Shift Management

Industry:

Version: 1.0.0

Vendor: Innoviz Solution

ระบบจัดการกะทำงาน (Shift Management) เป็นระบบที่เหมาะสำหรับการจัดกะให้กับพยาบาลหรือพนักงานเจ้าหน้าที่ที่ทำงานในโรงพยาบาลที่ต่อวันมีการเข้ากะทำงานที่หลากหลาย ซึ่งระบบจะดำเนินการจัดกะให้อัตโนมัติทุกๆเดือนล่วงหน้าภายใต้นโยบายของโรงพยาบาลที่มีการกำหนดไว้บนระบบ

นอกจากนั้นมีระบบ Self-Service ให้พนักงานสามารถตรวจสอบตารางกะการทำงานของตนเองและ สามารถขอสลับการทำงานกับเพื่อนร่วมงานในแผนกเดียวกันได้เองผ่าน Web Application โดยต้องผ่านกระบวนการอนุมัติตามเงื่อนไของค์กร ดังนั้นจากกระบวนการดังกล่าวเป็นการลดภาระให้กับทางเจ้าหน้าที่แผนกที่ทำหน้าที่ในการจัดกะการทำงานและหัวหน้าแผนก

  • Automatic Scheduling
    • กระบวนการจัดกะอัตโนมัติล่วงหน้า ซึ่งมีการกำหนดวันในการดำเนินการบนระบบ
    • ลดงานและเวลาของผู้จัดตารางเวรและหัวหน้างานที่ต้องเข้ามาจัดกะการทำงานให้ทุกเดือน
  • Anytime Anywhere
    • สามารถตรวจสอบตารางงานของตัวเองได้ง่าย แบบ Real time ผ่าน Web Application จะย้อนหลัง หรือล่วงหน้าได้
    • สามารถตรวจสอบได้ว่าตารางการทำงานของแผนกมีวันไหนที่กำลังคนไม่พอ ผู้จัดตารางเวรสามารถปรับปรุงข้อมูลได้ทันที
  • Workflow
    • ระบบกำหนดลำดับขั้นตอนการจัดกะการทำงานที่ชัดเจน รวมถึงมีการอนุมัติจากหัวหน้างาน เพื่อจะได้ตารางการทำงานที่ถูกต้อง
    • ระบบมีแจ้งเตือนผ่าน e-mail เพื่อให้พนักงานเข้ามาลงตารางเวรของตัวเอง ตามขั้นตอนการจัดกะ ซึ่งจะทำให้พนักงานมีส่วนรวมและมีความรับผิดชอบกับกะการจัดทำงานของตนเองมากขึ้น
  • Visibility
    • สามารถตรวจสอบข้อมูลการทำงานของแผนกตนเองก่อนทำการขอแลกตารางเวรกับเพื่อนร่วมงานได้ (Seft-Service)
    • มีหน้าจอแสดงข้อมูลของแต่ละแผนกจำนวนชั่วโมงการทำงาน รวมถึงจำนวนชั่วโมงที่พนักงานทำงานล่วงเวลาต่อเดือนได้ เพื่อประเมินและวางแผนเรื่องบุคคลากรให้เพียงพอต่องานได้
  • Tracking
    • Tracking ข้อมูลจำนวน OT และเวลาการทำงาน ของพนักงานแต่ละแผนกได้
    • Tracking ข้อมูลการแก้ไขกะการทำงานและการอนุมัติย้อนหลังได้ตามที่ระบบกำหนดเงื่อนไข
    • Tracking ประวัติการขอสลับกะการทำงานของพนักงานและการอนุมัติได้
  • Approval
    • มีการอนุมัติตารางการทำงานจากผู้ที่มีหน้าที่ในการตรวจสอบและอนุมัติกะการทำงาน เพื่อให้ตารางการทำงานที่ถูกต้อง
  • Self-Services
    • สามารถขอแจ้งลาและวันหยุดได้ล่วงหน้าได้ ตามรอบการจัดกะล่วงหน้า (Leave, Off-day, Holiday)
    • ขอสลับกะวันหยุดกับเพื่อนร่วมงานได้ด้วยตนเอง
    • ตรวจสอบข้อมูลกะการทำงานวันนั้นๆได้ด้วยตนเองตลอดเวลา
  • Regulation
    • ควบคุมจำนวนวันหยุดของพนักงานได้
    • ควบคุมจำนวนชั่วโมงการทำงานต่อเดือนที่พนักงานต้องทำ
    • ควบคุมและรับทราบอัตรากำลังคนที่ใช้ในแต่ละเดือนได้ (จากการควบคุมทั้งหมด อาจจะทำให้การทำงาน overtime ลดลงได้)
  • Logical Calculation
    • เป็นการจัดสรรและกระจายกำลังบุคคลในแต่ละตำแหน่งการทำงาน ของแผนกนั้น ๆ เพื่อให้เกิดความเหลื่อมล้ำน้อยที่สุด โดยมีพื้นฐานจากการประเมินความต้องการพยาบาลของผู้ป่วยเป็นเกณฑ์ ซึ่งอยู่ภายใต้เงื่อนไขต่าง ๆ ที่ โรงพยาบาลกำหนด
    • ระบบจะมีการคำนึงถึงค่าน้ำหนักของตำแหน่งการทำงานในแต่ละแผนกในการจัดกะ เพราะตำแหน่งทำงาน 1 ตำแหน่งของแผนก สามารถใช้กลุ่มบุคคลเดียวกันมาทำงานในตำแหน่งงานนั้นได้ จึงเป็นที่มาของการกำหนดค่า Priority ในการจัดกะ
    • มีหน้าจอที่สามารถจัดหรือปรับแผนอัตรากำลังบุคลากรทางการพยาบาลให้เหมาะสมกับความต้องการกำลังคนในแต่ละแผนกตามความต้องการของโรงพยาบาลได้ เพื่อให้การจัดกะของระบบเป็นไปตามเงื่อนไขที่ทางโรงพยาบาลต้องการ

FORMS

  • Employee request non-work
  • Admin review and adjust non-work
  • Admin review and adjust work schedule

FLOWS

  • Shift Management Flow

REPORTS

  • Summary Calendar View

BUSINESS BENEFIT

  • เพิ่มความสามารถในการจัดการตารางการทำงานของเจ้าหน้าที่
  • ลดการใช้กระดาษภายในองค์กร
  • เพิ่มประสิทธิภาพให้การทำงาน
    • ลดขั้นตอนการทำงาน ระยะเวลา และเอกสารที่ต้องจัดการในการปรับตารางงานที่ซับซ้อน
    • รองรับการปรับ Manpower ให้สอดคล้องและเหมาะสมกับสถานการณ์ของงานได้
    • ช่วยบริหารตารางงานให้บุคลากรทำงานได้อย่างเหมาะสม และติดตามได้
    • Self-service ให้บุคลากรสามารถเข้ามาตรวจสอบตาราง ว่าต้องสอดคล้องกับนโยบายขององค์กร โดยระบบจะแจ้งเตือนอัตโนมัติและส่งงานให้ผู้ที่เกี่ยวจ้องรับทราบในกรณีที่ขัดกับนโยบาย


More App By Innoviz Solution

ติดต่อเรา

ขอข้อมูลเพิ่มเติม