับ IoT หรืออาจเชื่อมไปถึงแอปพลิเคชั่นบนสมาร์ทโฟน

หลัง K2 สามารถเข้ามาแก้ไขปัญหาภายในของแต่ละหน่วยงานได้ ดร.จิรพล จึงเริ่มเดินหน้าพัฒนาระบบภายในต่อ โดยส่วนถัดไปจะเป็นขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับนักศึกษา อย่างเช่น ขั้นตอนการทำเรื่องขอเอกสาร หรืออาจรวมไปยังขั้นตอนลงทะเบียนเรียน ซึ่งอาจจะรวมถึงการอนุญาตให้บริษัทภายนอก ที่สนใจจะรับนักศึกษาของมหาวิทยาลัยเข้าทำงาน สามารถเข้าถึงฐานข้อมูลภายในเพื่อตรวจสอบตัวผู้สมัครและพิจารณารับเข้าทำงานได้ง่ายขึ้น

นอกจากนี้ ดร.จิรพล ยังมองหาความเป็นไปได้ที่จะเชื่อม K2 เข้ากับระบบ IoT ภายในมหาวิทยาลัย หรืออาจรวมถึงแอปพลิเคชั่นบนสมาร์ทโฟน ตัวอย่างเช่น LINE ที่คนไทยใช้กันอย่างแพร่หลาย เพราะในตอนนี้ทาง LINE ก็ได้เปิด API ที่เกี่ยวข้องกับการสร้าง chat bot มาให้นักพัฒนาใช้ ดังนั้นการควบรวมเอาความสามารถของ K2 เข้ากับ LINE จะช่วยให้การแจ้งเตือนของ K2 จากเดิมที่เน้นเป็นอีเมลมาเป็นข้อความใน LINE มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นรวมทั้งเข้าถึงผู้ใช้มากกว่าเดิม ซึ่งนี่จะส่งผลให้กระบวนการทำงานในภาพรวมถูกพัฒนาให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นตามลำดับ

ทั้งหมดนี้คือกลยุทธในการทำ Digital Transformation ที่ถือว่าประสบความสำเร็จในขั้นต้น และพวกเขาพร้อมจะเดินหน้าต่อในส่วนถัดไป เพื่อให้กระบวนการต่าง ๆ ภายในมหาวิทยาลัย สามารถทำได้ง่าย และเข้าถึงผู้ใช้ทั่วไปได้ดียิ่งขึ้น

ท่านสามารถอ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Solution ของ K2 ที่ทางมหาวิทยาธรรมศาสตร์เลือกไปใช้ได้ที่หน้า K2 for Education ได้เลย หรือหากท่านสนใจอยากรับคำปรึกษาจากทีมงาน K2 กรุณากรอกฟอร์มด้านล่าง แล้วทีมงานจะรีบติดต่อกลับไปครับ

K2 Application ในหมวดหมู่การศึกษา

The post ถอดกลยุทธเรียกความเชื่อมั่นจากองค์กรของมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ ด้วยการใช้ซอฟต์แวร์ K2 appeared first on K2 Appstore.

• 5 Digital Trends ที่ HR ต้องเจอในโลกของ Digital Disruption
• Digital Disruption กับ 3 Strategy ในการปรับตัวของ HR

คุณจะวัด Sales ด้วย Sales Performace แล้วเค้าเห็นข้อมูลการขาย เห็นข้อมูลตัวเลข Performance ของเค้าหรือเปล่า? จะรู้ไหมว่าสิ้น Quater นี้เค้าจะได้ intensive ไหม? หรือต้องว่าไปเดาเอา แบบนั้นหรือเปล่า?

ทีมงานได้สัมภาษณ์กับคุณฐิตารีย์ วิสัยทัศนะกูล หรือคุณเชอรี่ เจ้าของระบบ SeeKPI ถึงความสำคัญของการทำ KPI และแนวทางเบื้องต้นว่าจะเริ่มตั้ง KPI อย่างไรให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร

Q: การตั้ง KPI สำคัญแค่ไหนครับ ทำไมองค์กรหรือบริษัทต้องทำเรื่องนี้กันด้วย?

A: ถ้าองค์กรมีเป้าหมายว่าต้องการอะไร จะต้องมี Action plan ว่าต้องทำอะไรบ้าง เพื่อให้เข้าสู่เป้าหมายที่ตั้งเอาไว้ เช่น ปีนี้บริษัทตั้งเป้าว่าต้องมียอดขาย 100 ล้านบาท การที่จะขายให้ได้ตามเป้าที่กำหนดจะต้องมีทุกหน่วยงานเข้ามาเกี่ยวข้อง

• ฝ่ายขาย จะต้องมีการกำหนดเป้าหมายย่อยเป็นรายไตรมาส หรือรายเดือน ซึ่งต้องรายละเอียดของแผน เช่น อาทิตย์นึงต้องไปพบลูกค้ากี่ครั้ง มีการทำรายงาน รีวิวแผนงานเสนอให้หัวหน้าดู ต้องสร้างแผนการเพิ่ม channel ใหม่ไหม การวางแผนหาสินค้าใหม่มาขายเพื่อเพิ่มจำนวน Products
• ฝ่ายผลิต จะต้องมีประสิทธิภาพในการที่จะส่งเสริมฝ่ายขาย เช่น ต้องผลิตสินค้าให้ได้ตามจำนวนที่เซลล์ตั้งเป้าไว้ ภาวะ stock shortage อาจจะทำให้เสียโอกาสในการขาย หรือการผลิตสินค้าที่ไม่ได้คุณภาพตามมาตรฐานที่กำหนด สินค้ามี defect หรือหลุด QC อาจจะทำให้เกิดความเชื่อมั่นในตัวสินค้าลดลงจากการบอกปากต่อปากของลูกค้า
• ฝ่ายขนส่ง มีการวางแผนการส่งว่าต้องส่งให้ได้กี่เที่ยว ปริมาณความถี่ การจัดการเส้นทางส่งสินค้าให้เกิดประโยชน์สูงสุด เพื่อใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ได้คุ้มที่สุด

จึงเป็นเหตุผลว่าทำไมองค์กรจึงต้องมีการนำ KPI มาชี้วัด เพราะถ้าองค์กรไม่มี KPI ก็จะทำให้องค์กรไม่สามารถติดตามผลการดำเนินงานได้ เพราะถ้าไม่ทราบถึงยอดขายที่ตั้งไว้ก็จะทำให้การสั่งวัตถุดิบจะไม่สอดคล้องกับยอดขาย หรือการจัดการเส้นทางส่งสินค้าให้สามารถส่งถึงลูกค้าได้กำหนดส่งมอบ ทุกอย่างจึงมีความเกี่ยวเนื่องกันทั้งหมด แล้วจะทำให้แต่ละส่วนงานจึงต้องมีการสื่อสารกัน

Q: ปกติเค้าตั้ง KPI กันอย่างไรครับ? มีแนวทางในการเริ่มหรือเปล่า?

A: ผู้บริหารสูงสุดต้องมี direction ว่าปีนี้เป้าหมายคืออะไร มีนโยบายลงไปให้แต่ละหน่วยงาน จากนั้นแต่ละหน่วยงานจะคิดว่าตัวชี้วัดเพื่อให้ได้งานที่มี performance มีอะไรบ้าง ซึ่งเป็นแบบ Top Down หรือแบบ Bottom Up คือในบางองค์กรผู้บริหารเปิดโอกาสให้ลูกน้องในทีมเสนอแนวคิดว่าอะไรที่ทำแล้วจะช่วยส่งเสริมให้องค์กรบรรลุเป้าหมายที่ต้องการ จึงมีการสร้างแผนของตัวเองขึ้นมา

เช่น เรื่องของยอดขายที่ตั้งไว้ที่ 100 ล้าน โดยฝ่ายขายแบ่งเป็น 3 แผนก อาจจะแผนกละ 30/30/40 ล้าน ก็จะต้องแยกว่าแต่ละคนต้องรับยอดเท่าไหร่บ้าง และในมุมของตัวพนักงานขายเองก็จะสร้างแผนขึ้นมาว่ายอดที่รับมาสามารถทำได้ไหม ต้องทำอะไรที่มากกว่าปัจจุบันมั๊ย เช่นเพิ่มช่องทางไปหาลูกค้าเพิ่มขึ้นหรือสร้างอะไรใหม่ๆ เพื่อที่จะสามารถ meet กับเป้าที่ได้รับมอบหมายมา

Bottom up เป็นเหมือน supporting ส่วน Top Down คือ เป็น direction ที่ลงมา ดังนั้นการมี 2 ส่วนที่ช่วยสนับสนุนกันก็จะช่วยให้เราสามารถเข้าใกล้เป้าหมายได้มากขึ้น

Q: พี่เชอรี่มีประสบการณ์ที่ไปจัดการเรื่อง KPI ให้ลูกค้า ที่ ไหนแล้วเจอปัญหาบ้างมั้ยครับ?

A: โดยส่วนใหญ่ทุกองค์กรจะมีปัญหาเรื่องการคิดสิ่งที่จะใช้ในการวัดทั้งตัวพนักงาน หน่วยงาน หรือองค์กร ในส่วนของ back office เช่น บัญชี IT หรือ HR มักเจอว่าวัดสิ่งที่จับต้องไม่ได้ เพราะเนื้องานไม่ได้มีผลโดยตรงกับยอดขาย แต่มีผลทางอ้อมเพราะถ้าฝ่ายขาย หรือองค์กรไม่ได้รับการสนับสนุนจากส่วนนี้ก็อาจจะไม่สามารถบรรลุเป้าที่ตั้งไว้

วัฒนธรรมองค์กร ก็จะเกี่ยวกับตัวชี้วัด บางองค์กรมีความ Aggressive ก็ บางองค์กรมีความ Conservative เช่น IT อาจจะตั้งเป้าว่าจะสร้าง Project ใหม่ แต่ต้องไม่เกิดค่าใช้จ่ายเพิ่ม แค่อยากจะใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์มากที่สุด ในองค์กรที่มีความ Aggressive อาจจะมีวิสัยทัศน์ว่าเป็นการลงทุน เพื่อให้เกิดผลที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กรในทันทีหรือระยะยาว เป็นต้น

Q: จากประสบการณ์ success factor ในการทำ KPI คืออะไร

A: การจะทำให้ success หลักๆ มี 3 เรื่อง

• การกำหนดตัววัด ถ้ากำหนดตัววัดผิดอาจจะทำให้โฟกัสผิดจุด ดังนั้น การเลือกตัววัดจึงต้องใช้ความเชี่ยวชาญ คนกำหนด content ต้องมองออกว่าเราควรจะวัดอะไร เพื่อให้ผลที่เราต้องการ ถ้ามีเครื่องมือใช้ มีการ monitor ตลอดเวลาที่ run ก็จะทำให้เรารู้ได้ว่าพอทำไปแล้วตัวชี้วัดนี้มันสำเร็จนะ แต่ว่าภาพรวมมันไม่ขยับ ก็แสดงว่าตัวชี้วัดนั้นน่าจะมาไม่ถูกทาง
• KPI สามารถปรับเปลี่ยนได้ระหว่างทางด้วย อย่างเช่นเกิดสถาณการณ์อย่าง COVID-19 ขึ้นมา ตัวชี้วัดเดิมอาจจะใช้ไม่ได้ อาจจะต้องมีการเปลี่ยนเพื่อให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เป็นตอนนั้นๆ
• การตั้งแล้วไม่ได้วัด ตั้งไว้เฉยๆ หรือวัดแล้วแต่ไม่ทันการณ์ สมมติ KPI บางตัวอาจจะต้องวัดทุกอาทิตย์ แต่พอทำจริงวัดกันทุกสิ้นเดือน แล้วระหว่างทางอาจจะเกิดปัญหาขึ้น ไปรู้อีกทีก็สายไปแล้ว

Q: แล้วองกรณ์ขนาดไหนถึงจะต้องมีการใช้ระบบ KPI

A: การวัดผลช่วยให้เรารู้ว่าองค์กรอยู่ตรงไหนแล้ว แล้วสิ้นปีจะเป็นจะกำไรหรือขาดทุน องค์กรจะเล็กหรือใหญ่ก็ต้องมี ส่วนการวัดผลจะเอาระบบเข้ามาช่วยหรือไม่ ก็ต้องดูเรื่องของความซับซ้อนของตัวระบบงาน จำนวนพนักงาน บางที่มีพนักงานถึงหลักร้อยคน ถ้างานไม่ได้ซับซ้อนอาจจะยังไม่ต้องเอาระบบเข้ามาใช้ บางที่มีพนักงานแค่ 50 คน แต่กระบวนการทำงานมีความซับซ้อน การรวบรวมข้อมูลทำได้ยาก ก็อาจจะต้องมีการใช้ซอฟแวร์เข้ามาช่วย 

การมีซอฟแวร์มาช่วยก็จะทำให้การจัดโฟล์วมีความชัดเจน ช่วยให้รู้ว่าใครจะต้องทำอะไรเมื่อไหร่ มอนิเตอร์ยังไง แล้วจะโต้ตอบแบบไหน จึงทำให้การวัดผลมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากขนาดขององค์กรแล้ว การวัดผลของแต่ละแผนก/ฝ่าย ก็มีความอ่อนไหวไม่เท่ากัน เช่น ฝ่ายขายอาจจะต้องการการอัพเดททุกสัปดาห์ ในขณะที่ฝ่ายบัญชีอาจจะไม่ต้องการการอัพเดทบ่อยเท่าฝ่ายขาย การใช้ซอฟแวร์ก็จะช่วยให้ตั้งเวลาได้ว่าจะให้ข้อมูลรีเฟรชบ่อยแค่ไหน

Q: อยากให้ฝากถึงระบบ SeeKPI ครับว่าจะไปช่วยในแต่ละองค์กรได้อย่างไร

A: SeeKPI เป็นระบบที่เข้ามาช่วยองค์กรในการวัดผล ที่สามารถวัดได้ตั้งแต่ระดับองค์กร ระดับแผนก และระดับบุคคล และสามารถปรับเปลี่ยนตัวชี้วัดได้ตามจุดมุ่งหมายขององค์กร เรามองว่าเราสามารถเป็นได้มากกว่าเครื่องมือ ก็คือการส่งมอบตัวระบบพร้อมกับ content ที่ลูกค้าสามารถนำไปใช้งานได้ และเหมาะกับองค์กรของเค้า ถ้าผู้อ่านท่านไหนสนใจศึกษาความรู้เพิ่มเติม สามารถเข้าไปอ่านได้ตามลิ้งค์ด้านล่างค่ะ

• SMART Objectives หลักจำเป็นที่สุดในการกำหนด KPI
• 6 ประเด็นที่ทำให้การทำ KPI ไม่ประสบผลสำเร็จ
• 3 องค์ประกอบหลักในการกำหนด KPI

เราได้ทราบถึง Technology Platform มาช่วย HR ให้จัดการกับส่วนของ KPI ของพนักงานให้เกิด efficiency แบบแรกไปแล้ว ในคราวหน้าเราจะมาพบกับอีกหนึ่ง Technology Platform ที่กำลังเป็นที่นิยมในองค์กรรุ่นใหม่กันครับ

สำหรับท่านใดที่สนใจข้อมูลเพิ่มเติมของการใช้ตัวระบบ KPI สามารถกรอกข้อมูลลงทะเบียนไว้ได้เลย หรือต้องการดูตัวอย่างระบบ SeeKPI ได้ตามลิงค์นี้ครับ

The post ตั้ง KPI อย่างไรให้ตอบโจทย์องค์กร appeared first on K2 Appstore.

Strategy ที่ HR ต้องเน้นย้ำและเลือกมาทำเป็น Priority แรก ประกอบไปกด้วย 3 Keywords ไปเป็นจุดเริ่ม ประกอบไปด้วย Speed / Agility / Intelligence สิ่งที่เราต้องคำนึงคือองค์กรเรามี 3 ตัวนี้อยู่ในองค์กรแล้วหรือยัง?

SPEED – Digital World คือ The world of now มันคือ Real-time experience ในกระบวนการทำงานของ HR ที่เราจะ delivers HR Impact, HR service, HR Process, HR Policy เราทำได้หรือยัง? พนักงานขอข้อมูลมา ผ่านไป 3 อาทิตย์ยังไม่ตอบหรือเปล่า? เรียกคนมาสมัครงาน มาสัมภาษณ์แล้ว เค้าจะรู้เมื่อไหร่ว่าได้งานหรือไม่?

หรือจะพิจารณาเอา Technology เอา Intelligent มาช่วยมั้ย ไม่ต้องมานั่งตอบเอง หา application platform, หา application self-service มาช่วยหรือยัง ช่วยให้เค้าทำงานเร็วขึ้นหรือไม่ ช่วยสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับพนักงานแล้วหรือยัง? ช่วยให้องค์กรมี Agile มากขึ้นแล้วหรือยัง?

เราต้องมาคิดแล้วว่า Policy process เราเป็นอย่างไร Decision making ของเราใช้เวลานานเท่าไหร่ SLA ทั้งหลายที่เคยใช้กับบุคลากรภายนอก ต้องเอามาวัดกับตัวเองได้แล้วว่า SLA ที่เราควรจะทำ มันควรจะเร็วขึ้นแค่ไหน ถึงจะตอบรับความคาดหวังของบุคลากรยุคใหม่ ธุรกิจยุคใหม่ที่มันเร็วขึ้น

The digital feedback loop – ด้วยข้อมูลในองค์กรที่มีอยู่มหาศาล ให้เลือกมองที่ 4 มุมมองนี้เป็นหลักก่อน ว่าจะทำอย่างไรให้มาก่อให้เกิดประโยชน์ต่อการทำ Digital Transform

1. Customer Feedback – หรือ Customer satisfies ได้เอามา defined ว่ามันเกิดจากอะไรหรือไม่
2. Employee Feedback – Noise/ Voice ของ employees
3. Operation – มีการวัด KPI หรือไม่
4. Product Service – Survey ของให้ใช้บริการหรือใช้สินค้า

คุณจะวัด Sales ด้วย Sales Performace แล้วเค้าเห็นข้อมูลการขาย เห็นข้อมูลตัวเลข Performance ของเค้าหรือเปล่า? จะรู้ไหมว่าสิ้น Quater นี้เค้าจะได้ intensive ไหม? หรือต้องว่าไปเดาเอา แบบนั้นหรือเปล่า?

สิ่งที่ HR ต้อง Focus คือทำเรื่อง Employees และ Operations ให้ได้ดีก่อน ข้อมูลต่าง ๆ ที่มีเอามาทำเป็น intelligent ให้มันออกมาเป็น Strategic Action ให้ไปต่อยอดและ Transform องค์กรไปสู่ Digital Platform มันจะไปส่งเสริมให้ทีมหน้าบ้านสามารถทำเรื่อง Customer และ Products ได้ดีด้วย

สุดท้ายพี่ชุจะฝากไว้ ถ้าเราต้องเปลี่ยนองค์กรไปสู่อนาคต ไม่ว่าจะเป็น business หรือ HR ที่ต้องเริ่มก่อนคือเลิก Plan ค่ะ ให้ Try เวลา plan ทีไรนิ่งทุกที

เราได้ทราบถึง Digital Disruption และ Strategy ที่ HR ต้องเลือก Focus แล้ว ในคราวหน้าเราพูดคุยถึงตัวอย่างการนำระบบ Technology Platform มาจัดการกับส่วนของ Performance พนักงานกันครับ

สำหรับท่านใดที่สนใจงานสัมมนาที่เป็นประโยชน์แบบนี้แล้วอยากรับทราบข้อมูลก่อน สามารถใส่รายละเอียดตามด้านล่างได้เลยครับ

The post Digital Disruption กับ 3 Strategy ในการปรับตัวของ HR appeared first on K2 Appstore.